Diese fünf Faktoren stärken die Remote-Arbeit in Unternehmen

COVID-19 hat völlig verändert, wie wir als Gesellschaft funktionieren – eine ebenso naheliegende wie allgemeingültige Aussage. Nichts und niemand wurde von dieser globalen Krise verschont. Die Pandemie hat dazu geführt, dass wir Unternehmen und Geschäftsprozesse heute – und in Zukunft – mit anderen Augen sehen. Da ich im Homeoffice arbeite, meine übliche Reisetätigkeit eingestellt habe und jeden Tag im Umgang mit Kollegen, Geschäftspartnern, Interessenten und Kunden unsere Geschäftsprozesse in neuem Licht sehe, zeigt sich deutlich, dass sich Unternehmen auf einige Schwerpunkte konzentrieren sollten, um COVID-19 und die Zeit danach zu überstehen.

Da ich mit vielen unterschiedlichen Branchen, Unternehmern und Technologien in Berührung zu komme, habe ich einen guten Überblick, welche Probleme und Hindernisse es gibt. Sehen wir uns fünf Herausforderungen an, die Organisationen meistern sollten, damit sie für künftige Krisen besser aufgestellt sind.

Voraussetzungen für Telearbeit schaffen

Am wichtigsten und naheliegend ist die Möglichkeit des Unternehmens, komplett auf Remote-Arbeit umzustellen und die Geschäftsaktivitäten remote aufrechtzuerhalten. Fernzugriff, VPN, Anwendungen für Videokonferenzen, Kollaborationstools und viele andere Technologien, die Telearbeit ermöglichen, müssen gestärkt und auch für solche Mitarbeiter beschafft werden, die normalerweise ins Büro kommen. Darüber hinaus sollten CIOs bestehende Anwendungen, Client-Server-Architekturen und Systeme, die der Telearbeit im Weg stehen, kritisch hinterfragen. Im Jahr 2020 und in Zukunft sollten Sie lediglich einen Webbrowser benötigen, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Papiergebundene Prozesse müssen abgeschafft werden und das Outsourcing der Postbearbeitung ist künftig unverzichtbar. Dem „IDC COVID-19 Tech Index Survey“ zufolge, sind Cloudumgebungen eine zentrale Voraussetzung, um Telearbeit zu ermöglichen.

Skalierbarkeit und hohes Datenaufkommen

Bestimmte Branchen müssen sicherstellen, dass sie übermäßige Mengen an Daten und Dokumenten bewältigen können. Sofortige Skalierbarkeit und die Möglichkeit, die explosionsartige Zunahme an Daten zu bewältigen, sind ein Muss. Denn nur so können sich Unternehmen schnell anpassen, ohne von Engpässen bei der Rechenleistung ausgebremst zu werden.  In der aktuellen Krise ließ sich dies im Gesundheitswesen und bei Behörden gut beobachten: In Screening-Zentren kam es zu Wartezeiten von bis zu fünf Stunden oder die IT von Behörden war mit der Verarbeitung von Anträgen auf staatliche Unterstützung überfordert, sodass es zu großen Verzögerungen kam. Die einzige Option für solche Branchen, wie auch für das Gesundheitswesen, ist die Umstellung auf die Cloud oder die Hybrid Cloud, denn so ist eine automatische Skalierung möglich.

Verstärkt Mobilgeräte nutzen

Jeder Einzelne sollte möglichst alles mithilfe eines Smartphones erledigen können – die Eröffnung eines Kontos, das Einreichen von Unterlagen, die Überprüfung neuer Mitarbeiter und andere Vorgänge. Apps sollten zur Erfassung von Informationen für bestehende Systeme genutzt werden. Erfassungsprozesse müssen allgegenwärtig sein und den Erwerb von Dokumenten, Daten, Bildern und Inhalt aller Art unterstützen. So können Banken Apps für eine Kontoeröffnung, das Einreichen von Identitätsnachweisen und anderer Unterlagen für die Bearbeitung von Kreditanträgen nutzen. Die Automatisierung beschleunigt solche Remote-Prozesse, senkt dabei die Kosten und verbessert die Genauigkeit.

Kontext ist König

Ohne die übliche Büroumgebung und isoliert im Homeoffice verfügen einzelne Mitarbeiter meist nicht über die notwendigen Informationen, um Entscheidungen zu treffen. Mitarbeiter und Führungskräfte benötigen mehr kuratierte, angereicherte Daten, um ein Höchstmaß an Produktivität zu erreichen. Dies setzt eine Anwendung voraus, mit der Daten auf entsprechende Weise erweitert sowie Prozesse und Aufgaben gestrafft werden können. Indem Daten durch Kontext ergänzt werden, erhalten Mitarbeiter ein umfassendes Bild davon, was bestimmte Informationen bedeuten. Dadurch sind schnellere und bessere Entscheidungen möglich und Unternehmen erhalten fundierte Erkenntnisse.

Punktuelle Lösungen

Immer mehr Organisationen packen derzeit die bestehenden Probleme bei wichtigen Geschäftsabläufen an. Aus der Notwendigkeit zur Telearbeit ergeben sich aber auch neue Herausforderungen. Dabei werden Unternehmen ihr Augenmerk hauptsächlich auf den Abbau dieser Hindernisse und die Automatisierung von Bereichen mit großem Datenaufkommen richten. Beispiele hierfür ist die durchgängige Automatisierung der Rechnungsbearbeitung in der Buchhaltung, das Onboarding neuer Mitarbeiter, die effiziente Bearbeitung von Verträgen oder Schadenmeldungen und andere Prozesse, die mit manueller Dateneingabe verbunden sind.

Die Lösungen von Ephesoft ermöglichen Unternehmen, viele dieser Herausforderungen selbst zu meistern, und unterstützten sie dabei, diese einzigartige Krise zu bewältigen und daraus gestärkt hervorzugehen. Treten Sie noch heute mit uns in Kontakt und erfahren Sie mehr:

• Ephesoft Transact und Ephesoft Semantik: Diese Plattformen ermöglichen die Erfassung von Dokumenten und Daten sowie deren Anreicherung remote.
• Ephesoft Transact Cloud HyperExtender: Hybrid Cloud mit automatischer Skalierung für die Bewältigung von großen Datenmengen oder Prozessen mit explosionsartig steigendem Datenvolumen.
• Ephesoft Mobile: SDK für die Dokumentenerfassung unterwegs mit dem Mobilgerät
• Semantik Plattform: Die cloudbasierte Plattform für Context Driven Productivity bietet Kontext, beschleunigt Prozesse und steigert die Produktivität hochqualifizierter Mitarbeiter. (noch nicht in EMEA verfügbar)
• Semantik Invoice: Die neue cloudbasierte Einzellösung ermöglicht die Automatisierung des Rechnungswesens. (noch nicht in EMEA verfügbar)