Hochschulen und Universitäten haben zwar schon immer Informationen über ihre Studierenden gesammelt, aber die Menge der von ihnen verwalteten Daten hat in den letzten Jahrzehnten exponentiell zugenommen. Dieser Wandel ist darauf zurückzuführen, dass die Hochschulen lernen wollen, wie sie die Abschlussquoten erhöhen und sich um ungehörte, unterversorgte Bevölkerungsgruppen kümmern können.

Einige Hochschuleinrichtungen versuchen, all diese zusätzlichen Daten mit herkömmlichen Dokumentenverarbeitungs- und -erfassungsprozessen zu verwalten. Dieser Ansatz ist nicht nur äußerst ineffizient, sondern behindert auch die institutionelle Flexibilität und wirkt sich negativ auf das Studentenerlebnis aus.

Im Jahr 2020 zwangen die Herausforderungen, die die Pandemie mit sich brachte, Hochschulen und Universitäten auf der ganzen Welt dazu, ihre Datenverwaltungsprozesse neu zu bewerten. Die mangelnde Flexibilität, die durch die manuelle Verarbeitung von Dokumenten entstand, machte es schwierig, Studenten schnell auf Fernstudienangebote umzustellen. Leider wird erwartet, dass die Hochschulen aus diesem Grund bis zum Ende der Pandemie Milliardenverluste erleiden werden.

Die Digitalisierung und Automatisierung vormals manueller Prozesse kann den Hochschulen eine dringend benötigte Erleichterung verschaffen, um:

  • ihre Studenten besser zu betreuen
  • die Effizienz zu steigern
  • finanzielle Verluste zu verkraften
  • agiler zu werden

Diese Einrichtungen sollten die Implementierung von Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in Betracht ziehen, um ihre Herausforderungen zu bewältigen, ihre dokumentenzentrierten Prozesse umzugestalten und eine nachhaltige Datenanalyse zu fördern.

Im Folgenden werden zehn wichtige Überlegungen vorgestellt, die Hochschulen und Universitäten bei der Einführung von Automatisierungslösungen beachten sollten. Diese Informationen werden dazu beitragen, einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen und gleichzeitig den Bedarf an diesen Technologien im Bildungsbereich zu verdeutlichen.

1. Die Nachfrage nach Fernunterricht nimmt zu

Im Herbst 2019 waren 19.637.499 Personen an Hochschuleinrichtungen eingeschrieben. Davon waren 17,6 % (3.450.125) der Studierenden ausschließlich in Fernstudienkursen eingeschrieben. Weitere 3.863.498 Studierende (19,7 %) belegten mindestens einen Fernkurs. Im Jahr 2020 wird mehr als die Hälfte der Studierenden an mindestens einem Fernlehrgang teilnehmen.

Auch wenn dieser Anstieg des Fernunterrichts zweifellos mit der Pandemie zusammenhängt, ist es sehr wahrscheinlich, dass viele Studierende in absehbarer Zeit beim Online- oder Hybridunterricht bleiben werden. In der Privatwirtschaft ist ein ähnlicher Trend zu beobachten, da Millionen von Arbeitnehmern davon ausgehen, dass sie auch weiterhin im Homeoffice arbeiten werden.

Was hat das mit der Automatisierung zu tun? Selbst als Institutionen noch überwiegend Präsenzveranstaltungen abhielten, waren die Prozesse oft manuell und arbeitsintensiv. Sobald die Beschäftigten und Mitarbeiter aus der Ferne arbeiteten, verlangsamte die fehlende Automatisierung viele Prozesse noch mehr, insbesondere die Bearbeitung von Zulassungen, Unterlagen, Finanzierungsanträgen, Zeugnissen und anderen Dokumenten. Diese Entwicklung ebnet Hochschuleinrichtungen den Weg für die Einführung von Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

2. Viele mühsame manuelle Prozesse können automatisiert werden

Hochschuleinrichtungen, die mit der Umsetzung von Initiativen zur digitalen Transformation zögern, sind sich oft nicht bewusst, wie viele mühsame manuelle Prozesse teilweise oder vollständig automatisiert werden können. Dabei würden sie sofort erkennen, wie wertvoll diese Technologien für ihre Bildungseinrichtung sind, wenn sie es täten.

Einige Standardprozesse, die durch die digitale Transformation in der Hochschulbildung automatisiert werden können, sind:

  • Verwaltung von Einschreibungen und Zulassungen
  • Finanzielle Hilfe
  • Bescheinigungen
  • Prozesse im Personalwesen
  • Rechnungsstellung und Einkauf
  • Rechnungsprüfung
  • Einhaltung der Vorschriften
  • Operative Tätigkeiten

Das ist nicht alles, was die digitale Transformation bieten kann. Durch die Automatisierung auch nur einiger dieser sich wiederholenden Prozesse können Universitäten die Arbeitsbelastung der Beschäftigten erheblich reduzieren und die betriebliche Effizienz steigern.

3. Die digitale Transformation kommt nicht über Nacht

Wie jede Änderung an der Infrastruktur eines Unternehmens kann auch die digitale Transformation durch den strategischen Einsatz von Automatisierungstechnologien aufwändig und schwierig erscheinen. Die Vorteile liefern jedoch langfristige, wirkungsvolle Ergebnisse.

