Ihr Unternehmen bearbeitet jedes Jahr Tausende von Eingangsrechnungen oder Anträgen für die Immobilienfinanzierung. Um die Prozesse im Unternehmen und die Genauigkeit der erfassten Daten zu optimieren, beschließt Ihre Geschäftsleitung, eine Software für die intelligente Dokumentenerfassung zu implementieren. Damit möchte das Unternehmen Geld sparen und wettbewerbsfähig bleiben. Ihnen fällt die Aufgabe zu, die Umstellung der Unternehmensprozesse und das Team bei der Einführung der neuen Software zu begleiten.
Ein besonders wichtiges Ergebnis, das bei der Umstellung auf intelligente Dokumentenerfassung angestrebt wird, ist der Abschied von den derzeitigen veralteten Systemen für die Verwaltung der Unterlagen. Ihr Unternehmen bewahrt aktuell Tausende oder Millionen von Dokumenten in Papierform auf, die unstrukturierte Informationen enthalten, die für unterschiedliche Abteilungen wertvoll sein könnten. Zudem benötigen diese viel Platz und erfordern manuelle Dateneingabe. Mithilfe der neuen Software kann Ihr Unternehmen die Kosten für den entsprechenden Platz- und Personalbedarf einsparen und die Mittel in andere Bereiche des Unternehmens investieren. Es ist geplant, die Geschäftsprozesse zu perfektionieren, bevor sie im gesamten Unternehmen eingeführt werden. Ihnen bleibt noch etwas Zeit, bis die Software angeschafft und installiert wird. Um sich auf die Prozessautomatisierung und die digitale Transformation vorzubereiten, analysieren Sie die in der Poststelle eingehenden Dokumente und untersuchen, wie Ihnen die Software die Arbeit erleichtert.
1. Machen Sie sich mit der Software vertraut
Was müssen Sie über Software für die intelligente Dokumentenerfassung wissen? Software zur Erfassung von Dokumenten gibt es schon seit Längerem. Doch nicht alle Produkte verfügen über dieselben Funktionen und Vorteile. Software für die intelligente Dokumentenerfassung unterstützt die Automatisierung der dokumentenbezogenen Prozesse in Ihrem Unternehmen, indem sie wertvolle Informationen aus unstrukturierten Daten gewinnt, die in die Entscheidungsprozesse Ihres Unternehmens einfließen.
Die besten Softwareprodukte können Dokumente aus unterschiedlichen Quellen erfassen:
- Scanner
- Chat
- Kopiergeräte
- Drucker
- Faxgeräte/elektronisches Fax
- Mobile Endgeräte
- Multifunktionsdrucker
Lösungen für die intelligente Dokumentenerfassung verarbeiten Dokumente in Papierform sowie in elektronischen Formaten. Dokumente können für die Bearbeitung mittels OCR – optischer Zeichenerkennung – hochgeladen werden. So wird festgestellt, um welche Dokumententypen es sich handelt.
Software wie Ephesoft Transact nutzt optische Zeichenerkennung, um alle Dokumente und Dokumentensätze auszulesen. Anschließend gleicht die Software die erfassten Informationen mit dem ab, was sie bereits weiß. Wenn Ihre Bank etwa jedes Jahr Zehntausende Dokumente im Zusammenhang mit der Immobilienfinanzierung erhält, kann die Software die in den Dokumenten enthaltenen Informationen prüfen. Der Prozess wird nur in solchen Fällen unterbrochen, in denen die Validierung der Zeichen unter dem festgelegten Konfidenzniveau liegt.
Vielleicht verwendet Ihr Unternehmen intelligente Schnittstellen für die Dokumentenerfassung, die der Softwarehersteller konzipiert hat, sodass Dokumente gescannt werden können. Oder Ihr Unternehmen nutzt weiterhin proprietäre Systeme, um Dokumente einzuscannen, während robotische Software hinter den Kulissen daran arbeitet, die Dokumente auszulesen und die Daten zu erfassen.
