Angesichts von COVID-19 haben wir uns im Homeoffice verschanzt, um uns zu schützen. – Eine Situation, die von manchen gar mit Kriegszeiten verglichen wird. Stets haben wir dafür geworben, hochqualifizierte Mitarbeiter zu entlasten, damit sie sich wichtigeren Aufgaben zuwenden können. Doch jetzt stellen wir fest, dass wir weniger solcher Mitarbeiter zur Verfügung haben. Derzeit arbeiten die meisten von uns im Homeoffice und interagieren mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Kollegen über den PC oder das Smartphone. Noch nie war es so wichtig wie heute, Cloudnutzung und Cloudfähigkeit zentral im Unternehmen zu verankern. – Dies ist inzwischen keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.

Unternehmen, die den Paradigmenwechsel zu Telearbeit und zu automatisierten Prozessen vollzogen haben, kommen mit der derzeitigen Situation besser zurecht als solche, die den Schritt zu autonomen (oder hochautomatisierten) Geschäftsprozessen bisher gescheut haben. Die Arbeit im Homeoffice und die Selbstisolation zuhause zwingen uns, weniger anzufassen und mehr Arbeit mit weniger Ressourcen zu erledigen. Sollte Ihr Unternehmen zu denjenigen gehören, die bislang keine formale Strategie für produktivere Betriebsabläufe in der digitalen Welt entwickelt haben, ist es höchste Zeit. Verstärken Sie die im Homeoffice festsitzende Belegschaft durch Automatisierung, Maschinen, künstliche Intelligenz und Kontextdaten.

Wir selbst haben uns kritische Fragen gestellt, unsere Prioritäten neu definiert und dann festgelegt, welche Veränderungen wir dafür vollziehen müssen. Es ist deutlich geworden, dass wir Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlasten sollten, damit sie im Unternehmen die Möglichkeit haben, sich mit neuen, komplexeren Aufgaben zu befassen.

Wir haben Prozesse identifiziert, die für die Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung sind. Wir haben aber auch festgestellt, dass manche Abläufe nicht funktionieren. Es gibt kein Patentrezept, um all diese Herausforderungen zu meistern. Allerdings können wir Prozesse beschleunigen und die negativen Auswirkungen der Pandemie mindern. Durch Analyse von auch in der aktuellen Krise erfolgreichen Unternehmen und aus eigener Arbeit in einem Unternehmen, das mit viel Herz und Geschäftssinn agiert, weiß ich, dass wir die Krise meistern werden, wenn wir uns auf vier zentrale Fragen konzentrieren.

  1. Wie können wir das Homeoffice als neue Normalität stärken?
  2. Was zählt wirklich für das Unternehmen?
  3. Was kann ich jetzt dafür tun?
  4. Wie kann ich das Unternehmen für künftige Krisen wappnen?

Wie können wir das Homeoffice als neue Normalität stärken? Beginnen wir bei den Mitarbeitern. Wir sind jetzt gezwungen, im Homeoffice zu arbeiten. Bei einigen Unternehmen wurde dadurch die unzureichende digitale Transformation offensichtlich, während andere Unternehmen mit bereits erzielten Effizienzgewinnen glänzen konnten. Zwar ist für einige Unternehmen Homeoffice bereits Routine, doch andere überlegen noch, wie sie eine entsprechende Arbeitsumgebung schaffen und manuelle Prozesse digitalisieren können. Wir können nun nicht eben schnell zu Kollegen gehen, um sie um weitere Unterlagen zu bitten oder ihnen einen Ordner mit Dokumenten zu geben, den sie für den Abschluss eines Projekts benötigen. Unsere manuellen Prozesse liegen nun offen vor uns, mit all ihren ineffizienten Aspekten.

Wir unterstützen Personal, Prozesse und Produktivität, indem wir überlegen, wie sich die unterbrochenen Arbeitsabläufe automatisieren lassen. Sehen Sie sich an, wo Daten und Informationen entstehen, und definieren Sie die bestehenden Lücken, die durch Digitalisierung von Inhalten überbrückt werden können. Wählen Sie eine intelligente Technologie, die gewährleistet, dass Dokumente und enthaltene Informationen beim sicheren, effizienten Weg durch das Unternehmen im Kontext betrachtet werden. Dies umfasst auch die Anreicherung der Daten, damit die Informationen verwertbar werden.

Befassen wir uns nun mit der Setzung von Prioritäten. Was zählt wirklich für das Unternehmen? Plötzlich wird Multitasking durch eine klare Fokussierung auf solche Aufgaben ersetzt, die für Umsatz und Kostensenkung entscheidend sind und das Unternehmensergebnis verbessern. Hierbei zahlt es sich aus, die Erwartungen und Anforderungen der Kunden zu kennen, um auf überflüssigen Aufwand verzichten zu können.

