Welche Prozesse Sie eliminieren und welche Sie forcieren sollten

Es gibt stets Möglichkeiten, Dokumente und Rechnungen in der Finanzbuchhaltung auf intelligente, einfache und schnelle Weise zu bearbeiten. Die Finanzbuchhaltung leidet seit Langem unter dem Stigma, dass ihre Mitarbeiter nur mit manueller Dateneingabe, Zahlendreherei und Monatsabschlussberichten beschäftigt sind. Falls Sie schon einmal mit dieser Wahrnehmung konfrontiert wurden, sollten Sie den Ruf der Finanzabteilung jetzt rehabilitieren: Nehmen Sie die Prozesse unter die Lupe und stellen Sie diesen Funktionsbereich völlig neu auf.

Digitale Transformation

Sicherlich ist Ihnen der Hype rund um die digitale Transformation nicht entgangen. Dass dieser Begriff in den Suchmaschinen hohe Trefferquoten erzielt, hat gute Gründe. Die digitale Transformation ist die Umwandlung von papiergebunden Dokumenten mit unstrukturierten, nicht durchsuchbaren und unzugänglichen Inhalten in ein digitales Format, auf das Mitarbeiter leicht zugreifen und das sie verwenden können. Finanzbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung sind wichtig Anwendungsfälle für die digitale Transformation: Traditionell erfolgt die Rechnungsstellung in Papierform oder mittels nicht durchsuchbarer PDF-Dateien. Dadurch sind solche Dokumente hervorragende Kandidaten.

Wagen Sie, einen Moment lang zu träumen: Was würden Sie mit Ihrer frei gewordenen Zeit anfangen, wenn Sie Rechnungsdaten nicht mehrfach in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingeben müssten?

Wenn Sie sich für die digitale Transformation Ihrer Finanzbuchhaltung entscheiden, können Sie auf die folgenden sechs Prozesse verzichten:

  1. Manuelle Dateneingabe. Mithilfe von Smart Capture® gibt es einen zuverlässigen, automatisierten Weg der Dateneingabe. Dieser basiert auf einer Technologie für überwachtes maschinelles Lernen wodurch die Erkennung von Feldern auch dann erfolgt, wenn sich diese an unterschiedlichen Stellen befinden oder die Dokumente von verschiedenen Lieferanten stammen. Rechnungen werden häufig in Papierform oder als PDF versendet. Eine Suche im Computer ist daher meistens unmöglich, sodass das menschliche Auge als Alternative herhalten muss.
  2. Sobald die Daten jedoch automatisch erfasst werden, können die Rechnungen mithilfe technischer Lösungen sortiert, indexiert oder klassifiziert werden. Falls Sie sich für Smart Capture entscheiden und damit eine Lösung einsetzen, die auf überwachtem maschinellem Lernen basiert, erkennt das System die Art des Dokuments – sei es eine Rechnung, eine Bestellung oder ein Antrag. Das Tool kann die Dokumente zudem mit Markierungen für den entsprechenden Lieferanten und Buchungscode versehen. Eine manuelle Klassifizierung hingegen kann ein sehr zeitaufwendiger Prozess in der Finanzbuchhaltung sein.
  3. Bei automatischer Erfassung und Klassifizierung müssen die Dokumente in Papierform nicht in Ordnern abgeheftet werde, wo sie viele Jahre ihr Dasein fristen und wertvollen Platz in Anspruch nehmen.
  4. Sobald die Daten erkannt und korrekt geordnet wurden, können die Metadaten automatisch aus den einzelnen Rechnungen oder Dokumenten extrahiert werden. Bei dieser Extraktion werden alle benötigten Daten von den Seiten gezogen und in ein strukturiertes, durchsuchbares Format gebracht. Dieses ist einfach zugänglich und einsetzbar. Ohne Automatisierung wäre bei diesem Schritt erneut eine manuelle Dateneingabe notwendig. Je nachdem, welche technische Ausstattung in Ihrer Organisation vorliegt, müssten bei der Bearbeitung von Rechnungen die Daten mehrmals in verschiedene Systeme eingegeben werden. Durch die Automatisierung erübrigt sich dieser Mehraufwand.
  5. Sicher werden Sie auch den banalen, manuellen Export und Import der Daten in Ihre ERP-, CRM- oder RPA-Systeme oder andere branchenspezifische Tools nicht vermissen.
  6. Die meisten Finanzbuchhaltungen müssen sich jährlichen Audits unterziehen. Dabei verbringen die Mitarbeiter viele Tage und Stunden mit der Erstellung von Daten und Berichten. Davor brauchen Sie sich künftig nicht mehr zu fürchten, denn dank Smart Capture können Sie leicht auf die Metadaten zugreifen und schnell Berichte erstellen. Laut Kunden, die Tools für Smart Capture einsetzen, verkürzt sich die Dauer der Audits dadurch von mehreren Wochen auf wenige Stunden.

Und los geht‘s – natürlich automatisch

Die digitale Transformation wirkt sich oftmals positiv auf die Mitarbeiter im Rechnungswesen aus und wird von diesen begrüßt. So berichten Kunden von einer Produktivitätssteigerung von 400 %, indem sie Rechnungen mit intelligenten Tools erfassen. Durch diese intelligente Software erübrigen sich die monotonen Prozesse in der Buchhaltung, sodass Mitarbeiter mehr Raum haben, sich Aufgaben mit größerer Wertschöpfung zu widmen. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf die Motivation aus, sondern trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Zudem können mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeitet werden, sodass die Prozesse mit dem Unternehmen mitwachsen können.

