Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) ist der letzte Schritt einer digitalen Transformation beim unternehmenseigenen Informations- und Content-Management. Im Grunde besteht die IPA aus einer Verbindung von robotischer Prozessautomatisierung (RPA) und Techniken für maschinelles Lernen, die in die branchenspezifischen Anwendungen und die Backend-Systeme integriert werden.

Betrachten wir noch einmal die wichtigsten Vorteile einer umfassenden IPA-Lösung – Automatisierung von Betriebsprozessen, Verringerung der Fehlerquote bei der Informationsverarbeitung, Senkung des Zeit- und Arbeitsaufwands, stärkere Compliance und besserer Kundenservice.

Automatisierung

Der größte Vorteil der IPA liegt – wie der Name dieses Trends bereits andeutet – in der Automatisierung. Der Begriff „Automatisierung“ kann für jeden Einzelnen, jeden Prozess, jede Branche und jedes Unternehmen etwas anderes bedeuten. Vereinfacht kann man Automatisierung als Verbesserung von Prozessen mittels Technologie definieren. Für einen Mitarbeiter der Poststelle bedeutet Automatisierung womöglich die definierte Vorsortierung und Weiterleitung der eingehenden Korrespondenz. Für einen Vertriebsmitarbeiter ist die Automatisierung die routinemäßige Genehmigung von Reisekosten unterhalb eines bestimmten Betrags. Für den Archivar bedeutet Automatisierung einen berührungslosen Prozess, wenn die Unterlagen des Unternehmens das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht haben.

Die Plattform Smart Capture® von Ephesoft unterstützt die Prozessautomatisierung, denn sie macht die manuellen Vorgänge bei dokumentenlastigen Arbeitsabläufen überflüssig. Durch eine Kombination von überwachtem maschinellen Lernen und regelbasierter Logik lassen sich mit Ephesoft Transact die Erfassung, Konvertierung, Sortierung, Indexierung und das Routing von unternehmensspezifischen Inhalten automatisieren. Im Fall des Mitarbeiters der Poststelle sind dies womöglich die Aufnahme eingehender Faxe, die Klassifizierung unterschiedlicher Dokumententypen – wie Rechnungen, Bestellungen oder Kaufverträge –, die Extraktion von Metadaten und der Dateiexport in ein RPA-, ein branchenspezifisches oder ein Backend-System für das Dokumentenmanagement.

Verringerung von Bearbeitungsfehlern

Indem einfache Verwaltungsprozesse ohne menschliches Eingreifen ablaufen, kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der manuellen Bearbeitung minimiert werden – wie die falsche Eingabe von Daten, der versehentliche Versand eines Dokuments an einen falschen Empfänger oder die Verknüpfung eines Datensatzes mit der falschen Kunden- oder Herstellerdatei in einem ERP- oder CRM-System.

Mithilfe von Smart Capture® von Ephesoft lassen sich Bearbeitungsfehler verringern, da viele der zeitaufwendigen, manuellen Vorgänge überflüssig werden, die normalerweise bei der Dokumentenerfassung und der Identifizierung von Datensätzen erfolgen. Eine der häufigsten Ursachen für die „falsche Ablage“ von Daten basiert darauf, dass Mitarbeiter bei der Benennung von Dateien oder bei der Auswahl von Werten aus einer Dropdown-Liste Fehler machen. Aufgrund der offenen Architektur von Ephesoft Transact und der vordefinierten Erfassungslogik kann die Anwendung Anfragen an Datenbanken anderer Hersteller stellen, um Informationen zu verifizieren – z. B. an eine Lieferantendatenbank im ERP-System einer Organisation. Die „Überprüfung“ von Unternehmensadressen, Kontaktdaten der Ansprechpartner und Zahlungskonditionen anhand der Datenbank kann ein entscheidender Schritt bei der Erfassung durch Ephesoft sein, wenn neue Dokumente bearbeitet werden. Diese automatische Validierung gewährleistet, dass eingehende Dokumente mit den archivierten Daten im System übereinstimmen. Dadurch verringert sich das Risiko, dass ein neues Dokument mit einer falschen Akte verknüpft wird.

