Ein Beitrag von Danielle James, Übersetzung von Susanne Kandler

Dokumente gleichen Containerschiffen, die den Ozean auf internationalen Schiffsrouten durchkreuzen. Sie transportieren zwischen wichtigen Standorten wertvolle Güter – die Daten. Wichtige Daten können in ganz unterschiedlicher Form vorliegen, von Bestellungen bis zu Rechnungen, von Formularen für die Patientenaufnahme bis zum Identitätsnachweis. Die transportierten Daten sind oft neu und entscheidend für die täglichen Abläufe im Unternehmen. Doch mit 80 % ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese wertvollen Daten unstrukturiert sind und man nicht darauf zugreifen kann.

Wie die Arbeiter, die in einer veralteten Hafenanlage mit dem Containerumschlag betraut sind, gibt es Mitarbeiter, die diese Dokumente manuell bearbeiten. Kluge Hafenbetreiber – und Unternehmen – wissen jedoch, dass es eine bessere Möglichkeit gibt: Sie haben die Prozesse automatisiert, wie die Zuordnung und Entladung der Container, die Zuordnung der darin befindlichen Produkte und deren Transport an ihren Bestimmungsort. Durch innovative Technologien lassen sich langsame, arbeitsintensive und zeitaufwendige Aufgaben eliminieren. So werden wertvolle Ressourcen des Unternehmens geschont und Routineaufgaben beschleunigt.

CIOs sind zunehmend dafür verantwortlich, ganze Geschäftsbereiche oder Abteilungen von Behörden zu modernisieren. Dem Bericht 2020 State of the CIO von IDG zufolge, haben CIOs eine immer stärker strategische Rolle. Fast 90 % der CIOs geben an, dass sie im Gegensatz zu anderen Vorstandskollegen stärker an der Leitung von Projekten der digitalen Transformation beteiligt sind. Sie stimmen sich dabei mit anderen branchenspezifischen Maßnahmen ab, auf die 2020 die meisten IT-Investitionen entfallen – die Steigerung der operativen Effizienz und die Optimierung der Kundenerfahrung.

Diese Fragen sollten sich CIOs im Hinblick auf digitale Transformation und den Umgang mit Dokumenten stellen:

  1. Wie viel könnte das Unternehmen verdienen oder sparen, indem es die unstrukturierten Daten in den Dokumenten erschließt?
  2. Wie hoch sind die Kosten, die dem Unternehmen für die manuelle Zuordnung und Verarbeitung von Dokumenten jedes Jahr entstehen? Könnte man die Prozesse mithilfe von Software automatisieren und Kosten reduzieren?
  3. Wie viele Mitarbeiter sind mit Aufgaben wie Dateneingabe und dem Umgang mit den Dokumenten betraut. Wie viele Mitarbeiter könnten entlastet werden, sodass sie für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zur Verfügung stehen?
  4. Gibt es dezentrale Standorte oder Abteilungen, in denen Ressourcen mehrfach vorhanden sind, sodass zusätzliche Arbeit, Risiken und Verzögerungen entstehen?
  5. Könnten die Zufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter verbessert werden, indem der manuelle Anteil an den Dokumentenprozessen reduziert wird?
  6. Wie viele Dokumente könnten mithilfe moderner Software für den Datenerwerb stündlich, täglich, monatlich oder jährlich verarbeitet werden?
  7. Welche wertvollen Informationen befinden sich in den Dokumenten, die das Unternehmen jeden Tag versendet oder empfängt und die erfasst und in anderen Bereichen des Unternehmens genutzt werden könnten, um ein umfassendes Bild der Finanzen zu bekommen, den Kundenservice zu optimieren und um bessere Entscheidungen zu treffen?
  8. Wie können wir Risiken mindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben verbessern, indem wir die mit Dokumentenprozessen verbundenen Fehler reduzieren?
  9. Was wäre, wenn wir den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen automatisiert und nicht mehr manuell abwickeln könnten? Wie viel Zeit würden wir damit sparen? Könnten wir Rabatte oder günstigere Zahlungsbedingungen mit Lieferanten aushandeln, wenn wir die Rechnungen früher bezahlen würden?
  10. Wie könnten wir die wertvollen Daten in anderen Dokumenten effizient in unseren ERP- und CRM-Systemen oder den Anwendungen im Personalwesen bereitstellen?
  11. Was wäre, wenn es eine bessere Möglichkeit für die Verarbeitung aller Dokumente im Unternehmen gäbe? Was ist, wenn Wettbewerber schon vor uns Antworten auf alle diese Fragen finden?

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