Ihr Posteingang ist oft die Ursache für viele Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und Hindernisse bei der Teamarbeit. All diese Probleme können jedoch durch den Wechsel zu einem digitalen Mailroom leicht behoben werden.

Auf diese Weise können Ihnen digitale Mailroom-Lösungen einen Mehrwert bieten:

 

  1. Umweltschutz

Viele Unternehmen und Verbraucher legen großen Wert auf die Schonung und den Schutz unserer Umwelt. Verbraucher fühlen sich verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Ökosysteme der Welt erhalten bleiben, und drängen Unternehmen dazu, Praktiken anzuwenden, die einen geringeren CO2-Fußabdruck haben.

Diese Bemühungen, unsere Umwelt zu schützen, sind in allen Branchen sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich zu spüren, und es ist kein „nice to have“-Aspekt Ihres Geschäfts mehr, sondern ein Faktor, der Kaufentscheidungen beeinflusst. Kunden können und werden das Produkt eines Mitbewerbers auswählen, wenn sie der Meinung sind, dass es die bessere Wahl für die Umwelt ist.

Und dies fängt nicht erst bei der Berücksichtigung von branchenspezifischen Vorschriften an, die die Einführung umweltfreundlicherer Verfahren erfordern.

Die Implementierung einer digitalen Poststelle ist eine der wenigen Möglichkeiten, mit denen Ihr Unternehmen umweltfreundlicher wird, ohne große Kosten, Zeit- oder Effizienzverlust Ihres Teams zu verursachen. Es ist oft der beste Ausgangspunkt, um eine papierlose Umgebung zu erstellen, da dort wahrscheinlich die Hauptquelle für das eingehende Papier Ihres Unternehmens ist.

 

  1. Reduzierte Betriebskosten

Papier ist teuer in der Anschaffung, Lagerung und Verwaltung. Sie haben wahrscheinlich einen Sachbearbeiter oder mehrere Sachbearbeiter, die für die Verwaltung der eingehenden und ausgehenden Post zuständig sind. Dieser manuelle Prozess kostet Sie Zeit und Energie, und das ist nicht alles.

Sobald sie alle Dokumente organisiert und verarbeitet haben, müssen sie vor Ort oder an einem anderen sicheren und teuren Standort gespeichert und verteilt werden. Intern verursacht dies zusätzliche Gerätekosten, nimmt wertvolle Quadratmeter in Ihrem Büro in Anspruch und ist äußerst ineffizient. Offsite-Dokumentenspeicherung und -aufbewahrung ist sehr teuer und äußerst ineffizient, wenn Sie Zugriff wichtige Informationen benötigen.

Denken Sie an all die Gelegenheiten, bei denen wichtige Dokumente verloren gehen können und Ihre Mitarbeiter sich Zeit nehmen müssen, diese wieder aufzufinden.

Diese vielfältigen Kostentreiber entfallen durch die Implementierung eines digitalen Mailraums. In einer digitalen Poststelle werden Ihre Dateien sofort durchsuchbar, was das Auffinden von Dokumenten erheblich vereinfacht. Die Post kann automatisch mit OCR-Software verarbeitet werden und Ihr Team kann sich komplexeren Aufgaben widmen.

 

  1. Verbesserter Kundenservice

Die zuvor genannten Vorteile lagen vermutlich auf der Hand. Deshalb sollten wir über einen Punkt sprechen, den Sie möglicherweise noch nicht in Betracht gezogen haben: besseren Kundenservice.

Herkömmliche Poststellen brauchen Zeit, um eingehende Informationen zu verarbeiten. Dies ist ein Nachteil für Kunden, die so schnell wie möglich bedient werden wollen. Bei einem digitalen Posteingang werden die eingehenden Informationen automatisch nach folgenden Kriterien sortiert:

  • Wichtigkeitsstufe
  • Betreff
  • Wer ist zuständig

Die automatische Sortierung wird Ihrem Support-Team helfen, schneller und qualifizierter zu antworten und dabei gleichzeitig die Prozesskosten zu senken.

 

  1. Compliance

Da Compliance und Vorschriften immer wichtiger werden, benötigen immer mehr Branchen papierlose Büros. Unternehmen bestehen auf Prozessen und Verfahren für das Dokumentenmanagement, um die Sicherheit und den Datenschutz an fast jedem Berührungspunkt für sensible Kunden- und Unternehmensdaten zu verbessern. Eine digitale Mailroom-Lösung trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen die in der Branche geltenden Vorschriften einhält, und hilft bei Audits.

Die meisten Leute investieren nur, wenn es zu spät ist. Proaktiv zu sein, wird Sie vor massiven Problemen und hohen Geldstrafen bewahren. Diesen Punkt sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen.

 

  1. Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Ein weiterer Vorteil der Implementierung einer digitalen Poststelle ist die Möglichkeit, die Zusammenarbeit Ihres Teams zu verbessern. Informationen, die auf physischen Papierdokumenten festgehalten werden, sind schwierig zwischen Abteilungen und Kollegen auszutauschen. Sie können verloren gehen oder beschädigt werden, sind schwer zu verfolgen und es ist nicht ganz einfach sensible Dokumente vor neugierigen Blicken zu schützen.

Digitale Poststellen sind in der Lage, all diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams in Ihrem Unternehmen erheblich zu vereinfachen. Dank der Leistungsfähigkeit der PDF-Datei können interne Abteilungen Fallstricke vermeiden, die häufig mit digitalen Dokumenten wie Formatierungsfehlern und Sicherheit verbunden sind.

 

Fazit

Es gibt vielfältige Vorteile, die sich aus der Nutzung digitaler Mailroom-Lösungen ergeben. Diese Vorteile können jedoch nicht mit jeder x-beliebigen Lösung oder Technologien erreicht werden. Sie benötigen einen kompetenten Partner an Ihrer Seite, der eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung für die digitale Poststelle erstellen kann. Andernfalls besteht das Risiko, dass Sie von der Änderung abgesehen von der Branchenkonformität nur geringe Vorteile erhalten.  Und selbst dann könnte eine falsch konfigurierte Lösung nicht konform sein!

 

Über den Autor

Derek Gerber, Director of Marketing, repräsentiert ActivePDFs .NET PDF APIs und digitale Transformationslösungen vor Ort und in der Cloud.