Senkung des Zeit- und Arbeitsaufwands

Automatisierung bedeutet Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen – das zentrale Anliegen der IPA. Maschinelles Lernen – sowohl überwacht als auch in Form von künstlicher Intelligenz – liegt der robotischen Technologie zugrunde, die eine Automatisierung ermöglicht. Es verwundert daher kaum, dass der Verzicht auf manuelle Vorgänge und das Eingreifen von Mitarbeitern Prozesse beschleunigt.

Mithilfe von Ephesoft Transact wird die Bearbeitungszeit bei der Dokumentenerfassung um 67 % verringert. Gleichzeitig sinken die Lohnkosten um 30 % bis 50 %. Während Kollege Mensch womöglich mehrere Minuten benötigt, um ein einzelnes Dokument zu prüfen und zu indexieren, erfolgt derselbe Vorgang durch automatische Berechnung in Mikrosekunden. Werden mehr Inhalte mit weniger Dateneingabe bearbeitet, kann ein größeres Arbeitsvolumen bewältigt werden. Dies bedeutet erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten und kürzere Workflowzyklen.

Stärkere Compliance

Dank intelligenter Prozessautomatisierung werden die Anforderungen an den Datenschutz sowie an die Aktenverwaltung, Absatzstrategien und die Rechnungslegung erfüllt. Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien ist für alle Branchen ein Thema. Die Systeme und etablierten Praktiken zur Durchsetzung der Compliance sind stark von manuellen Vorgängen abhängig. Sobald einmal mithilfe von IPA-Tools ein Prozess etabliert wurde, kann dieses Verfahren oder ein Workflow jedoch ohne Fehler oder Abweichung reproduziert werden.

Nehmen Sie z. B. die Anforderungen der DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten. Gemäß DSGVO ist es erforderlich, digitale Kundendaten, die persönliche und private Informationen enthalten, durch Verschlüsselung zu schützen und als verknüpfte Datensätze kenntlich zu machen. Durch den Einsatz von Ephesoft Transact bei der Erfassung und Verwaltung von unternehmenseigenen Inhalten werden Dokumente automatisch gekennzeichnet, wenn die Tools von Ephesoft Smart Capture® bei der Volltextanalyse und beim Musterabgleich sensible Daten erkennen.

Besserer Kundenservice und größere Kundenzufriedenheit

Häufig werden die nichtmonetären Vorteile der Prozessautomatisierung übersehen, wie der insgesamt bessere Kundenservice. Nehmen wir die Immobilienfinanzierung als Beispiel. Ein Ehepaar beantragt eine Immobilienfinanzierung, um ein neues Haus oder eine neue Wohnung zu erwerben. Es füllt unzählige Antragsformulare aus, die dafür erforderlich sind und sendet diese Informationen an die Bausparkasse oder die Bank. Ohne Automatisierung muss der Anbieter der Immobilienfinanzierung die Dateien – elektronisch oder sogar in Papierform – manuell sortieren, die Daten der Antragssteller verifizieren, bestimmte angegebene Daten in die Backend-Systeme eingeben und dann alles auf Tippfehler oder übersehene Angaben im Antrag zu überprüfen.

Alle diese aufwendigen, eher anspruchslosen Tätigkeiten lassen sich automatisieren, wenn die eingehenden Anträge mit Ephesoft Transact bearbeitet werden. Die Bearbeitung von Kreditanträgen lässt sich beschleunigen, indem der Zeitaufwand für die Dokumentenprozesse minimiert wird – durch den Verzicht auf manuelle Vorgänge beim Sortieren von Dokumenten, bei der Dateneingabe und der Überprüfung von Angaben. Durch die Verknüpfung einer leistungsfähigen Erfassungs-Plattform mit einem RPA-System werden Dokumentenprozesse noch intelligenter und damit zu einer echten IPA-Lösung. Die schnellere Bewilligung von Krediten führt zu besserer Kundenzufriedenheit, stärkerer Kundenbindung und einem insgesamt besseren Kundenservice.

Unternehmen und Behörden, die verfügbare Technologie für intelligente Automatisierungslösungen optimal einsetzen, haben einen deutlichen Vorteil gegenüber solchen Organisationen, die ihre manuellen Prozesse beibehalten. Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie eine Demo an. Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen durch Automatisierung der Dokumentenprozesse die Effizienz steigern, seine Betriebskosten senken und seine Kundenzufriedenheit verbessern kann.