Mit dem relativ neuen Begriff „elastisches Unternehmen“ beschreiben wir die Voraussetzung dafür, dass Firmen die aktuelle Phase und die Zeit nach COVID-19 überleben. Bei Ephesoft spezialisieren wir uns darauf, Geschäftsprozesse von Unternehmen zu automatisieren, damit diese maximale Produktivität erreichen. Mithilfe unserer Plattform können Kunden den prozessbezogenen Personaleinsatz verringern und beeindruckende Ergebnisse erzielen.

Angesichts der derzeitigen weltweiten Lage erlebt die Arbeitswelt einen tief greifenden Wandel. Wir sind nun gefordert, uns anzupassen und uns auf das neue globale Umfeld einzustellen. Wir haben jetzt die Aufgabe, Mitarbeitern erfolgreiches Arbeiten unter den neuen Bedingungen zu ermöglichen. Damit wir als Organisation überleben, müssen sich alle Bereiche des Unternehmens grundlegend verändern. Doch wie gehen wir mit der Ungewissheit um und wie lässt sich daraus eine Strategie ableiten, die das Unternehmen umsetzen kann?

Schwarze Schwäne – höchst unwahrscheinliche Ereignisse

Der Begriff „schwarzer Schwan“ wird häufig in der Finanzwelt verwendet und bezeichnet ein extrem negatives Geschehen oder ein Ereignis, das sich nicht oder nur schwer voraussehen lässt. Unter einem als „schwarzer Schwan“ bezeichneten Ereignis sind also Entwicklungen zu verstehen, die unerwartet und nicht vorhersehbar sind. Solche Ereignisse scheinen sich in letzter Zeit zu häufen. Man denke nur an die vielen Hochwasser, Waldbrände, die COVID-Pandemie, Cyberangriffe, politische Unruhen, die Finanzkrise, Brexit und viele andere Entwicklungen der letzten Jahre.

Schnee von gestern? Mitnichten. Wir müssen darauf gefasst und vorbereitet sein, auch künftig solche Ereignisse zu bewältigen, selbst wenn wir sie nicht vorhersagen können. So wie sich die Menschheit stets weiterentwickelt und angepasst hat, um zu überleben, benötigen auch Unternehmen die notwendige Elastizität, um weiter zu bestehen.

Was bedeutet „Elastizität“ im geschäftlichen Umfeld?

Sehen wir uns zunächst die Definition von Elastizität an. Damit wird die Eigenschaft eines Stoffes bezeichnet, wieder in die ursprüngliche Form zurückzukehren. Elastizität ist aber auch die Fähigkeit zur Veränderung und Anpassung. Dies ist unbestritten eine Voraussetzung für Unternehmen in der neuen Normalität – von den Geschäftsprozessen über die IT bis zur Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern.

Elastizität im Unternehmen ist ein strategischer Ansatz und ein übergeordnetes Thema. Damit sind wir in der Lage, uns dynamisch an externe Marktkräfte und globale Einflüsse anzupassen und uns zu verändern. Ein solcher Ansatz berücksichtigt auch mobiles, nur zeitweise anwesendes Personal, das schnell anderswo eingesetzt werden kann, und stellt sämtliche Services und Anwendungen bereit, damit Mitarbeiter produktiv arbeiten können.

Die wichtigsten Elemente dieses Ansatzes:

  • Bereitstellung von skalierbarer Infrastruktur und Services, die Mitarbeitern, Kunden und Partnern stets zur Verfügung stehen
  • Schaffung einer Grundlage, um die Automatisierung dort zu erweitern, wo Arbeit tatsächlich stattfindet
  • Bereitstellung einer Umgebung für neue Anwendungen und intelligente Tools der nächsten Generation, damit sich das Unternehmen erfolgreich entwickelt
  • Und all diese Grundlagen müssen überall und jederzeit zur Verfügung stehen.

