Ephesoft Transact revolutioniert Finanzbuchhaltung von Barbour


Im Verlauf seiner 125-jährigen Firmengeschichte hatte auch J. Barbour & Sons Ltd. seinen Anteil an Rechnungen zu bearbeiten. Das im Nordosten von England ansässige Unternehmen wird seit seiner Gründung im Jahr 1894 noch immer von der Eigentümerfamilie geführt. Die rustikale Funktionskleidung – insbesondere die klassischen Wachsjacken – prägen seit Generationen das Landleben in Großbritannien. Von Filmstars bis zu Mitgliedern der königlichen Familie in Großbritannien sind Reichweite und Attraktivität dieser Lifestyle-Marke unerreicht.

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Cobwebb Communications


Ergebnisse

  • Anzahl der täglich bearbeiteten Rechnungen um über 400 % gesteigert, Bearbeitung einer Rechnung in nur 36 Sekunden
  • Bereitstellung korrekter Daten, ohne Fehler durch manuelle Eingabe
  • Mehr Transparenz für Entscheider bei den unternehmenseigenen Workflows
  • Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen von Barbour

Früher hatte die Finanzbuchhaltung von Unternehmen in aller Welt damit zu kämpfen, dass Rechnungen in unterschiedlichster Form eingehen: Einige werden physisch mit der Post zugestellt, andere als Anhänge von E-Mails gesendet oder sogar über ein Online-Portal bereitgestellt. So war es bisher unmöglich, die Prozesse in der Finanzbuchhaltung zu vereinheitlichen. Für viele Unternehmen war dies frustrierend und bedeutete unnötigen Zeitaufwand.

Im Verlauf seiner 125-jährigen Firmengeschichte hatte auch J. Barbour & Sons Ltd. seinen Anteil an Rechnungen zu bearbeiten. Das im Nordosten von England ansässige Unternehmen wird seit seiner Gründung im Jahr 1894 noch immer von der Eigentümerfamilie geführt. Die rustikale Funktionskleidung– insbesondere die klassischen Wachsjacken – prägen seit Generationen das Landleben in Großbritannien. Von Filmstars bis zu Mitgliedern der königlichen Familie in Großbritannien sind Reichweite und Attraktivität dieser Lifestyle-Marke unerreicht.

Seit den ersten Importen von Ölzeug im 19. Jahrhundert hat sich das Unternehmen enorm weiterentwickelt. Doch die Art und Weise, wie es bisher Rechnungen bearbeitete, hielt mit der Entwicklung des Unternehmens nicht Schritt. Mit Stammkunden in über 40 Ländern und angesichts einer komplexen Lieferkette, wie sie für moderne Einzelhändler typisch ist, beschloss Barbour, die Rechnungsbearbeitung grundlegend umzustellen.

Herausforderungen

Die Finanzbuchhaltung von Barbour bearbeitet pro Jahr etwa 50.000 Rechnungen, die aus verschiedenen Ländern und in den unterschiedlichsten Formaten ankommen. Bis vor Kurzem fiel es Barbour schwer, mit der Menge an Rechnungen Schritt zu halten, die in einem so etablierten Unternehmen zirkulieren. Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung waren dafür verantwortlich, jede einzelne Rechnung von Hand zu sortieren, vorzubereiten und zu bearbeiten.

Im Jahr 2018 begann Barbour, seine Rechnungsbearbeitung zu modernisieren. Damit das Unternehmen die bloße Menge der im Unternehmen eingehenden Lieferantenrechnungen erfolgreich verwalten konnte, musste der arbeitsaufwendige Prozess durch eine effiziente Technologie für die Dokumentenerfassung ersetzt werden. Bisher mussten in der Finanzbuchhaltung die Daten Rechnung für Rechnung manuell eingegeben werden. Dies nahm die meiste Zeit der Mitarbeiter in Anspruch und führte immer wieder zu Fehlern. Da das Unternehmen kein elektronisches System für die Dokumentenverwaltung hatte, um die Daten abzuspeichern, wurden physische Aufzeichnungen angelegt. Diese waren jedoch oftmals schwer zu lokalisieren und zu führen, besonders in Phasen mit hohem Rechnungsvolumen.

Lösung

Mit Unterstützung von Cobwebb Communications, dem langjährigen Partner von Ephesoft, konnte Ephesoft Transact erfolgreich in Infor M3 integriert werden, das von Barbour eingesetzte ERP-System (Enterprise Resource Planning). Ab Juli 2019 setzte Barbour Ephesoft Transact offiziell ein, um sämtliche Rechnungen in der Finanzbuchhaltung zu bearbeiten. Das Ergebnis ist eine voll integrierte Lösung für die intelligente Dokumentenerfassung, die über unternehmenseigene Systeme bereitgestellt wird.

