Automatisierung mit Box und Ephesoft
Während gerade die BoxWorks in San Francisco stattfindet, möchten wir gerne die Gelegenheit nutzen und Ihnen einen kurzen Überblick über die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten von Ephesoft in Verbindung mit Box geben.
Es gibt drei wesentliche Fragen, die Sie sich auf strategischer Ebene stellen sollten, wenn Sie Box nutzen:
- Wie füge ich Inhalte und zugehörige Metadaten mit geringstem Aufwand hinzu?
- Wie kann ich Inhalte, die ich brauche, schnell und einfach wiederfinden?
- Wie kann ich Nutzen aus den unstrukturierten oder dunklen Daten, die in meinem Repository liegen, ziehen?
Lesen Sie nachfolgend, wie Sie mit Ephesoft jede dieser Fragen ganz einfach beantworten können.
Verwenden Sie intelligente Dokumentenerfassung für Box
Zunächst ist Ephesoft Transact einfach eine Plattform für das Erfassen von Dokumenten für Box. Mögliche Eingabekanäle sind
- Scanner (Browser-basiertes Scannen)
- MFPs / Kopierer
- Netzwerkordner
- E-Mail (Text und Anhänge)
- Mobile (über unser SDK und App)
- Legacy-ECM-Systeme (CMIS-Import)
- Benutzerdefinierter Code (RESTful Web Services)
Doch die Erfassung über eine Vielzahl von Quellen ist nur der erste Schritt. Anschließend durchlaufen die Dokumente unsere Engine für supervised Machine Learning, werden entsprechend klassifiziert und die festgelegten Datenextraktionsregeln finden Anwendung. Diese extrahierten Daten werden Box-Metadatenfeldern / -Attributen zugeordnet. Neben unserer Anwendung sind auch Makro- und Microservices für eine Vielzahl von Funktionen verfügbar, auf die über Code in Box oder anderen Anwendungen zugegriffen werden kann.
Mögliche Metadaten von Dokumenten in Box
Verbessern Sie die Dokumentensuche mit OCR und Metadaten
Ephesoft Transact kann Box mit OCR (Optical Character Recognition) versehen und den konvertierten Text auf verschiedene Arten bereitstellen
- Alle Dokumente aus einem Ephesoft-Prozess sind Volltexte und durchsuchbare PDFs
- Extrahierte Metadaten zum Box-Metadaten-Mapping
Verbesserte Box-Suchfunktionen mit durchsuchbaren Pdfs
Durch Hinzufügen von Attributen und die Bereitstellung einer durchsuchbaren PDF-Datei aus einem Bild können Sie Suchvorgänge sehr flexibel gestalten und sicherstellen, dass Sie genau das finden, was Sie benötigen. Darüber hinaus verfügt Ephesoft über umfangreiche Datenextraktionsfunktionen, die spezifische Anwendungsfälle bedienen können. Hier einige Beispiele:
- Einzelpostenextraktion für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen
- Extraktion von Paragraphen für die Vertragsbearbeitung
- Querschnittsextraktion für Jahresabschlüsse
- Signaturerkennung für jedes signierte Dokument
Diese Extraktionsfunktionen ermöglichen eine Nutzung von Ephesoft, die über das Box-Repository hinausgeht und können eine Lösung für komplexe Datenextraktionsanforderungen sein.
Unstrukturiert zu Strukturiert: Daten aus großen Dokumentenmengen gewinnen
Schätzungsweise über 80% der Daten in einer Organisation liegen in unstrukturierter Form vor und diese unzugänglichen Daten können zu einer großen Herausforderung für Unternehmen jeder Größe werden. Es wird geschätzt, dass schlechte Datenqualität und fehlende Strukturen Kosten in Höhe von 20-30% des Umsatzes eines Unternehmens verursachen können (FATHOM – „Big Data“ Fakten und Statistiken, die Sie schockieren). Sobald Ephesoft Ihre unstrukturierten Daten transformiert hat, verfügen Sie über wertvolle Informationen, die Entscheidern weltweit helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durchsuchbare Daten unterstützen Unternehmen auf Knopfdruck in folgenden Bereichen:
- DSGVO – Compliance
- Anti-Geldwäsche und Betrugserkennung
- Know Your Customer (KYC) -Analyse
- Vertragsanalyse
- Skonti und Lieferantenrabatte in Anspruch nehmen
- Präzise, schnelle Berichterstellung
Insgesamt profitieren Sie durch den Einsatz der Ephesoft-Plattform von einer Reduzierung des Aufwands und der manuellen Dateneingabe, mehr Effizienz und Produktivität sowie von aussagekräftigen Informationen aus Ihren unstrukturierten Daten. Wenn Sie unsere Plattform in Box integrieren, können Sie Ihre Dokumenten-Workflows optimieren und Ihre Inhalte analysieren.
Ephesoft ist diese Woche ein Aussteller bei BoxWorks. Sie sind vor Ort? Dann besuchen Sie Stand B8 für weitere Informationen und einen Überblick über unsere Lösungen. Oder kontaktieren Sie uns hier.