Auf unserer Seite über Immobilienfinanzierung erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, die unsere Software für Banken und Bausparkassen bietet.
2. Analysieren Sie die Dokumente
Falls Sie in der Poststelle arbeiten, haben Sie bereits einen Eindruck von den großen Mengen an Dokumenten in Papierform, die täglich geöffnet und katalogisiert werden, bevor sie den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen zugeführt werden. Es ist zudem wahrscheinlich, dass zumindest ein Teil der Dokumente auf elektronischem Weg ins Unternehmen gelangt, beispielsweise per Fax oder E-Mail. Bei einigen Dokumenten handelt es sich um Schriftverkehr, bei dem kein Handlungsbedarf besteht, außer deren Eingang zur bestätigen und sie an zuständige Empfänger oder Abteilungen weiterzuleiten. Andere Dokumente repräsentieren den ersten von mehreren Schritten, die in Ihrem Unternehmen Geschäftsprozesse in Gang setzen.
Zunächst müssen die Anzahl und die Versionen der empfangenen Dokumente ermittelt werden. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie viele Dokumente gehen täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich in der Poststelle ein?
- Wie gehen die Dokumente ein?
- Wie hoch ist der Zeitaufwand für das Öffnen und Katalogisieren eines einzelnen Dokuments?
- Wie viele Versionen einzelner Dokumente werden verwendet? Sind diese ähnlich gestaltet?
- Welche Geschäftsprozesse setzen diese Dokumente in Gang?
- Ist Hardware erforderlich, um die Umstellung auf die Software für die intelligente Dokumentenerfassung zu unterstützen?
Sobald Sie das Volumen und die Details aller Dokumente und der kritischen Geschäftsprozesse kennen, die diese Dokumente verkörpern, können Sie eingrenzen, was das Pilotprojekt beinhalten muss. Wenn Sie ein Pilotprojekt anhand einer konkreten Teilmenge des Gesamtvolumens oder eines bestimmten Dokumententyps durchführen, können Sie das Resultat des neuen Prozesses steuern und prüfen, während die Auswirkungen auf die derzeitigen Betriebsabläufe minimal bleiben.
Je nach Volumen der Dokumente, die in Ihrem Unternehmen in Papierform eingehen, müssen Sie womöglich auch den notwendigen Hardware-Bedarf ermitteln, damit Dokumente für die Bearbeitung in der intelligenten Erfassungssoftware richtig eingescannt werden können. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung, was erforderlich ist und welche Kosten damit verbunden sind.
3. Führen Sie ein Pilotprojekt durch
Nachdem Sie nun alle Vorbereitungen getroffen haben und die Software installiert wurde, steht der einem Pilotprojekts nichts mehr im Weg. Die Durchführung eines Pilotprojekts vor dem endgültigen Rollout der Software hat den Vorteil, dass Sie anhand der Ergebnisse erkennen, wo Anpassungsbedarf besteht. Zudem verstehen Sie durch das Projekt besser, wie Sie bei anderen Geschäftsprozessen vorgehen sollten. So vermeiden Sie suboptimale Ergebnisse und den möglichen Vertrauensverlust bei wichtigen Stakeholdern.
Wählen Sie zunächst eine Abteilung oder einen Geschäftsbereich, der am erfolgversprechendsten ist. Oft sind es Finanzbuchhaltung, Kontoeröffnungen, Personalabteilung oder Vertragswesen, die große Mengen ein- und ausgehender Dokumente bearbeiten.
Setzen Sie sich mit den Entwicklern zusammen und testen Sie die Software gemeinsam anhand einer kleinen Stichprobe an Dokumenten. So stellen Sie sicher, dass keine unerwarteten Probleme auftreten. Legen Sie das Konfidenzniveau für die Dokumente fest, die eingelesen werden, und ermitteln Sie anhand tatsächlicher Dokumente, wie realistisch diese Einstellung ist.
