Die Branche der Dokumentenerfassung hat im Laufe der Zeit eine Reihe von Veränderungen erlebt, die üblicherweise mit innovativen Technologien und dem Bedarf am Markt verknüpft waren. Die neuen Möglichkeiten, die sich aktuell abzeichnen und die ich als „allgegenwärtige Erfassung“ bezeichnen möchte, sind eine Herausforderung für die Hersteller bestehender Tools mit veralteter Technologie, die noch auf Server und Desktop ausgerichtet sind. Rekapitulieren wir die Entwicklung der Dokumentenerfassung einmal und wie sie das Zeitalter der allgegenwärtigen Erfassung eröffnet hat.

Zentralisierte Erfassung: Als die Dokumentenerfassung erstmals aufkam, lag der Fokus ausschließlich auf der Digitalisierung. Man könnte dies als die Steinzeit der digitalen Transformation bezeichnen. Organisationen richteten mit sehr kostspieliger Hardware und Software zentrale Räume ein, in denen Dokumente in Papierform mithilfe von Scannern digitalisiert wurden. Aus entfernten Standorten wurden Dokumente per Post oder Lkw angeliefert und den ultraschnellen Scannern zugeführt. Sie wurden in großen Bündeln bearbeitet und schließlich in einem digitalen Ablagesystem gespeichert. Auch die Lizenzen, um auf die digitalisierten Dokumente zuzugreifen, waren äußerst kostspielig und Zugriff hatte nur ein begrenzter Anwenderkreis in der Organisation.

Dezentralisierte Erfassung: Als die Kosten für Hardware und Software sanken, konnten Organisationen die Ausgaben für zahlreiche „Scanner-Zentren“ in Zweigstellen und an dezentralen Standorten rechtfertigen. Die Kosten für Versand und Transport wurden so eingespart, während der Fokus noch immer auf Papier lag und große Bündel an Dokumenten an einem Standort bearbeitet wurden.  Dadurch kam es zu geringeren Verzögerungen bei der Bearbeitung und ein schneller Return on Investment wurde möglich. Auch war der Zugriff auf die neu erstellten digitalen Dokumente besser.

Verteilte Erfassung: Mit dem Aufkommen von Multifunktionsgeräten und kostengünstigen Büro-Scannern entwickelte sich ein Markt für die dezentrale Nutzung effizienter Erfassung. Der unmittelbare Einsatz der Erfassungstechnologie ermöglichte nahezu sofortigen Zugriff auf digitale Dokumente, da Mitarbeiter kleine Bündel oder gar einzelne Dokumente bearbeiten konnten. In dieser Phase wurde die Software um die Erfassung digitaler Dokumente erweitert. Digitale Faxe, Anhänge von E-Mail und andere, in ihrer ursprünglichen Form digitale Dokumente wurden nun ebenfalls von der Automatisierung erfasst.

Allgegenwärtige Erfassung: Wir befinden uns im Jahr 2018, in der Ära der allgegenwärtigen Erfassung. In der Welt der robotischen Prozessautomatisierung (RPA) und der intelligenten Prozessautomatisierung (IPA) ist Smart Capture® inzwischen über Web Services APIs verfügbar. Damit können sämtliche Dokumentenprozesse automatisiert werden – in beliebigem Umfang.  Anwendungen können nun Dokumentenintelligenz nutzen und erhalten sofort mitten im Prozess Informationen. So können selbst auf der Ebene individueller Dokumente kleine Effizienzvorteile realisiert werden. (Zum Beispiel: OCR und Datenextraktion mit Nintex)

Was bedeutet dies? Organisationen können ihre bestehenden Workflows und robotischen Prozesse analysieren und mithilfe der Daten, Möglichkeiten für die inkrementelle Automatisierung identifizieren. So kann ein Finanzdienstleister einen Workflow für das Onboarding umsetzen, bei dem potenzielle Kunden ihren Identitätsnachweis und aktuelle Steuerunterlagen hochladen. Im Workflow wird Smart Capture® eingesetzt, um die Dokumententypen zu identifizieren und die darin enthaltenen Daten zu extrahieren. Das Bundesland oder Land, das den Personalausweis oder Pass ausgestellt hat, sowie das Ablaufdatum können verifiziert werden. Die Jahreszahl auf den Steuerformularen kann extrahiert und die Angaben mit den Einkünften des Vorjahres abgeglichen werden. Der gesamte Prozess läuft ohne menschliches Eingreifen ab und verhindert, dass sich Fehler im nachgelagerten Prozess verbreiten. Dadurch können Effizienzvorteile auf Dokumentenebene realisiert werden, wodurch eine zunehmende Automatisierung auf Prozessebene möglich wird. Durch den Einsatz dieses Prozesses und dieser Strategie arbeitet das gesamte Unternehmen effizienter und in der Summe sind enorme Effizienzsteigerungen möglich.

Welche Möglichkeiten für eine Automatisierung bieten die Prozesse in Ihrer Organisation? Sehen Sie unser On-demand Video oder kontaktieren Sie uns.