Organisationen auf der ganzen Welt überlegen, wie sie ihre Strategien anpassen können, um größere Elastizität zu erreichen. In einer kürzlich von IDC durchgeführten Untersuchung nannten die befragten CIOs folgende Prioritäten während der Pandemie, um eine Strategie und die Grundlagen für die neue Normalität zu schaffen:

  • Verstärkte Nutzung von Software, die Möglichkeiten für umfangreiche digitale Innovationen bietet
  • Schaffen einer digitalen Kultur
  • Größere Effizienz und Kostenreduzierung, um das operative Geschäft zu optimieren
  • Einrichten eines neuen Systems für Remote-Arbeit und Kooperation

Herausforderungen bei der Entwicklung eines neuen Modells

Um die Elastizität von Unternehmen für maximale Produktivität zu stärken, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Remote arbeitende Mitarbeiter können auf Kontext zugreifen, die Cloud wird umfassend eingesetzt, die Grundlagen für moderne Anwendungen sind erfüllt und das Personal kann von überall aus arbeiten. Dabei hat die Bereitstellung von Kontext denselben Effekt wie ein Austausch von Kollegen am Wasserspender. Das Büro ist ein Ort, an dem Menschen zusammenarbeiten und sich begegnen. Dies wurde uns aber erst dann bewusst, als das Büro aus unserem Alltag verschwand. Angesichts der vielen remote arbeitenden Mitarbeiter fehlen solche Möglichkeiten für Gespräche und den Wissensaustausch.

Mangels Alternativen treffen wir uns inzwischen im Rahmen virtueller Meetings mit Kollegen, Partnern und Kunden. Doch ist das wirklich ein Ersatz? Diese Frage beschäftigt derzeit die Psychologen und Sozialwissenschaftler. Wie diese festgestellt haben, sind virtuelle Meetings mit einigen Problemen verbunden. Zunächst einmal ist es schwierig, sich nicht von den vielen Anwendungen ablenken zu lassen und sich voll und ganz auf die Besprechung zu konzentrieren. So gehen E-Mails ein, werden Chats begonnen und sind Aufgaben zu erledigen. Zudem werden viele Anwender durch den sogenannten „Spiegeleffekt“ in Anspruch genommen und kontrollieren ständig ihren Gesichtsausdruck. Die kognitive Belastung der Mitarbeiter und die Beanspruchung unseres Gehirns bei der Interpretation normaler Körpersprache oder Signale, sind eine Herausforderung und führen zur mentalen Erschöpfung.

Ich arbeite remote und sehne mich ins Büro unserer Zentrale zurück. Denn dort profitiere ich viel stärker von persönlichen Gesprächen und kann Aufgaben schneller und konzentrierter erledigen. Menschen bedienen sich anderer Menschen und machen sich deren Insiderwissen zunutze. Dadurch gibt es mehr Kontext und eine bessere Grundlage für Problemlösung und Produktivität. Genau dieses kontextbezogene Wissen der Menschen fehlt nun aufgrund der neuen Remote-Arbeit, auf die sich viele so mühsam einstellen.

Sind soziale Netzwerke und Collaboration-Tools die Antwort? Häufig fehlt im Chat der Kontext. Was man in einem persönlichen Gespräch in fünf Minuten erledigen könnte, wird zu einem einstündigen Chat, bei dem es trotzdem zu Missverständnissen kommt. Darüber hinaus sind nicht alle Anwender technisch versiert: Vielen fehlt das Wissen, um Anwendungen optimal zu nutzen. Angesichts mehrfacher Kommunikation über E-Mails und zahlreiche Chat-Plattformen gehen Konversationen und aussagekräftige Informationen womöglich unter.

Kontext ist König

Das Thema Kontext zieht sich wie ein Leitmotiv durch alle Bemühungen, in einer dynamischen Umgebung mit remote arbeitendem Personal maximale Produktivität zu erreichen. Um Anwendungen wirklich effektiv einsetzen zu können, sind „kontextbezogene Erweiterungen“ erforderlich, die Gespräche umgehend durch Bezüge und Kontext ergänzen. Beispielsweise können bei einer Konversation über die Buchhaltung mithilfe einer Erweiterung auf Slack auch Dokumente, Daten und Informationen hinzugefügt werden. Dadurch wird Kontext vermittelt und ein fundiertes Gespräch möglich, sodass Mitarbeiter in diesem Moment produktiv arbeiten können.

Durch entsprechende Cloud-Architektur und Cloud-Lösungen erreichen Unternehmen ebenfalls größere Elastizität. Die Umstellung auf die Cloud ist gefühlt schon seit einer Ewigkeit ein Thema. Doch im Jahr 2020 hat dieses angesichts der Investitionen von über 231 Mrd. US-Dollar in die Cloud nichts von seiner Aktualität eingebüßt. Noch immer scheuen Organisationen aufgrund vermeintlicher Sicherheitsrisiken den Wechsel in die Cloud oder räumen diesem keine hohe Priorität ein.