Wir sehen allzu deutlich, welche Prozesse nicht richtig funktionieren, wo es Engpässe gibt und welche Automatisierung nötig ist, damit sie wieder reibungslos ablaufen. Die von der Organisation repräsentierten Werte müssen immer wieder austariert und abgestimmt werden, wenn uns Kunden und auch Mitarbeiter am Herzen liegen. Wie wir wissen, brauchen wir unterschiedliche interne und externen Wissensquellen, um benötigte Daten anzureichern und damit unseren Werten zu entsprechen. Nun können wir auch überlegen, Prozesse zu automatisieren und dadurch die Daten mit Kontextinformationen anzureichern.

Dies bringt mich zu den erforderlichen Maßnahmen. Wir haben nun erkannt, was nicht funktioniert. Doch was können wir dagegen tun? Hierzu analysieren wir alle Prozesse und überlegen, ob sie wirklich notwendig sind und ob es eine bessere Alternative gibt, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wenn unsere wertvollsten Mitarbeiter nur mit Formularen und Papierkram beschäftigt sind, sollten wir sie entlasten, damit sie sich Aufgaben mit höherem Mehrwert widmen können. Auch ohne aufwendige Analyse und Planung gibt es etliche Möglichkeiten, dadurch das Unternehmensergebnis zu verbessern. Alles was hierzu nötig ist, sind qualifizierte Fachkräfte, die solche Möglichkeiten ausschöpfen.

Durch Analyse der im Unternehmen verarbeiteten Daten und im Kontext der damit verbundenen Aufgaben, können wir einzelnen Prozessen Vorrang geben und dabei semantische Daten erzeugen. „Semantisch“ bedeutet, dass sich die Daten „auf etwas beziehen“. Semantische Daten stellen Beziehungen und Verbindungen her und haben somit mehr Aussagekraft. Dies betrifft konkret die Logik. Das Erfassen von Daten ist gut, doch das Erfassen von Daten mit dem jeweiligen Kontext ist besser: So werden Informationen erschlossen, durch die sich Entscheidungsprozesse beschleunigen lassen. Semantische oder kontextbezogene Daten ermöglichen uns, besser und schneller zu agieren, da die Darstellung der Daten ihre Bedeutung oder den Kontext verständlich macht.

Nun wissen wir, worauf wir uns konzentrieren müssen. Erreichen Sie den ROI schon nach kürzester Zeit, indem Sie sich auf die kontextbezogene Erfassung von Daten konzentrieren, die für einen bestimmten Prozess mit höherer Wertschöpfung benötigt werden. Kontextbezogene Daten werden die sprunghaft gestiegene Nachfrage nach Datenanalysen, die heute wichtiger denn je ist, weiter anheizen. Stellen Sie sich all die Prozesse vor, mit deren Hilfe Ihr Unternehmen Informationen erfasst. In vielen Unternehmen sind noch immer manuelle Prozesse in der Poststelle üblich. Mitarbeiter im Rechnungswesen bearbeiten Rechnungen häufig noch immer von Hand und brauchen mehrere Tage, um Aufträge zu bearbeiten. Prozesse wie diese lassen sich am leichtesten automatisieren und haben das Potenzial, aus Abteilungen Profitcenter zu machen.

Wir können auf den Kontext hinter den einzelnen Werten unserer Daten sehen und erhalten somit Informationen, mit denen wir unsere internen und externen Wissensbanken unterfüttern können. Hierzu nutzen wir Konnektoren, maschinelles Lernen, robotische Systeme und Dashboards, die Mitarbeitern nützliche Informationen liefern und die größere Produktivität fördern.

Gewappnet mit einer solchen Bestandsaufnahme, können wir das Unternehmen nun zukunftssicher aufstellen. Wir haben uns Spielraum verschafft, um uns auf die nächste Krise vorzubereiten – aber auch um den nächsten Boom zu bewältigen, der mit Sicherheit auf uns zukommt.  Wir haben unsere SB-Modelle etabliert und bieten Kanäle und Plattformen, damit Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter weniger Hilfe von der IT benötigen. Darüber hinaus haben wir Systeme für Context Driven Productivity eingerichtet. So sind wir gut aufgestellt, um neue Mitarbeiter einzustellen und das Onboarding abzuwickeln. Wir haben auch die Mitarbeiter entlastet, damit diese bei einer neuen Krise besser vorbereitet sind, und nun Zugriff auf die für das Tagesgeschäft benötigten sauberen Daten hat und auch Kunden mit uns remote arbeiten können.

Wir werden aus dieser Situation gestärkt hervorgehen und eine Transformation vollzogen haben, die uns einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Jetzt ist nicht der Moment, um die digitale Transformation hinauszuschieben oder zu verzögern. Vielmehr sollten Sie jetzt Gas geben und aufs Tempo drücken. Es geht schließlich darum, diese Krise zu bewältigen.