Mit dem Ziel, die Effizienz im Konzern weiter zu steigern, Mitarbeiter zu entlasten und Fehlerquoten bei Lieferantenrechnungen zu senken, wollte man sich für das Wachstum heute und in Zukunft ideal aufstellen. So entschied sich die Wohnbaugenossenschaft zur Einführung einer Lösung, die die bestehenden Prozesse in der Rechnungsverarbeitung optimiert und digitalisiert.

In einem Auswahlverfahren zwischen unterschiedlichen Anbietern setzte sich adesso Austria als Umsetzungspartner mit der Lösung Ephesoft Transact durch. adesso Austria erhielt den Zuschlag aufgrund ihrer langjährigen Digitalisierungserfahrung, ihrer belastbaren Umsetzungskompetenz und der empfohlenen Lösung – Ephesoft Transact. Diese wird allen Anforderungen umfassend gerecht und bietet eine moderne Plattform für zukünftige Entwicklungen.

„Wir bieten individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittene Lösungen an, dabei steht der Mehrwert für den Kunden immer im Mittelpunkt. Gemeinsam mit Wien-Süd setzten wir mit einem adesso-Umsetzungsteam die ersten Anwendungsfälle zur digitalen Prozessoptimierung erfolgreich um“, schildert Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria, den Auftakt der gemeinsamen digitalen Reise.

Die Wien-Süd, gegründet im Jahr 1910, ist eines der ältesten und traditionsreichsten Wohnbauunternehmen in Österreich. Mit einer Bilanzsumme von rund 1,4 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2019 und einem Bauvolumen von 130 Millionen, gehört die Wien-Süd zu Österreichs führenden gemeinnützigen Bauträgern. Ausgehend vom Konzernsitz in Wien-Liesing verwaltet der Konzern rund 22.000 Wohnungen, 400 Geschäftslokale und ca. 20.000 Kfz-Stellplätze. Erfahrung, Tradition, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Innovation, Nachhaltigkeit und Kundennähe gehören zu den Kernkompetenzen, die die Wien-Süd auszeichnen. Kunden und Partner profitieren aber auch von einem Rundum-Servicepaket, denn im Unternehmen liegen mit Projektentwicklung, Bauleitung, Immobilienverwertung und Immobilienverwaltung sämtliche Projektvorgänge in einer Hand.

Pro Jahr bearbeitet das Team der Wien-Süd mehr als 50.000 Eingangsrechnungen von zahlreichen unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Diese müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden, was bis Anfang 2018 noch vollständig händisch passierte. Doch auch die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten nur begrenzt Erleichterung. Die Wien-Süd wächst stetig – während vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen waren, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere dazu. Entsprechend steigt die Komplexität und es wurde Zeit für ein innovatives Digitalisierungsprojekt, um den Konzern auf die zukünftigen Herausforderungen vorzubereiten.

Im zweiten Quartal 2018 entschied sich die Wien-Süd für eine umfassende Digitalisierung und die Suche nach einem passenden Partner für dieses Vorhaben. Bereits im Sommer fanden erste Präsentationen von drei Anbietern statt und schon im November fiel nach einem Proof of Concept die Entscheidung auf adesso Austria mit Ephesoft Transact. Die Strategie überzeugte: Um die Fehlerquote im bisherigen Barcode-Prozess zu reduzieren, Mitarbeiter zu entlasten und die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf zu steigern, sollte die gesamte formale Rechnungsprüfung mittels Ephesoft Transact automatisiert werden. Dies führt besonders deshalb zu einer erheblichen Entlastung der Mitarbeiter und Steigerung der Produktivität, weil nahezu jede Eingangsrechnung an der einen oder anderen Stelle korrigiert werden muss – sei es aufgrund veränderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder anderer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Nachdem das Team aus Wien-Süd, adesso Austria und Ephesoft Anfang Februar 2019 die Roadmap für das Transformationsprojekt erstellt hatte und in Angriff nahm, konnte der Go Live nach erfolgreicher Implementierung bereits am 02.12.2019 stattfinden. Und zwar mit der Unterstützung sämtlicher betroffenen Mitarbeiter – denn die Wien-Süd achtete im gesamten Digitalisierungsprojekt auf ein professionelles Change Management mit transparenter Kommunikation, aktive Einbindung der Mitarbeiter und dem notwendigen Fingerspitzengefühl in der Durchsetzung notwendiger Veränderungen.

Nachdem der ursprüngliche Prozess von der ersten händischen Durchsicht der Eingangsrechnung über das Eingeben der wesentlichen Informationen in das ERP-System, die Vergabe eines Barcodes und das Einscannen der Rechnung vier manuelle Schritte enthielt, bis das jeweilige Dokument in den eigentlichen Workflow übernommen werden konnte, reduziert der Einsatz von Ephesoft Transact den Aufwand auf eine Aufgabe: das Einscannen der Rechnung. Ab diesem Moment liest die Lösung automatisch sämtliche relevanten Informationen per OCR aus, überträgt sie mittels einer technischen Schnittstelle in das ERP-System und die Rechnung ist fehlerfrei erfasst und kann weiterverarbeitet werden. Nach inhaltlicher Freigabe durch den jeweiligen Fachbereich direkt im System, wird die Rechnung automatisch verbucht und der Verantwortliche erhält bei Fälligkeit einen Zahlvorschlag, den er mit einem Klick bestätigen und ausführen kann.

Im bereits angepassten Barcode-Prozess dauerte die Erfassung einer Rechnung früher etwa drei Minuten – nun ist dieser Aufwand auf durchschnittlich 42,6 Sekunden gesunken! Die Mitarbeiter scannen sämtliche Dokumente mit einem CANON ImageFormula DR-6030c und Ephesoft Transact klassifiziert dann jede Rechnung in die richtige Batch-Klasse, extrahiert die notwendigen Daten mittels OCR-Kennung sowie Smart-Capture-Technologien und kommuniziert automatisch mit dem ERP-System. Bereits in den ersten sechs Monaten konnte Wien-Süd die Fehlerquote im Prozess mittels Ephesoft Transact auf 7,12 Prozent reduzieren – bereits 85,81 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess. Nur wenige Ausnahmen müssen händisch verarbeitet werden. Doch auch hier arbeitet das Team weiter: Zukünftig sollen Lieferanten zunehmend ihre Rechnungen als PDF-Dokumente digital einreichen, sodass auch das Scannen wegfällt und mittelfristig sämtliche Eingangsrechnungen automatisiert abgewickelt werden können. Im nächsten Projekt wird Ephesoft Transact bei Wien-Süd auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang ausgerollt, um auch hier von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, die sich in der Rechnungseingangsverarbeitung bereits gezeigt haben.

„Wir haben im Konzern inzwischen einen neuen Ausdruck für das Verarbeiten von Rechnungen – unsere Mitarbeiter sagen inzwischen nur noch: ‚Jetzt geh’n wir ephesoften‘.“ – Beate Braun, Assistenz Leitung FIBU bei der Wien-Süd