Auf der Suche nach einer Data-Capture-Lösung, die mit den unterschiedlichsten Arten von gedruckten und digitalen Informationen zurechtkommt, stieß innogy auf Ephesoft. Die moderne Technologie und das Lizenzmodell haben schnell überzeugt: Mit Ephesoft Transact gewinnt der Energiekonzern die Möglichkeit, eine zuverlässige und stabile Plattform sowie intelligente Lösungen selbständig für verschiedene Projekte zu nutzen.

Ressourcen und Know-how in der eigenen IT-Abteilung sind vorhanden. Die Ideen und Wünsche kommen aus den Fachabteilungen. Mit diesen Voraussetzungen setzt innogy Optimierungsprojekte in Eigenregie um und plant bereits die nächsten innovativen Schritte.

Die innogy SE ist ein führendes deutsches Energieunternehmen mit einem Umsatz von rund 43 Milliarden Euro (2017), mehr als 42.000 Mitarbeitern und Aktivitäten in 16 europäischen Ländern. Mit ihren drei Unternehmensbereichen Erneuerbare Energien, Netz & Infrastruktur und Vertrieb adressiert innogy die Anforderungen einer modernen dekarbonisierten, dezentralen und digitalen Energiewelt.

Im Energiekonzern werden IT-Innovationen häufig aus den Fachabteilungen getrieben. Sie gestalten ihre lokalen Prozesse selbst und suchen für die Umsetzung Unterstützung von der IT. Systeme werden dann zusammen oder durch die IT ausgesucht. Einige Fachabteilungen wünschen sich zunehmend Entlastung von manuellen Prozessen, um den vorhandenen Workload auch mit weniger Ressourcen optimal bewältigen zu können.

Die Idee: Dokumentenerfassung und -bearbeitung an verschiedenen Stellen so automati-sieren, dass weniger Zeit auf organisatorische Themen verwendet werden muss und die Mitarbeiter sich auf die komplexeren Kernaufgaben konzentrieren können. Insbesondere die Buchhaltung, die Lagerlogistik und das Fuhrparkmanagement brauchten hier eine neue Lösung zur Verarbeitung immenser Dokumentenmengen.

Die innovative Unternehmensstrategie des Energieversorgers erfordert darüber hinaus immer wieder neue Prozesse. innogy hat gemeinsam mit über 100 Partnern eines der größten Ladenetze für E-Fahrzeuge aufgebaut, das weltweit über 7.000 öffentliche Ladepunkte umfasst. Die Säulen erzeugen vom Antrag, über die Inbetriebnahme, bis hin zur Wartung eine immense Menge an Papier aus verschiedenen Protokollen und Bildern, die sich manuell kaum ablegen lassen. Auch hierfür suchte der Konzern eine belastbare Software-Lösung.

Die IT-Abteilung von innogy besteht aus erfahrenen Experten, die mit viel Know-how und technischem Verständnis einen großen Teil der Prozessdigitalisierung selbst umsetzen können. Was fehlte waren eine Plattform und eine Software-Lösung mit einem attraktiven Lizenzmodell, das sich zum flexiblen Einsatz für unterschiedliche Szenarien anbietet und eine hausinterne Umsetzung ermöglicht. Genau diese Kombination hat innogy bei Ephesoft gefunden. Insbesondere die Ankündigung von jährlich zwei Major Releases mit wirklich neuen Funktionen innerhalb der Lösung überzeugte den Energiekonzern.

Mit der Kernkompetenz von Ephesoft Transact, dem Smart-Capture-Ansatz, konnte innogy bereits zahlreiche unterschiedliche Projekte selbst umsetzen. Dazu installierte das Team die Lösung zunächst auf einem Testserver mit lokaler Datenbank, was reibungslos und sehr schnell funktionierte. Bei der Umstellung auf den Produktivserver arbeitete die IT-Abteilung von innogy eng mit dem Ephesoft-Support zusammen, da der Energiekonzern das erste Unternehmen war, das eine Oracle-Datenbank nutzen wollte. Das war eine technische Herausforderung, die die Experten gemeinsam als Team mit der notwendigen Kompetenz gut lösen konnten. Nach erfolgreicher Einführung erarbeitete sich das IT-Team von innogy die notwendigen Kenntnisse zur Lösung eigenständig anhand der auf YouTube bereitgestellten Tutorials von Ephesoft. Im Anschluss gaben die IT-Spezialisten ihr Know-how und die wichtigsten Informationen zur Nutzung in einer kurzen Einweisung von ca. 2-3 Stunden an die Fachabteilungen weiter. Dank der intuitiven, webbasierten Oberfläche entstand kein echter Schulungsaufwand und die Lösungen konnten in allen Bereichen zügig in den Produktivbetrieb übergehen. Die Anbindung an die Hardware von Konica Minolta läuft derzeit noch und wird in intensiver Zusammenarbeit zwischen Ephesoft und innogy gemeinsam umgesetzt.