Software wie Ephesoft Transact setzt eine patentierte Technologie für überwachtes maschinelles Lernen ein, um den richtigen Dokumententyp mit größter Genauigkeit zu identifizieren. Dadurch ist nur minimales Eingreifen durch Mitarbeiter erforderlich, um die Informationen zu validieren. Erfassen Sie den neuen Workflow und stellen Sie ihn den bisherigen Abläufen gegenüber. So bereiten Sie Anwender darauf vor, wie sie die gebräuchlichen Prozesse anpassen müssen.
4. Datenerhebung und Changemanagement
Überlegen Sie, wie Sie der Geschäftsleitung und anderen wichtigen Führungskräften die Ergebnisse demonstrieren. Machen Sie die Vorteile deutlich und schildern Sie Bereiche, die mithilfe der verarbeiteten Daten verbessert werden können. Ephesoft Transact bietet ein Modul für Erweitertes Reporting, das Daten über die Zusammensetzung der Dokumente, die Extraktion und andere Analysen bereitstellt. Auf diese Weise können Anwender die Einstellungen individuell anpassen. Vergleichen Sie den Zeitaufwand für die neuen und alten Prozesse und arbeiten Sie heraus, was dies in puncto Kostenersparnis bedeutet. Berücksichtigen Sie auch die Erfahrungen der am Pilotprojekt beteiligten Mitarbeiter. Welche Funktionen der Software begrüßten diese? Welche fanden sie verwirrend? Was kann vor der umfassenden Einführung der Software geändert oder verbessert werden? Es ist entscheidend, dass Sie die Herausforderungen verstehen, die mit den neuen automatisierten Prozessen verbunden sind. Nur so können Sie alle Beteiligten entsprechend vorbereiten, damit die Umsetzung ein Erfolg wird.
5. Planen Sie das Rollout
Überlegen Sie, wie die Umstellung bei den verbliebenen Dokumenten und Prozessen aussehen könnte. Erweitern Sie das Team um Mitarbeiter der Geschäftsbereiche, deren Aufgaben betroffen sind. Diese liefern Ihnen Informationen zu Stoßzeiten, Budgets, Kunden und zur Personalausstattung. Finden Sie heraus, wer die Verantwortlichen für die Dokumente sind und an deren Gestaltung mitwirken. Diese Ansprechpartner können Sie bei der Planung künftiger Änderungen unterstützen, um das Einlesen der Dokumente mittels OCR zu optimieren.
Bevor Sie in stark regulierten Branchen oder Industriezweigen, in denen Compliance eine zentrale Rolle spielt, intelligente Dokumentenerfassung für Kunden bereitstellen, sollten Sie Verträge mit SLAs (Service Level Agreements) und die erwarteten Mindeststandards bezüglich Qualität prüfen. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan für primäre Ansprechpartner, sodass diese verstehen, welchen Nutzen die Software für intelligente Dokumentenerfassung bei ihren Prozessen bietet. Informieren Sie andere über das Pilotprojekt und wie Sie eine reibungslose Umstellung vom aktuellen Workflow auf den neuen Prozess sicherstellen wollen. Sie sollten Ihren Stakeholdern regelmäßig aktuelle Informationen zukommen lassen, schnell auf Bedenken reagieren und die Geschäftsleitung über die Fortschritte auf dem Laufenden halten.
Entwickeln Sie neue Richtlinien oder aktualisieren Sie bestehende, beispielsweise wie die Steuerung der Ablagesysteme und der Aufbewahrungsfristen implementiert wird. Schließlich sollten Sie noch einen Zeitplan zu Dokumenten und Prozessen versenden, aus dem die Umstellung aller Abteilungen hervorgeht. Schulen Sie alle Anwender und geben Sie ihnen begleitende Dokumente an die Hand. Sprechen Sie mit allen Mitarbeitern, die Zugriff auf das geschaffene Ablagesystem für die Dokumente haben, um Berechtigungs- und Sicherheitsstufen festzulegen.
Weitere Informationen
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