Die Finanzbuchhaltung ist mehr als nur eine Drehtür, durch die Rechnungen ein- und Schecks ausgehen. Die Finanzbuchhaltung ist eine Verbindlichkeit in der Unternehmensbilanz. Sie repräsentiert die Außenstände für bereitgestellte Waren und Dienstleistungen. Die Erstellung einer ausgeglichenen Bilanz kann ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess sein, auch wenn das Konzept einfach zu sein scheint. Glücklicherweise gibt es Standardanwendungen, mit deren Hilfe die Buchhaltung die korrekte, termingerechte und effiziente Bearbeitung von Rechnungen sicherstellt.

Sehen wir uns die wichtigsten fünf Gründe an, weshalb Unternehmen ihre manuelle Dokumentenerfassung in der Finanzbuchhaltung automatisieren sollten – beispielsweise mit Ephesoft Transact, einem führenden Hersteller von Lösungen zur Erfassung und Erschließung von Inhalten.

  1. Abweichungen – der Fluch termingerechter Fakturierung

Der Aberdeen Group zufolge enthalten 80 % der Rechnungen, die in einem Unternehmen bearbeitet werden, mindestens eine Abweichung. Die Ursache hierfür können falsche Angaben beim Preis eines Postens, beim Rechnungsbetrag, beim gewährten Rabatt oder bei den Herstellerangaben sein. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung wissen am besten, dass schlechte Daten geradewegs ins Chaos führen.

Mittels geeigneter Technologie für die automatisierte Zuführung und Erfassung von Rechnungen und anderen Dokumententypen in der Finanzbuchhaltung, lassen sich Abweichungen identifizieren, bevor ein Sachbearbeiter auch nur einen Blick auf das Dokument geworfen hat. Während Ephesoft Transact den Textinhalt eines Dokuments beim Datenextraktionsschritt der Erfassung analysiert, integriert es eine Fuzzy-Suche in der Datenbank. Damit wird geprüft, ob Herstellerangaben wie Adressen, ID oder Kontonummern korrekt sind.

So können sich die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung darauf verlassen, dass die Technologie die in der Rechnung gemachten Angaben anhand der Herstellerinformationen verifiziert, die im ERP-System oder in einer anderen Anwendung gespeichert sind. Der manuelle Abgleich von zwei getrennten Informationsquellen erübrigt sich damit – und damit die Gefahr, Fehler zu übersehen.

  1. Langsame Weiterleitung von Dokumenten

In puncto Rechnungen sind Unternehmen häufig auf die Gnade ihrer Lieferanten angewiesen. Standardisierte Formate oder einheitliche Vorlagen von Rechnungen sind das Einhorn im Reich der Finanzbuchhaltung. Doch nicht nur bei Dokumenten selbst fehlt die Einheitlichkeit, sondern auch bei deren Zustellung. Elektronischer Versand, etwa per E-Mail oder ein Lieferantenportal, ermöglicht die schnellste Bearbeitung von Rechnungen, da die Finanzbuchhaltung den Anhang in einer Warteschlange nur öffnen oder herunterladen muss. Physische Zustellung mittels Post oder Fax verursacht längere Bearbeitungszeiten.

Einer Vergleichsanalyse zufolge dauert es bis zu fünf oder mehr Tage, bis die Finanzbuchhaltung die Rechnungen erhält, nachdem sie im Unternehmen eingegangen sind. Trotz aller Bemühungen um digitale Transformation der Finanzbuchhaltung, die es in allen Branchen gibt, werden viele Rechnungen noch immer in Papierform eingereicht.

Berücksichtigt man die Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten und Schriftverkehr in Papierform erhalten, leuchten die Verzögerungen bei der Bearbeitung in der Poststelle ein, die durch das Sortieren und Scannen der Dokumente entstehen. Ephesoft hat die Antwort auf den Engpass in der Poststelle. Durch die Plattform von Ephesoft werden organisatorische Prozesse, wie das Sortieren, Scannen und Weiterleiten eingehender Dokumente mittels Automatisierung beschleunigt. Ephesoft Transact führt eine umfassende Analyse des gesamten Dokuments durch, anstatt sich auf Dokumentenvorlagen oder den Abgleich von Textmustern zu verlassen. So identifiziert die Software automatisch den Dokumententyp (wie Rechnung, Gutschrift oder Bestellung), unabhängig davon, wie Lieferanten ihre Informationen formatieren.

Sobald der Dokumententyp bekannt ist, wird die Datei umbenannt und in den Ordner der entsprechenden Abteilung oder in das branchenspezifische System zur Bearbeitung weitergeleitet. Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung haben somit sofortigen Zugriff auf Rechnungen und verwandte Dokumente, um diese zu prüfen, freizugeben und zu bezahlen.