Darüber hinaus profitiert die Finanzbuchhaltung von zahlreichen Vorteilen, die mit kürzeren Zahlungszyklen verknüpft sind. So haben sie die Möglichkeit, sich durch frühzeitige Begleichung von Rechnungen Skonti oder dynamische Rabatte zu sichern. Unter Umständen wird die Finanzbuchhaltung so zu einem Profitcenter. Honda Logistics ist ein Paradebeispiel dafür: Der Einsatz von Smart Capture im Rechnungsprozess ermöglicht es dem Unternehmen weitere 20.000 Rechnungen pro Jahr zu bearbeiten. Darüber hinaus ist die Finanzbuchhaltung bei Honda Logistics aufgrund der Zahlungsabwicklung über virtuelle Konten inzwischen ein Profitcenter.

Kickstart für die digitale Transformation – sieben Tipps

Sie möchten wissen, wie Sie der digitalen Transformation bei der Rechnungsbearbeitung zu einem erfolgreichen Start verhelfen? Dann beachten Sie unsere sieben Empfehlungen und Sie machen die oben geschilderten manuellen Prozesse überflüssig.

Stellen Sie ein schlagkräftiges „Tiger Team“ zusammen, das das Digitalisierungsprojekt voranbringt, und beginnen Sie mit der Lieferantenbuchhaltung. Hierfür benötigen Sie einen Befürworter auf Führungsebene, der das Projekt begleitet und fördert. Aufgrund der großen Menge an Rechnungen und anderen Finanzdokumenten, die noch manuell bearbeitet werden, ist die Buchhaltung eine der Abteilungen, die sich am besten automatisieren lassen. Ihr „Tiger Team“ unterstützt Sie dabei, das Projekt auf die Beine zu stellen und voranzubringen.

Überzeugen Sie mit einem Business Case. Um sich die finanziellen Mittel für das Projekt zu sichern, sollte das Team die Ziele definieren sowie die erwarteten Ergebnisse und den voraussichtlichen Mehrwert für das Unternehmen darlegen. Bringen Sie in Erfahrung, wie viele Rechnungen pro Woche, Monat oder Jahr zu bearbeiten sind und wann es gegebenenfalls zu Auslastungsspitzen kommt. Sie sollten auch wissen, wie viele Mitarbeiter in der Buchhaltung arbeiten, wie lange normalerweise die Bearbeitung einer Rechnung dauert und wie viele Ausnahmen es in der Regel gibt. Anhand dieser Kennzahlen können Sie die Projektziele genau definieren und später den Erfolg des Projekts belegen.

Sehen Sie sich die Softwareanbieter an. Eines der wichtigsten Kriterien bei der Wahl des Herstellers ist die Art der Plattform, auf der das Tool läuft – Cloud oder On-Premises. Läuft das Tool auf einem öffentlichen, gehosteten Server oder in der Private Cloud? Solche Entscheidungen haben Einfluss auf die Service Level Agreements (SLA) mit den Herstellern, die Details wie die Wiederherstellung der Daten, Notfallwiederherstellung und Ausfallzeiten umfassen. Die Nichteinhaltung der im SLA vereinbarten Vorgaben bedeutet finanzielle Einbußen für den Anbieter.

Nachdem Sie Hersteller und Lösung für Smart Capture gewählt haben, beginnt die Implementierung. Hierfür müssen Sie die Felder festlegen, die erfasst werden sollen – z. B. Name des Unternehmens, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuer, Versand, Zwischensumme, Gesamtsumme und andere Felder. Durch Wahl dieser Felder vereinfachen Sie die Abläufe in der Buchhaltung, sobald Sie die intelligente Erfassung eingerichtet haben. Das Tiger Team arbeitet eng mit dem Hersteller zusammen, damit die Implementierung erfolgreich ist.

Changemanagement. Vor dem Go-live sollten Sie unbedingt die Teams darauf vorbereiten, insbesondere die Mitarbeiter in der Buchhaltung, damit Sie im gesamten Unternehmen Unterstützung erhalten, auf Akzeptanz treffen und gar Begeisterung auslösen. Der Befürworter des Projekts auf Führungsebene sollte das positive Changemanagement anführen.

Schulungen. Der Hersteller Ihrer Wahl sollte unbedingt Empfehlungen abgeben, wie Sie die Mitarbeiter für den Einsatz des Erfassungstools am besten schulen. Die Anwendung des Tools sollte einfach und intuitiv sein.

Schließlich kommt der große Tag für das Go-live! Planen Sie unbedingt ein, wie Sie die Kennzahlen nachvollziehen und den Erfolg des Projekts belegen wollen.

Die digitale Transformation ist Gateway und Lösung, um die in Dokumenten verborgenen Daten zu erschließen. Mit der Erfassung und Digitalisierung von Rechnungen setzen Sie die ersten – und verknüpften – Schritte in der Buchhaltung um, die Mitarbeiter entlasten, damit sie anspruchsvollere Aufgaben übernehmen können. Angesichts der zuverlässigen Ergebnisse, Genauigkeit, Produktivität, Effizienz und Kosteneinsparungen verblassen etwaige Bedenken gegenüber einer neuen Technologie schnell. Sie möchten mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie uns unter info.eu@ephesoft.com.