Sobald die Bilddaten der Rechnungen in Ephesoft Transact geladen wurden, werden wichtige Informationen erfasst und ausgelesen – von der Rechnungsnummer über das Rechnungsdatum bis hin zum Namen des Lieferanten. Anschließend werden die Daten extrahiert und direkt in Infor M3 exportiert.

„Wir wollten Ephesoft Transact unbedingt in unserem Unternehmen einsetzen“, so Lori Sproat, Group Management Accountant bei Barbour. „Wir konnten schon vor der vollständigen Integration in unsere End- to-End-Systeme auf das System zugreifen, um uns einen Eindruck davon zu verschaffen und es vor der Einführung in der Praxis einzusetzen. Dies belegt wie einfach das Produkt in der Anwendung ist. Dank der konstruktiven, kompetenten Unterstützung, die uns Cobwebb Communications während des gesamten Projekts gewährt hat, konnten wir das System in kürzester Zeit einrichten und einsetzen.“

Die Vorteile

Die Lösung reduziert den Zeitaufwand für die Finanzbuchhaltung und gibt Führungskräften Hinweise darauf, wie sie die eingesparte Zeit effektiv nutzen. „Seit der Implementierung der Lösung profitieren wir von zweierlei Vorteilen“, so Gareth Dixon, Group Financial Controller bei Barbour. „Zunächst sind wir in der Lage, Rechnungen viel schneller zu bearbeiten als bisher. Außerdem beschleunigen wir den Freigabeprozess bei unseren Lieferanten. Doch vor allem liefert uns die Technologie Erkenntnisse zum Kontext der Workflows in unserem gesamten ERP-System. Wir sehen nun deutlich, was im Unternehmen noch aussteht, was in Bearbeitung ist und was bereits erledigt wurde.

Inzwischen können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung innerhalb von zwei Stunden 200 Rechnungen in Infor M3 erfassen. Mit den bisherigen monotonen, arbeitsaufwendigen manuellen Prozessen hätte das Team schwerlich 200 Rechnungen pro Tag geschafft. In arbeitsintensiven Phasen mit hohem Rechnungsvolumen wäre dies ein echtes Problem, denn dann war es an der Tagesordnung, dass Rechnungen eine Woche lang unbearbeitet blieben. Dadurch erfolgte die Bezahlung der Rechnungen spät und das Unternehmen konnte keine Skonti in Anspruch nehmen.

Mittlerweile werden alle Rechnungen innerhalb von 24 Stunden nach Rechnungseingang bearbeitet. Barbour spart dadurch Geld, da es nun von Skonti profitiert.

„Aus Sicht einer Führungskraft muss ich mir nun wesentlich weniger Gedanken machen“, so Sproat. „Die Rechnungsbearbeitung läuft nun wesentlich schneller ab. Gleichzeitig verringert sich durch die Technologie die Gefahr von Fehlern, wie sie bei einer manuellen Eingabe häufig vorkommen. Deshalb kann ich davon ausgehen, dass mir korrekte Daten vorliegen.

Doch am meisten schätze ich an dem Produkt, dass ich einen wesentlich besseren Überblick habe, wie viele Rechnungen die Mitarbeiter bearbeiten. Ich kann sehen, was in Ephesoft ist und wie viele Rechnungen noch im ERP erfasst werden müssen. Bevor wir diese Technologie erwarben, konnte ich nur die Rechnungsstapel auf den Schreibtischen sehen und war mir nie ganz sicher, wie viele Rechnungen tatsächlich zu bearbeiten waren. Inzwischen kann ich meine Zeit und die meiner Mitarbeiter wesentlich besser einteilen.

Nachhaltigkeitsinitiative

Abgesehen vom geschäftlichen Nutzen, von dem Barbour seit der Einführung von Ephesoft Transact profitiert, leistet die Technologie auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit des Unternehmens – einem der sechs zentralen Unternehmenswerte. „Aus ökologischer Sicht ist der Einsatz von Ephesoft natürlich wesentlich nachhaltiger als die Bearbeitung von Rechnungen in Papierform“, so Dixon. „Früher hatten wir Stapel an Rechnungen aus aller Welt, doch inzwischen läuft alles elektronisch und dadurch wesentlich umweltfreundlicher. Das ist uns sehr wichtig. Wir freuen uns stets, wenn wir in Technologie für das Unternehmen investieren können, durch die unsere Lieferkette nachhaltiger wird. Ephesoft Transact leistet hierzu definitiv einen Beitrag.

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Ergebnisse

  • Anzahl der täglich bearbeiteten Rechnungen um über 400 % gesteigert, Bearbeitung einer Rechnung in nur 36 Sekunden
  • Bereitstellung korrekter Daten, ohne Fehler durch manuelle Eingabe
  • Mehr Transparenz für Entscheider bei den unternehmenseigenen Workflows
  • Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen von Barbour