Inzwischen hat innogy mit Ephesoft Transact vier Prozesse produktiv umgesetzt, zwei weitere werden aktuell vorbereitet.

Ablage von Ausgangsrechnungen:

Das Papierarchiv sollte aufgrund eines Umzugs von Brühl nach Köln digitalisiert werden. Händisch wäre diese Aufgabe unlösbar gewesen. Doch Ephesoft Transact konnte die vorhandenen Barcodes auf den Dokumenten auslesen und die Ausgangsrechnungen so schnell und fehlerfrei auf dem Dateisystem ablegen, wobei aus dem Barcode die Ordnerstruktur und Dateinamen abgeleitet wurden.

Management von Material-Prüfzertifikaten:

Die Lagerlogistik arbeitet täglich mit Materialien, die Prüfzertifikate benötigen. In der Vergangenheit wurden diese in wasserdichten Folien an der jeweiligen Palette angebracht. Das barg die Gefahr von Verlust oder Verunreinigung. Dank Ephesoft Transact wird der Materialeingang nun mit allen Informationen über eine selbst gestaltete Schnittstelle direkt in SAP DVS erfasst und das Prüfzertifikat begleitet das Material zuverlässig digital auf seinem gesamten Weg durch das Unternehmen.

Organisation von Frachtbriefen:

Um die Menge an Papier zu reduzieren werden Frachtbriefe inzwischen an einem der zahlreichen Multifunktionsgeräte eingescannt. Ephesoft Transact erkennt dabei die wesentlichen Metadaten und gibt sie über eine selbst programmierte Schnittstelle automatisch an das interne Dokumentenmanagementsystem Ceyoniq weiter. So können alle Verantwortlichen die jeweils benötigten Informationen jederzeit zuverlässig finden.

Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten:

Zu jeder Ordnungswidrigkeit muss ermittelt werden, um welches Dienstfahrzeug es sich handelt und wer der Nutzer zum betreffenden Zeitpunkt war. Dann erstellen die Mitarbeiter ein Schreiben an die ausstellende Behörde und informieren diese über den Fahrer. Dieser Prozess dauert manuell 10-15 Minuten. Ephesoft Transact verkürzt den Aufwand um 80 Prozent und übernimmt von der Fahrzeug-, Fahrer- und Behördenermittlung über die Anschreibenerstellung bis hin zur Dokumentation sämtlicher Teilschritte selbständig.

Dokumentation von Stromladesäulen:

Die händische Ablage von nur fünf Dokumenten täglich je Stromladesäule im SAP Folders Management kostet mehrere Minuten Zeit. Bei über 7.000 Ladepunkten international ist diese Aufgabe manuell kaum lösbar. Ephesoft Transact erkennt mit dem Scan die unterschiedlichen Protokolle, legt den Ablageort in SAP automatisch fest und der gesamte systemgesteuerte Prozess dauert weniger als eine Minute.

Anbindung aller Multifunktionsgeräte:

Um noch stärker und umfassender von den Vorteilen der Ephesoft-Lösung zu profitieren, arbeitet innogy aktuell daran, alle vorhandenen Multifunktionsgeräte an das System anzubinden. Das Ziel ist es, durchsuchbare PDFs aus jedem Scanvorgang zu generieren und die Mitarbeiter so in unterschiedlichsten Prozessen zu unterstützen. Aufgrund des attraktiven Lizenzmodells ist das für innogy ohne jegliche Zusatzkosten möglich.