Bei CIOs hat die Cloud höchste Priorität

Doch mit COVID hat sich all dies bis auf Weiteres geändert: Einer IDC-Befragung unter CIOs zufolge hat die Cloud inzwischen höchste Priorität. Damit Unternehmen die erforderliche Elastizität erreichen, ist die Cloud inzwischen wichtiger geworden.

Mithilfe der Cloud können entsprechende Services für Anwender verfügbar gemacht werden. Außerdem lässt sich damit allgegenwärtiger Zugriff realisieren. Durch eine Kombination aus SaaS-Angeboten sowie Private und Public Cloud haben Organisationen die Möglichkeit, bei der Bereitstellung erweiterter Automatisierung einen hybriden Ansatz zu verfolgen, sodass die Produktivität der Mitarbeiter unabhängig von deren Standort oder Gerät gesteigert wird. Mit der Cloud kann in der Regel der Betrieb hoch- oder heruntergefahren werden, um unerwartete Bedarfsschwankungen zu kompensieren oder Kosten zu sparen. So profitieren Anwender auf der ganzen Welt von ständiger Verfügbarkeit. Viele Organisationen haben schnell verstanden, dass über die Cloud die nötige Rechenleistung verfügbar ist, um maschinelles Lernen und KI einzusetzen. Und da sich die Infrastruktur nicht mehr physisch vor Ort befindet und keine Ressourcen zu verwalten sind, steht einer größeren Elastizität nichts mehr im Wege.

Heutige Tools für Remote-Arbeit

Wir Menschen haben uns in der Krise zwar an Remote-Arbeit gewöhnt, nicht jedoch unsere Anwendungen. Im Bestreben, möglichst hohe Produktivität zu fördern, haben wir mit vereinten Kräften versucht, die vorhandenen Tools im Unternehmen verfügbar zu machen, sodass alle davon profitieren. Mithilfe von Content Services und Anwendungen für die Synchronisierung sind Fernzugriff und die gemeinsame Nutzung von Daten möglich. Collaboration-Tools und mobile Erfassung bieten eine einfache Möglichkeit, Dateien bereitzustellen. Mit den meisten Workflow-Tools lässt sich auch im Homeoffice Kontinuität gewährleisten. Doch was ist mit robotischer Prozessautomatisierung (RPA)? Und wo bleiben Kontext und KI?

Bei vielen RPA-Implementierungen handelt es sich um beaufsichtigte Prozesse, bei denen irgendwann Zugriff am Desktop oder das Eingreifen eines Anwenders erforderlich sind. Entscheider sollten ihre Strategien für RPA und die digitale Transformation daher neu bewerten. Welche Möglichkeiten gibt es, unbeaufsichtigte Prozesse einzuführen und auf die Vorstellung vom „robotischen Helfer“ oder den Menschen als Bestandteil des Prozesses zu verzichten? Wie können wir eine Art digitalen Wasserspender für die digitale Workforce schaffen, damit diese Kontext bekommt und weniger Eingreifen des Menschen benötigt wird?

KI und Tools für maschinelles Lernen müssen verstärkt eingesetzt werden. Gartner zufolge „generiert die KI-basierte Erweiterung von Prozessen 2,9 Billionen US-Dollar an Mehrwert und entspricht einer Produktivität von 6,2 Milliarden Personalstunden.” Es ist kein Geheimnis, dass KI die Voraussetzung für den nächsten Sprung ist und einen ganz neuen Grad an Produktivität und Automatisierung von Anwendungen ermöglicht. Durch die Erweiterung der Automatisierung und der Prozesse können wir beispiellose Produktivität erlangen und Milliarden an Arbeitsstunden sparen. Damit stehen Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben zur Verfügung.

Hürden beim Einsatz von KI

Zwar erschweren einige Hindernisse die Implementierung der KI, doch wenn Unternehmen über die notwendige Elastizität verfügen, lassen sich die meisten Hürden überwinden. Elastische Unternehmen zeichnen sich durch eine weitreichende Transformation der Geschäftsprozesse aus. So verfügen sie über eine neue Infrastruktur, die für den verstärkten Einsatz von KI genutzt werden kann. Da immer mehr Unternehmen in die Cloud wechseln, bieten die meisten Cloud-Anbieter eine starke KI-Infrastruktur und sofort verfügbare Toolsets. Damit ist die nahtlose Integration von Anwendungen möglich und Unternehmen profitieren von maschinellem Lernen und KI. Schließlich konzentrieren sich Anbieter auf vorgefertigte Lösungen, mit denen Unternehmen schnell loslegen können, oder aber Lösungen, die sofort Wertschöpfung generieren.

