Brad Gerritsen ist für die Koordinierung der Finanzbuchhaltung von sieben Unternehmen unter dem Dach von Honda Logistics zuständig und ist bereits seit 21 Jahren in der Branche tätig. Honda Logistics bearbeitet 120.000 Rechnungen pro Jahr, was bisher von einem Team an Mitarbeitern manuell erfolgte. Hierfür war sehr viel Zeit und eine umfassende manuelle Dateneingabe in das ERP-System von JD Edwards erforderlich. Brad Gerritsen war davon überzeugt, dass es eine bessere und schnellere Bearbeitung von Rechnungen geben musste. Daher informierte er sich auf Branchenveranstaltungen über die Möglichkeiten für eine automatisierte Rechnungsbearbeitung.

Nachdem er sich davon überzeugt hatte, dass eine effiziente Automatisierungslösung der richtige Weg war, bekam er vom Leiter des Funktionsbereichs Finance grünes Licht, um das Automatisierungsprojekt zu leiten und umzusetzen. Brad Gerritsen recherchierte und prüfte drei verschiedene Unternehmen, die den Anforderungen entsprachen und die für die Bearbeitung von Rechnungen aller Unternehmen, einschließlich entsprechender Workflows und Freigabeprozesse, im ERP-System von JD Edwards geeignet waren. Tungsten Network ging dabei mit Abstand als klarer Favorit hervor. Das Unternehmen brachte alle Voraussetzungen mit, da es eine Kombination aus den Plattformen Ephesoft Transact und Tungsten Network Workflow einsetzte. „Wir benötigten ein System, das die Rechnungen aller sieben Unternehmen separat bewältigen konnte. Gleichzeitig brauchten wir eine klare Matrix für die Freigabe. Tungsten Network bot uns die beste Lösung für ein so komplexes Unternehmen“, so Brad Gerritsen.

Im Oktober 2015 wurde Ephesoft von Tungsten Network für die intelligente Dokumenten-erfassung erfolgreich implementiert. Außerdem wurde Tungsten Network Workflow für das Routing, die Freigabe und die Integration in das ERP-System von JD Edwards eingerichtet. Honda Logistics North America Inc. bearbeitet etwa 120.000 Rechnungen pro Jahr. Brad Gerritsen schulte alle neuen Lieferanten darin, ihre Rechnungen im PDF-Format zu senden. Doch Lieferantenrechnungen in Papierform dominieren, da die Frachtvermittlung von One World Logistics auf einem papiergebundenen Prozess basiert. Der Frachtvermittler, der Subunternehmer mit der Erbringung der Frachtdienstleistungen beauftragt, bearbeitet etwa 2.000 bis 2.500 Rechnungen pro Woche, oftmals Unterlagen mit mehreren Begleitdokumenten. Sobald Rechnungen eingehen, erhalten sie einen Barcode und werden mit Scannern von Fujitsu eingelesen. Beim Scannen werden die Rechnungen nach Barcode sortiert, sodass das System erkennt, auf welches Unternehmen sie sich beziehen. Die Rechnungen gehen anschließend an die für die Freigabe zuständigen Mitarbeiter, die alle die FiBu Kontierungen der Hauptbuchhaltung (GL-Codes) verwenden.

Die Plattform von Ephesoft nutzt zur Klassifizierung der Dokumente einen patentierten Algorithmus für überwachtes maschinelles Lernen. Die Rechnungen werden eingelesen und anhand der Lieferantennummer wird ermittelt, ob die Rechnungen von gültigen Lieferanten stammen. Jede Rechnung wird im intern validiert und anschließend über Tungsten Network Workflow an den für die Freigabe zuständigen Mitarbeiter geleitet. Dieser ordnet eine Kontierung zu, autorisiert die Zahlung und leitet die Rechnung schließlich an das ERP-System von JD Edwards zur Bezahlung weiter. Sobald die Zahlung erfolgt ist, überträgt das ERP-System die Zahlungsdaten wieder in den Workflow, um den Vorgang abzuschließen. Jede Nacht werden die Updates oder Informationen aus den Tabellen, die automatisch im ERP-System erstellt werden, zurück in den Workflow gespielt. Dies gewährleistet, dass die Rechnungsprüfer auf sämtliche Überweisungsdaten leicht zugreifen können. „Die Integration aller Systeme wurde optimiert und bietet uns enorme Effizienzvorteile“, so Brad Gerritsen.

