Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung noch mit Papierrechnungen kämpft oder digitale Rechnungen immer noch manuell bearbeitet, hinken Sie den technologischen Möglichkeiten Jahrzehnte hinterher. Falls auch Ihr Unternehmen zu dieser Kategorie gehört, befinden Sie sich jedoch in guter Gesellschaft. Zwar setzen Unternehmen auf der ganzen Welt auf die digitale Transformation, doch in der Kreditorenbuchhaltung sind noch immer mehrheitlich manuelle und papierlastige Prozesse an der Tagesordnung.
Bei einem Webinar, das Accounting Today im November 2020 gab und das von Ephesoft gesponsert wurde, nahmen 200 Fachkräfte für Finanz- und Rechnungswesen an einer Befragung zum Thema digitale Transformation teil. Dabei ging es auch um den Einsatz von KI, Technologie und Automatisierung. Sehen wir uns die Ergebnisse nun genauer an.
Umgang mit Dokumenten in Papierform
Nur 15 % der Befragten gaben an, dass sie bei Unternehmensprozessen ganz auf Papier verzichten. Im Umkehrschluss heißt dies, dass mit 85 % ein Großteil der Unternehmen noch nicht so weit ist. Etwas mehr als 50 % davon sind aktiv dabei, ein papierloses Umfeld zu schaffen und nutzen weniger Dokumente in Papierform. Doch bei den restlichen 33 % der Unternehmen dominieren noch immer papierlastige Prozesse.
Unternehmen automatisieren immer mehr Prozesse. Dies gilt insbesondere für Dokumente mit großer Wertschöpfung und in großer Menge, beispielsweise Rechnungen. Wie das Ergebnis der Befragung nahelegt, ist die digitale Transformation der Bearbeitung von Rechnungen und anderen Finanzdokumenten zwar im Gange, allerdings ist ein Drittel der Unternehmen noch immer weit davon entfernt, sich von der manuellen Dateneingabe und von Rechnungen in Papierform zu verabschieden. Bei durchschnittlichen Kosten von ca. 12 Euro für die Bearbeitung einer Rechnung bremst mangelnde Automatisierung das Unternehmenswachstum und stellt einen echten Wettbewerbsnachteil dar.
Auf diese Technologien setzen derzeit Unternehmen
Mit 79 % verfügt ein Großteil der Unternehmen bereits über ein System für die Dokumentenverwaltung. Immerhin 60 % nutzen Workflow-Tools, aber nur knapp 30 % der Unternehmen haben ihre Finanzbuchhaltung wirklich automatisiert. Allerdings räumen die Befragten ein, dass KI-Anwendungen wie die robotische Prozessautomatisierung (RPA) nur unzureichend genutzt werden. Die niedrige Implementierungsquote bei KI verwundert nicht, angesichts der vielen Hindernisse bei der Einführung. Einer kürzlich von Gartner vorgestellten Studie zufolge sind Sicherheits- und Datenschutzbedenken und die Integration neuer KI-Tools in die vorhandene Infrastruktur die größten Herausforderungen der Unternehmen. Aber auch Faktoren wie Qualität, Umfang und Komplexität der Daten, mangelnde Kenntnis von KI, Risiken, die vorhandenen Fähigkeiten und die Governance erschweren die Einführung von KI. Dies sind zwar nachvollziehbare Gründe, andererseits werden im rasanten Tempo neue cloudbasierte Technologien entwickelt, die ohne oder mit geringem Programmieraufwand eingesetzt werden können und viele der Bedenken zerstreuen dürften.
Implementierung von KI in Unternehmen
Befragt zum Stand der KI-Implementierung im eigenen Unternehmen, gab die Mehrheit der Teilnehmer an, dass sich ihre Unternehmen noch in der Planungsphase befinden, während 40 % gar nicht vorhaben, KI-Tools zu implementieren. Die restlichen Teilnehmer gaben an, KI im Rahmen eines Projekts oder einer Pilotphase zu implementieren oder KI-Tools bereits voll einzusetzen.
Klar ist, das KI bei der Rechungsbearbeitung noch weit von einem flächendeckenden Einsatz entfernt ist, viele Unternehmen bereits Pläne haben, in KI zu investieren. Ein weiterer Aspekt der KI-Implementierung ist die wachsende Zahl an Lösungen für die Dokumentenverwaltung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung sowie RPA-Anwendungen. Bei allen spielen KI, maschinelles Lernen, Deep Learning und die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) eine große Rolle.
Unzureichende Automatisierung im Rechnungswesen
Wie die Ergebnisse zeigen, bearbeiten zwei Drittel der Unternehmen Rechnungen noch immer manuell. Dem Marktforschungsunternehmen Levvel Research zufolge sind manuelle Dateneingabe, ineffiziente Prozesse und die manuelle Weiterleitung zur Genehmigung die größten Herausforderungen in der Finanzbuchhaltung (April 2020). Doch viele Fachkräfte für Finanz- und Rechnungswesen wissen vermutlich nicht, dass die Finanzbuchhaltung einer der Bereiche ist, in denen die digitale Transformation leicht gelingt. Dank verfügbarer KI und Automatisierungstechnologie, die auf maschinellem Lernen basiert, lassen sich solche Herausforderungen mit Tools für die intelligente Dokumentenbearbeitung hervorragend bewältigen.
Das Fehlen neuerer Technologien wie KI/ML, Cloud und Low-Code/No-Code-Architektur wird sich auf das Endergebnis und die Mitarbeiterproduktivität auswirken. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen Innovationen in der Buchhaltung annehmen, manuelle Aufgaben eliminieren und es Buchhaltungsexperten ermöglichen, sich auf Funktionen mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.
Die Umfrage zu digitaler Transformation, KI, Technologie und Automatisierung wurde am 5. November 2020 von Accounting Today im Auftrag von Ephesoft durchgeführt. Die Antworten stammen von 200 Buchhaltungs- und Finanzfachleuten aus 26 Ländern, darunter CEOs, CFOs Partner, CIOs, CTOs, CPAs, Buchhalter, Controller, Wirtschaftsprüfer und Berater in einer Vielzahl von Branchen, darunter Banken, Energie, Regierung, Gesundheitswesen, Technologie, Buchhaltungsdienstleistungen, Fluggesellschaften, Auto, Bildung, große globale Beratungsunternehmen und viele andere.
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