Finanzbuchhaltung und IT mit vereinten Kräften

Das Rechnungswesen ist für Erfolg und Zustand eines Unternehmens insgesamt entscheidend. Die Bezahlung von Rechnungen sorgt dafür, dass die Lichter nicht ausgehen, und ist für die Pflege der Lieferantenbeziehungen äußerst wichtig, sodass sich die Räder auch künftig weiterdrehen.

Betrachtet man jedoch Unternehmen und ihre Prozesse eingehender, zeigt sich dass die digitale Transformation – laut Gartner „der Einsatz digitaler Technologien und Fähigkeiten zur Entwicklung eines neuen, robusten Geschäftsmodells auf Grundlage digitaler Technologie“ – oft weit über die Finanzbuchhaltung hinausgeht.

Digitale Transformation ist mehr als die Nachahmung analoger Prozesse

Das wichtigste Wort an der Definition von Gartner ist neu. Bei der digitalen Transformation geht es nicht darum, das digitale Faksimile eines analogen Prozesses zu erzeugen – das schafft nur zusätzlichen Aufwand und noch mehr unstrukturierte Daten. Bei der digitalen Transformation geht es vielmehr darum, neue digitale Prozesse zu entwickeln, um etwas zu erreichen, das auf analogem Weg nicht möglich ist.

Das Blue Book von Tiffany, der erste Versandhauskatalog in den Vereinigten Staaten, wurde 1845 zum ersten Mal veröffentlicht. Viele weitere Kataloge folgten. Doch sind Amazon oder eBay nur digitale Faksimiles von Versandhauskatalogen? Natürlich nicht! Amazon und andere erfolgreiche Unternehmen haben frühzeitig erkannt, dass das Internet und andere digitale Technologien ein Benutzererlebnis bieten, das auf andere Art nicht realisierbar ist.

So bietet Amazon seinen Kunden beispielsweise eine wesentlich ansprechendere Interaktion als andere Versandhäuser oder Einzelhandelsgeschäfte. Kunden können das ständig wechselnde Warenangebot bei Amazon und seinen Partnern direkt erwerben. Dieses ausgefeilte Supply-Chain-Netzwerk ist speziell darauf ausgerichtet, ein einfaches, kundenorientiertes Kauferlebnis zu ermöglichen.

ROI ist King

Warum sollte die Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung erfolgen? Wie bei jeder großen neuen Initiative – die digitale Transformation bildet da keine Ausnahme – ist der ROI, oder auch die Kapitalrendite, ein entscheidender Faktor. Die Führungsebene sowie Finanzabteilung und Beschaffung achten auf den ROI, denn Organisationen müssen angesichts des wachsenden Wettbewerbs und des kostenbewussten Markts die Auswirkung aller großen Projekte begründen. Früher wurde vielleicht einfach gefragt, „Wie viel Geld brauchen Sie für das Projekt?“. Heutzutage ist die übliche Reaktion jedoch, „Wie lange dauert es, bis dieses Projekt Gewinne abwirft?“

In den meisten Unternehmen sind die Prozesse im Rechnungswesen noch immer äußerst ineffizient. In mehr als 80 % aller Organisationen werden dort noch überwiegend manuelle Verfahren eingesetzt. Dadurch kostet die Bearbeitung einer Rechnung durchschnittlich 14,38 US-Dollar, bei einer Bearbeitungszeit von 10,6 Tagen (Ardent Partners “State of ePay 2018). Kommen zu diesem bereits arbeitsaufwendigen Verfahren noch Fehler oder möglicherweise eine verlegte Rechnung hinzu, können diese Zahlen rasant steigen. Glücklicherweise stehen diesen 80 % Unternehmen bessere, schnellere und automatisierte Prozesslösungen zur Verfügung, mit deren Hilfe sie diese Herausforderungen meistern und mit einem überzeugenden ROI werben können.

Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen

Durch die Automatisierung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung werden die Kosten deutlich gesenkt, die mit der Bearbeitung von Rechnungen verbunden sind. Durch den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und überwachtem maschinellen Lernen erfolgt die Rechnungserkennung automatisch. Das System „weiß“, dass es sich um eine Rechnung handelt und von welchem Lieferanten sie stammt.

Die automatische Identifizierung des Lieferanten ist für die Automatisierung der Finanzbuchhaltung wichtig. Lieferanten verwenden in der Regel ihr eigenes Rechnungslayout. Indem das System, die individuellen Layouts der Lieferanten unterscheiden lernt, kann es die benötigten Daten lokalisieren und extrahieren – ganz gleich, wo auf der Rechnung sie sich befinden!

Was ist, wenn ein Lieferant das Layout ändert? Kein Problem. Was ist, wenn ein neuer Lieferant hinzukommt? Nichts leichter als das. Wird das System mit einem ihm neuen Layout konfrontiert, arbeitet es auf der Basis einer „begründeten Vermutung“. Falls der Konfidenzwert dabei nicht erreicht wird, holt sich das System Hilfe. Sobald ein Anwender die Position der Daten bestätigt oder korrigiert hat, aktualisiert das System seine intelligenten Algorithmen und Rechnungen mit dem betreffenden Layout werden beim nächsten Mal automatisch bearbeitet.

Neben Kostensenkung ist auch Umsatz wichtig

Durch Einsatz von digitalen Technologien können Unternehmen ihre Betriebskosten senken und durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Performance steigern. Die Abläufe ändern sich dadurch allerdings nicht grundlegend, sie werden lediglich schneller, zuverlässiger und günstiger.

Wie wäre es damit, aus der Lieferantenbuchhaltung ein Profitcenter zu machen? Der Zugriff auf weitere in den Rechnungen enthaltene Informationen – und zwar, schneller als bisher – bietet völlig neue Möglichkeiten. Stellen Sie sich vor, dass ein Lieferant auf eine Rechnung über 10.000 € bei sofortiger Zahlung ein Skonto von 5 % gewährt. Je schneller Sie auf solche Informationen zugreifen können, umso eher haben die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung die Möglichkeit, 500 € an Mitteln freizusetzen.

Wenn Ihr Unternehmen in der Lage ist, Rechnungen frühzeitig zu begleichen, profitieren Ihre Lieferanten davon. Außerdem haben Sie so deutlich mehr Einfluss auf die vereinbarten Zahlungsbedingungen. Wenn Sie die Bezahlung von Rechnungen innerhalb von 48 Stunden anbieten, gelingt es Ihnen unter Umständen eher, günstige Zahlungsbedingungen auszuhandeln, wie etwa 5 % Skonto. Pünktliche Zahlungen überzeugen Lieferanten womöglich, der Zahlungsabwicklung über virtuelle Konten zuzustimmen. Beim virtuellen Konto handelt es sich um eine kartenbasierte Zahlungslösung, die wie ein Scheck funktioniert. Dabei wird für jede Zahlung eine 16-stellige virtuelle Kontonummer erstellt. Damit kann bei jedem virtuellen Konto ein der Zahlung entsprechender Kreditrahmen gesetzt werden.

Mithilfe virtueller Konten können Sie nicht nur Zahlungen effizienter und früher abwickeln als mit Schecks oder ACH-Zahlungen. Vielmehr optimieren Sie Ihren Cashflow und sichern Ihrer Organisation Einsparungen in Form von Rabatten. Einer unserer Kunden hat dies umgesetzt und ist begeistert von den Ergebnissen.

Kommen wir nochmals auf das obige Beispiel zurück. Durch ein Skonto von 5 % werden 500 € gespart. Durch einen Nachlass von 2 % auf den Restbetrag von 9.500 € spart das Unternehmen weitere 190 €. Insgesamt sind auf diese Weise bei einem Rechnungsbetrag von 10.000 € Einsparungen von 690 € möglich.