Hochschuleinrichtungen müssen ihre Automatisierungsreise mit dem Verständnis angehen, dass der Prozess nicht über Nacht abgeschlossen wird. Vielmehr wird es sich um schrittweise Änderungen handeln, die über Wochen oder Monate hinweg umgesetzt werden. Die gute Nachricht ist, dass sich diese Bemühungen auszahlen und einen positiven ROI liefern werden.

4. Automatisierungstechnik steigert die betriebliche Effizienz

Automatisierungstechnologien bieten zwar viele Vorteile, doch einer der bemerkenswertesten ist die drastische Steigerung der betrieblichen Effizienz. Mehrere namhafte Hochschuleinrichtungen haben Automatisierungstechnologien erfolgreich in ihre Geschäftsprozesse integriert.

So hat die Pepperdine University mehrere Maßnahmen zur digitalen Transformation eingeführt, die zu einer Effizienzsteigerung von 95 % bei der Dokumentenverarbeitung führten. Die Automatisierung ihrer Prozesse half mehreren Abteilungen, die Schwierigkeiten hatten, mit den Anforderungen des Fernunterrichts Schritt zu halten.

5. Lösungen für KI und maschinelles Lernen liefern unschätzbare Einblicke

Die Kombination von KI- und maschinellen Lerntechnologien, wie z. B. die automatisierte intelligente Dokumentenverarbeitung, ermöglicht es Hochschulen, unstrukturierte Daten in verwertbare Informationen umzuwandeln. Die Mitarbeiter können manuelle Prozesse eliminieren, was die Effizienz und Produktivität steigert und die Erfahrungen von Studenten und Mitarbeitern verbessert.

6. Automatisierung von Geschäftsprozessen erhöht die Agilität der Organisation

Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen sind ein äußerst effektives Mittel zur Steigerung der Agilität einer Organisation. Durch den Einsatz dieser Technologien können Hochschulen und Universitäten:

  • häufige Back-Office-Probleme beseitigen
  • die Datenerfassung verbessern
  • Verwaltungsgemeinkosten reduzieren

Die Einführung intelligenter Automatisierungslösungen hat viele Prozesse im Hochschulbereich erheblich verbessert.

7. Robotische Prozessautomatisierung (RPA) ist nur ein Teil der Lösung

Zwar setzen viele Hochschulen bereits in gewissem Umfang auf robotergestützte Prozessautomatisierung, doch kann diese Technologie allein keine ganze Suite von Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bewirken.

Wenn Hochschulen und Universitäten im Rahmen ihrer digitalen Transformation ein hohes Maß an Hyperautomatisierung erreichen wollen, müssen sie mehrere verschiedene Technologien implementieren. Beispiele hierfür sind:

  • Integrationsplattform als Dienstleistung (iPaaS)
  • Software für intelligente Dokumentenverarbeitung
  • Lösungen für KI und maschinelles Lernen

8. Automatisierungstechnik und Workflow-Software sorgen für bessere Erfahrungen der Studenten

Wenn Universitäten hoffen, einen positiven Ruf innerhalb der Hochschulgemeinschaft zu erlangen und zu bewahren, müssen sie den Studierenden eine außergewöhnliche Lernerfahrung bieten. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Straffung der Verwaltungsprozesse, die sich auf die Studierenden auswirken. Zu diesen Prozessen gehören Aufgaben im Zusammenhang mit Zulassung, finanzieller Unterstützung und Registrierung.

Workflow-Software und Automatisierungstechnologien bieten die ideale Lösung für die Schaffung optimaler Lernerfahrungen. Mithilfe dieser Technologien können Verwaltungsmitarbeiter die Reibungsverluste an wichtigen Berührungspunkten zwischen Studenten und Mitarbeitern verringern.

Auf diese Weise können Berater, Professoren, Mitarbeiter der Finanzhilfeabteilung und andere Mitarbeiter ihren Studenten ein höheres Serviceniveau bieten.

9. Automatisierungslösungen unterstützen Bemühungen zur Einhaltung von rechtlichen Vorschriften

Die Gesetzgebung verlangt von Schulen, einschließlich Hochschuleinrichtungen, den Schutz der Privatsphäre von bestimmten Schülerdaten. Die Einhaltung dieser Richtlinien kann eine ziemliche Herausforderung sein, wenn sich eine Einrichtung auf manuelle Prozesse verlässt.

Intelligente Dokumentenverarbeitung und andere Automatisierungslösungen können dagegen die Möglichkeiten der Datenverwaltung und -kontrolle verbessern. Mit diesem Ansatz wird es für Hochschulen einfacher, die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten und gleichzeitig die vertraulichen Daten ihrer Studenten zu schützen.

10. Die Wahl des richtigen Partners für die digitale Transformation ist entscheidend

Es steht außer Frage, dass die Implementierung von Automatisierungstechnologien die Art und Weise, wie Hochschulen und Universitäten mit ihren Daten interagieren und sie verwalten, revolutionieren kann. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation ist jedoch der richtige Technologiepartner. Die Auswahl eines Technologie- und Implementierungspartners mit Erfahrung, Flexibilität und nachweislichem technologischem Erfolg ist von entscheidender Bedeutung. Sind Sie bereit zu automatisieren?

Wenn Ihre Einrichtung mit einem vertrauenswürdigen Partner zusammenarbeiten möchte, der über Erfahrung im Hochschulsektor verfügt, sollten Sie sich mit Ephesoft in Verbindung setzen.