IONIT implementiert Lösung zur Rechnungsverarbeitung


IONIT ist Lösungsanbieter von Ephesoft UK und bietet Beratungs- und Softwarelösungen für private und öffentliche Unternehmen. Ein Kunde von IONIT ist ein weltweit bekannter Hersteller und Anbieter von Unterwassertechnologien und -dienstleistungen für die globale Offshore-Energiebranche. Ihre innovativen Technologien ermöglichen die vollständige Steuerung und Leistungsentfaltung für die Sektoren Öl, Gas und erneuerbare Energien. Die Vertriebs-, Konstruktions-, Planungs-, Produktions- und QS-Abteilungen arbeiten gemeinsam an vielen Projekten. Die weltweit agierenden Teams benötigten deshalb einen zentralen Zugriff auf Projektdokumente und kritische Geschäftsdaten.

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Dienstleistung

Finanzbuchhaltung

IONIT & Microsoft SharePoint

Die Situation

Die einzelnen Abteilungen des Kunden arbeiteten unabhängig voneinander und mit sehr unterschiedlichen Systemen. Eine Zusammenarbeit wurde hauptsächlich per E-Mail bewerkstelligt. Dadurch war es schwierig die jeweils aktuellste Dokumentversion zu identifizieren und für alle Abteilungen abrufbar zu machen, da die meisten Versionen in lokalen Systemen gespeichert waren. Die ursprüngliche Datenverwaltungsplattform des Unternehmens war als monolithische Lösung gedacht, die zu spröde und komplex für die aktuellen Geschäftsentwicklung geworden war. Außerdem war die Nutzungsrate von SharePoint 2010 erschreckend gering, da es keinen gemeinsamen Zugangspunkt für alle Geschäftsanwendungen gab.

Die Technologische Herausforderung

Eine der größten Herausforderungen, denen sich das Unternehmen ausgesetzt sah, war die riesige Anzahl von Rechnungen, die bislang manuell verarbeitet wurden. Die Rechnungsabteilung konnte mit dem steigenden Volumen nur schwer zurechtkommen, was zu verspäteten Zahlungen führte. Außerdem wurden einige Rechnungen verlegt, gingen verloren oder tauchten in mehrfacher Kopie im manuellen Genehmigungsverfahren auf. Es wurde zwar ein SharePoint Intranet betrieben, doch arbeiteten die außenstehenden Abteilungen nicht auf einem geteilten Datenspeicher.

Die Lösung: Klassifikation und Trennung

Die Lösung umfasste Ephesoft Transact Smart Capture für die automatisch durchgeführte Klassifikation, Trennung und Datenextraktion eingehender Dokumente, sowohl im Papier- als auch im elektronischen Format. “Search Classification” wird verwendet, um Rechnungen und “KeyValues” zu identifizieren. Diese automatischen Datenbanksuchabfragen unterstützen die Extraktion von Metadaten aus Rechnungen und verbundenen Dokumenten.

Fast alle maschinell erstellten Rechnungen werden mithilfe von OCR automatisch erfasst und extrahiert. Und auch beinahe alle erforderlichen Elemente, 23 Datenfelder, werden aus den Rechnungen extrahiert. In seltenen Fällen unleserlicher Dokumente findet die Software die Position von wichtigen Feldern und zeigt diese einem Bediener zur schnellen und effizienten manuell unterstützten Dateneingabe.

Der Kunde verarbeitete zu Anfang ca. 15.000 Rechnungen im ersten Jahr. Seit der Imple-mentierung von Ephesoft hat sich die Anzahl der Rechnungen ohne Probleme auf 21.000 gesteigert. Verarbeitete Dokumente umfassen Rechnungen, Aufträge und andere Formulare von Lieferanten: Vertriebs-, Planungs-, Produktions- und QS-Abteilungen sind alle beteiligt.

Dokumenteneingliederung, Workflows und Genehmigungen

Die neue SharePoint- / Ephesoft-Lösung erleichtert die zentralisierte Dokumentenkontrolle für projektbasierte Zusammenarbeit. Ephesoft ist hierbei das strategische Bauteil der Gesamtlösung. Dokumente werden durch die automatische Klassifizierung, Extraktion und Weitergabe der Daten schnell in den Sharepoint Workflow und die Genehmigungsprozesse eingegliedert. Die Dokumente sind in der Regel gescannte oder importierte TIFF-/PDF-Dateien. Der Erfassungsvorgang wird an zahlreichen Standorten des Unternehmens auf der ganzen Welt eingeleitet. Die Vorteile der Fernerfassung umfassen eine kostengünstigere Verteilung, einen schnelleren Zugriff auf diese Dokumente, geringere Versandkosten und kürzere Verarbeitungszeiten, bei denen weniger Akten verloren, dupliziert oder verlegt werden. Ein Workflow-basierter Online-Genehmigungsprozess mit getrennten Datenströmen hilft beim Umgang mit Rechnungen. Robuste Überwachungs-, Berichterstellungs- und Prüfmöglichkeiten unterstützen die Optimierung des Systems. Das Unternehmen erleichtert die zentrale, projektbezogene Dokumentenkontrolle und Zusammenarbeit durch die Integration der Workflows der Vertriebs-, Design-, Planungs-, Produktions- und QS-Abteilungen. Ein belastbarer Genehmigungsprozess stellt sicher, dass Dokumente eine für alle transparente Genehmigungskette durchlaufen, bevor man sie veröffentlicht, aktualisiert oder löscht. So wird die Verfügbarkeit der korrekten Dokumentenversionen während des gesamten Projektzeitraums mit der Unterstützung eines Prüfpfads für alle wichtigen Dokumente sichergestellt. Derzeit setzen etwa 250 Mitarbeiter die Lösung ein.

Die Vorteile

Die Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung half dabei, rechtzeitige Zahlungen von Kunden sicherzustellen und eine hohe Wirtschaftlichkeit zu erzielen. Wichtige Vorteile:

  • Geringere Rechnungsverarbeitungszeit Verbesserte Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung um 33%
  • Schnellere Dokumenteneingliederung, die frühzeitige Zahlungen ermöglicht und damit verbundene Skonti ausschöpft
  • Verbesserte Kontrolle und Sichtbarkeit von Liquiditätsplänen der
  • Verbindlichkeiten Schnellere Identifikation von Prozessengpässen Massive Reduzierung von Fotokopien und weniger Dokumentenablage

Mit IONIT als Fachexperte konnten die Kosten der Implementierung gesenkt werden. Sie boten Expertise und umfassendes Wissen über SharePoint, der Automatisierung von Arbeitsabläufen, Anwendungsentwicklung und -integration und der Projektverwaltung. Die Erfahrung von IONIT im Bereich Geschäftsanalytik ermöglichte außerdem die erfolgreiche Lieferung von ergänzenden Projekten.

Ausblick

Der Kunde erwartet eine Verdoppelung des Geschäftsvolumens in den nächsten zwei Jahren. Jetzt hat er die richtige Software zur Hand, um das erwartete Wachstum problemlos bewältigen zu können.

“Es ist sehr intuitiv und leicht zu konfigurieren, und da weniger Schulung erforderlich ist, lieben es unsere Kunden. Wenn erforderlich bietet Ephesoft ein sehr proaktives und hilfreiches Support-Team.”

— Anshuman Nayak, Lead Systems Consultant at IONIT

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