Hand in Hand mit der IT

Die Finanzbuchhaltung sollte allerdings nicht isoliert betrachtet werden, auch wenn sie häufig der Ausgangspunkt der digitalen Transformation ist. Organisationen können auch außerhalb der Finanzabteilung die Performance wirksam steigern.

Die enge Zusammenarbeit mit der IT ist der nächste strategische Schritt. Ähnlich wie das Rechnungswesen unterstützt die IT einen Großteil der Technologie im gesamten Unternehmen. Damit verfügt diese Abteilung über das Know-how für andere Anwendungsfälle für die Automatisierung. Häufig ist die IT in der Lage, weitere branchenspezifische Prozesse zu identifizieren, die sich für eine Modernisierung anbieten.

Geeignete Kandidaten sind Abteilungsfunktionen wie die Poststelle, das Vertragswesen, die Rechtsabteilung oder der Kundenservice – praktisch jede Einheit im Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten oder Daten bearbeitet. Die IT betrachtet neue Prozesse im Rahmen der digitalen Transformation aus einem strategischen Blickwinkel und weiß, wie sich diese in andere unternehmenseigene Systeme integrieren lassen – sowohl auf Unternehmens- als auch auf Infrastrukturebene. Smart Capture, robotische Prozessautomatisierung (RPA), intelligente ERP-Systeme und andere Technologien für die digitale Transformation sind hierbei wichtig. Die IT-Abteilung spielt dabei eine entscheidende Rolle, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Unter den fünf wichtigsten Erfolgskriterien bei der strategischen Informations- und Technologieplanung ist Gartner zufolge deren Integration in die Geschäftsstrategie insgesamt (siehe Information and Technology Strategy for the Enterprise on the Cusp of Digital Business, Gartner, 24. Mai 2018). Gartner unterstreicht, wie wichtig es ist, den Erfolg der Informations- und Technologiestrategie „konkret mit den geschäftlichen Ergebnissen zu verknüpfen, anstatt mit internen Faktoren wie Kosten, Projektausführung oder Servicelevels.“

Die IT wird in zunehmendem Maße dazu beitragen, dass Unternehmen die Ziele ihrer Strategie für die digitale Transformation erreichen. Laut IDC “werden 30 % der 2000 größten Unternehmen der Welt bis zum Jahr 2020 mindestens 10 % ihrer Investitionen dafür einsetzen, ihre Digitalstrategien voranzutreiben.”

Was kommt als Nächstes?

Sie machen Ihre Finanzbuchhaltung also zu einem Leuchtturm digitaler Effizienz. Doch warum sollten Sie die Digitalisierung nur darauf beschränken? Die allgegenwärtige Automatisierung mittels künstlicher Intelligenz oder überwachtem maschinellen Lernen führt nicht nur zur größeren Effizienz bei Ihren Prozessen. Vielmehr gewinnen Sie dadurch einen Wettbewerbsvorteil, da Sie auf Kunden schneller und präziser eingehen können. Bei Versicherungsgesellschaften kann die Bearbeitungszeit bei der Schadenregulierung um durchschnittlich 50 % bis 80 % verkürzt werden. Bei der Immobilienfinanzierung kann der Zeitaufwand für die Prüfung von Kreditanträgen von 45 Minuten pro Kredit auf 5 Minuten reduziert werden. In allen diesen Beispielen konnten Unternehmen auf diese Weise Erfolg beim Kunden, Kundenbindung und Interaktion verbessern. Alle Branchen mit großen Mengen an Dokumenten und Inhalten profitieren von der digitalen Transformation.

Bei Strategien für die digitale Transformation dreht sich alles um den Zugriff und die Nutzung von Daten. Die Finanzabteilung ist ein idealer Ausgangspunkt, doch angesichts der Ausmaße der digitalen Landschaft sollten Unternehmen das Große und Ganze betrachten. Sie erwägen die nächsten Schritte? Dann kontaktieren Sie uns mit Ihren Fragen unter info.eu@ephesoft.com oder fordern Sie eine kurze Demo an.