„Diese Lösung ermöglicht uns einen enormen Zeitgewinn, sodass wir den für die zuvor manuelle Dateneingabe zuständigen Mitarbeitern leitende Aufgaben zuweisen konnten. Wir können die Fragen von Lieferanten nun schnell beantworten, Rechnungen nachverfolgen und den Cashflow überwachen. Wir haben Einsicht in alle unsere Dokumente. Wenn die Wirtschaftsprüfer kommen, haben sie sofortigen Zugriff auf alle Informationen. Dies spart uns eine ganze Woche Arbeit“, betont Brad Gerritsen. „Wir konnten die Produktivität steigern, da wir Rechnungen nicht suchen und Aktenschränke nicht öffnen müssen. Dadurch habe ich selbst auch mehr Zeit, strategische Entscheidungen zu treffen.“
Wie er weiter erläutert, gehört die Suche nach verschwundenen Rechnungen jetzt der Vergangenheit an. Zu den weiteren Vorteilen gehört die kürzere Bearbeitungszeit der Rechnungen und deren Bezahlung innerhalb von 90 Tagen. Früher dauerte es oft länger bis zum Begleichen der Rechnungen, da ihre Nachverfolgbarkeit so schwierig war. Inzwischen werden Rechnungen innerhalb von 48 Stunden validiert, wodurch genauere Aufwandsrückstellungen möglich sind. Brad Gerritsen beschreibt, wie das Team, sobald eine Rechnung von Ephesoft erfasst wurde, Zugriff auf die Rechnungen hat, um den Cashflow von etwa 2,3 Mio. US-Dollar pro Woche zu steuern: „Die Plattform vermittelt uns ein klares Bild unseres Cashflows, sodass wir wirklich fundierte Entscheidungen treffen können. Wir haben inzwischen größere Flexibilität bei der Bezahlung unserer Lieferanten. Darüber hinaus haben wir Transparenz in Bezug auf unsere Liquidität und können gemeinsam mit Lieferanten Sonderrabatte vereinbaren“, betont Brad Gerritsen. Mit den Erkenntnissen aus Ephesoft und Workflow, wurden die Monatsabschlüsse einfacher und der Zugriff auf die Daten erfolgt schneller.

Eines der spannendsten Ergebnisse des Projekts ist, dass Brad Gerritsen die gewonnene Zeit jetzt nutzten kann, um die Finanzbuchhaltung zu einem Profit Center weiterzuentwickeln. Aufgrund der Transparenz und Effizienz ist es der Finanzbuchhaltung nun möglich, durch strategisches Vorgehen Mittel zu sparen und mit Lieferanten umfassende Rabatte zu vereinbaren.

Doch noch wichtiger ist, dass sie nun den Umsatz durch Nachlässe ankurbeln kann. Durch Zahlungen über virtuelle Konten (Single-Use Account / SUA) erhält Honda Logistics eine Rückvergütung, ähnlich wie dies bei einigen Kreditkarten üblich ist. Beim virtuellen Konto handelt es sich um eine kartenbasierte Zahlungslösung, die wie ein Scheck funktioniert. Dabei wird eine 16-stellige virtuelle Kontonummer für jede Zahlung erstellt. Damit kann bei jedem virtuellen Konto ein der Zahlung entsprechender Kreditrahmen gesetzt werden. Brad Gerritsen ist dabei, weitere Lieferanten von der Umstellung auf die SUA-Bezahlungsmethode zu überzeugen: „Nachdem ich dafür nun mehr Zeit habe, konzentriere ich mich auf die Entwicklung von der Finanzbuchhaltung hin zu einem Profit Center. Dies hat einen großen Einfluss und wir bringen damit Umsatz für das Unternehmen.“ Aufgrund der Einkaufsmacht der Funktionsbereiche wie die Finanzbuchhaltung und die Beschaffung tendieren immer mehr größere Unternehmen dazu, diese in Profit Center umzuwandeln.

Honda Logistics North America Inc. hat bereits damit begonnen, die Nutzung der Plattform von Ephesoft zu erweitern und wird so die Produktivität und die Transparenz der Finanzbuchhaltung weiter verbessern. Wie Brad Gerritsen erläutert, wird das System inzwischen seit zwei Jahren eingesetzt und hat sich erfolgreich bewährt. Dadurch kann das Unternehmen nun weiter wachsen. Die deutliche Zeitersparnis, die Transparenz des Cashflows und die Entwicklung der Finanzbuchhandlung zu einem Profit Center werden weiterhin zum Erfolg von Honda Logistics North America Inc. und den Unternehmen unter seinem Dach beitragen.