Die Toolkits von morgen

Künftige Tools stellen den Anwendungen angereicherte Daten bereit, damit Kontext genutzt wird und Anwender die Informationen haben, die sie jetzt und künftig benötigen. Knowledge Graphs liefern automatisch verknüpfte und zueinander in Beziehung gesetzte Informationen. Dadurch ist gewährleistet, dass Kontext im Vordergrund steht und echtes Prozesswissen verfügbar ist. Dieses Wissen durch künstliche Intelligenz fördert die erweiterte Automatisierung im gesamten elastischen Unternehmen und ermöglicht ein völlig neues Maß an Produktivität.

Werden Unternehmen weiterhin Büros benötigen? Oder gehört der Firmensitz bald der Vergangenheit an? Makler von Gewerbeimmobilien gehen davon aus, dass Unternehmen künftig nicht weniger Räume benötigen, sondern bestehende Büros neu strukturieren und umwidmen. Dies liegt nicht nur an veränderten Mitarbeiterzahlen und Remote-Arbeit, sondern an nur vorübergehend anwesenden Mitarbeitern. Diese nehmen gelegentlich an Besprechungen teil und lassen sich von Kolleginnen und Kollegen auf den neuesten Stand bringen. Meist bleiben sie jedoch höchstens einen Tag. Da ein größerer Anteil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, steht beim Umbau der Büros die flexible Belegung von Schreibtischen, Büros und Besprechungsräumen im Vordergrund.

Damit Organisationen die schwankenden Mitarbeiterzahlen bewältigen, benötigen sie eine elastische Grundlage, die Kontext und Automatisierung ermöglicht. Diese muss im Büro, im Homeoffice und überall dort verfügbar sein, wo sich Anwender gerade befinden. Die ständige Verfügbarkeit von Diensten wird die Produktivität fördern und den Abbau von Effizienzbarrieren fördern.

Digital Workforce und digitales Büro

Benötigen Roboter ein eigenes Büro? Wie die aktuelle Krise zeigt, sind digitale Arbeitskräfte immun gegen das Virus. Außerdem schwankt ihre Zahl nicht so stark wie beim Kollegen Mensch. Sie sind stets verfügbar, insbesondere bei Prozessen, die ohne Beaufsichtigung ablaufen. Der naheliegende Standort für das „Büro“ der Digital Workforce ist die Cloud oder ein Anbieter von RPA im SaaS-Modell. Doch können robotische Prozesse bereits autonom arbeiten? Verfügen sie über den Kontext und die KI, um in der eigenen Umgebung unbeaufsichtigt ausgeführt zu werden?

Diese zentralen Grundsätze und die folgenden Fragen zeigen, welche Grundlage hierfür geschaffen werden muss. Wie erlangt ein Unternehmen die Elastizität, sodass überall produktive Remote-Arbeit möglich ist? Sobald Organisationen eine elastische Infrastruktur haben, können sie ihre Strategien anpassen und optimieren, um höchste Autonomie und Produktivität zu erreichen.

Wenn Anwendungen – insbesondere RPA und Workflow-Tools – Kontext bereitgestellt wird, ist weniger Eingreifen des Menschen erforderlich. Denn Digital Workforce und Anwendungen verfügen in diesem Fall über alle Informationen, um Entscheidungen ohne menschliche Intervention zu treffen.

Doch wie gelingt dies? Die Lösung liegt im umfassenden Konzept der Context Driven Productivity, für das ein elastisches Unternehmen die Voraussetzung ist. Starre Organisationen werden nicht überleben, wie wir jeden Tag in den Nachrichten sehen. Unternehmen erreichen beeindruckende Ergebnisse, wenn sie sich auf Personal, Remote-Arbeit, Automatisierung und Produktivität durch neue Anwendungen konzentrieren. Zudem ermöglicht Kontext die nächste Stufe echter Autonomie, sobald wir Mitarbeitern, Digital Workforce und Anwendungen den Kontext geben, damit diese Entscheidungen treffen können. So ist weniger Eingreifen durch Mitarbeiter erforderlich und es lässt sich ein Höchstmaß an Autonomie erreichen.

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