  1. Überarbeitete Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung

Einem Bericht des US-amerikanischen Institute of Finance and Management (IOFM) zufolge, macht die Automatisierung den Unterschied. Branchenstudien zeigen, dass ein durchschnittlicher Sachbearbeiter der Finanzbuchhaltung in Vollzeit bei wenig oder keiner Automatisierung etwa 1.350 Rechnungen pro Jahr bearbeiten kann. Durch deutlich stärkere Prozessautomatisierung (wie maschinelle Erfassung und Weiterleitung von Dokumenten) bewältigt ein Mitarbeiter in Vollzeit nahezu 23.000 Rechnungen jährlich. Ein Kunde von Ephesoft ist sogar in der Lage, mit nur zwei Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung 135.000 Rechnungen im Jahr zu bearbeiten.

Mit einer intelligenten Erfassungslösung wie Ephesoft Transact lassen sich viele zeitaufwendige manuelle Aufgaben automatisieren, die beim Eingang und bei der Bearbeitung von Rechnungen anfallen. Dadurch steigern Mitarbeiter den Durchsatz.

Der Prozess der Prüfung, Freigabe und der Überweisung einer Rechnung beginnt oft beim Mitarbeiter in der Poststelle oder beim Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung, der das Dokument in Papierform scannt, die Datei benennt, das Dokument ins ERP-System lädt und anschließend die Indexfelder für Dokumentenwerte wie „Rechnungsbetrag“ manuell eingibt. Erst dann können alle anderen Vorgänge in der Buchhaltung abgewickelt werden, wie die Validierung eines Sonderrabatts oder die Genehmigung einer Zahlungsmethode.

Ephesoft Transact führt diese manuellen Aufgaben automatisch durch, wobei wenig oder kein Eingreifen des Mitarbeiters erforderlich ist. Zudem können Unternehmen diesen intelligenten Erfassungsworkflow in bestehende Prozesse integrieren. Hierfür können die Web Services von Ephesoft genutzt werden oder Standard-Connector für den Export von Inhalten aus Anwendungen anderer Hersteller.

  1. Die Kosten einer Rechnung sind höher als der Gesamtbetrag

Eine vom IOFM durchgeführte Branchenstudie hat ergeben, dass sich die Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung auf 1,77 bis 8,78 US-Dollar belaufen, abhängig vom Automatisierungsgrad des jeweiligen Prozesses. Angesichts des Zeitaufwands für die Erfassung, Prüfung, Kontrolle und Weiterleitung jeder einzelnen Rechnung, verwundert es nicht, dass die Kosten für den Prozess nahezu 9,00 US-Dollar betragen. Im Großen und Ganzen fallen jeweils fast 90.000 US-Dollar pro 10.000 eingegangene Rechnungen an. Wie Levvel Research (ehemals PayStream Advisors) ermittelt hat, liegen die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen zwischen 15,00 US-Dollar bei jungen Firmen und 2,36 US-Dollar bei innovativen Unternehmen.

Es ist daher sinnvoll, wiederkehrende manuelle Erfassungsaufgaben mithilfe von Automatisierungslösungen zu eliminieren. Je weniger Zeit Ihre gut bezahlten Sachbearbeiter mit manuellen Vorgängen wie Dateneingabe und Trennen von Dokumenten verbringen, umso günstiger wird es für Ihr Unternehmen, seine Lieferanten zu bezahlen. Außerdem erfolgt die Lizenzierung von Ephesoft Transact nach der Anzahl der Server-Cores und nicht nach erfassten Seiten – dadurch unterscheiden wir uns von den meisten anderen Erfassungstools. Wenn das in der Finanzbuchhaltung bearbeitete oder generierte Volumen an Rechnungen und Bestellungen wächst, sinken die Kosten, die Ihrem Unternehmen pro Seite für die automatische Erfassung, Einordnung und Datenextraktion anfallen.

  1. Präzise Erfassung

Neben dem Zeitaufwand, der für die Berichtigung von Fehlern, falsch gesetzten Dezimalstellen oder Tippfehlern erforderlich ist, können bei der Bearbeitung von Rechnungen oder – in der Kreditorenbuchhaltung – von Bestellungen Buchungsfehler entstehen. Häufig hat dies finanzielle Konsequenzen und beeinträchtigt die Beziehungen zu Kunden oder Geschäftspartnern. Dies sind nur einige der Gründe, weshalb die Mitarbeiter Ihrer Finanzbuchhaltung so viel Zeit mit der Prüfung und Kontrolle aller Details in den Rechnungen verbringen und die Kosten für die Bearbeitung der einzelnen Dokumente so hoch ist.

Mithilfe von Ephesoft Transact können Sie dieses Risiko minimieren, indem Sie die Gefahr menschlicher Fehler bei der Dokumentenerfassung, Klassifizierung und Datenextraktion im Workflow der Finanzbuchhaltung verringern. Maschinell unterstütze Erfassungsmechanismen, wie die Extraktion wichtiger Werte, Musterabgleich und Inhaltsanalysen ermöglichen die automatisierte Indexierung von Rechnungswerten. Diese Werte können in nachgelagerten Prozessen verwendet werden. Oder sie werden im ERP-System Ihres Unternehmens neben den Dokumenten einfach als Metadaten angezeigt.

Viele Gründe sprechen für die Automatisierung Ihrer Finanzbuchhaltung. Die Plattform von Ephesoft hilft Ihrem Unternehmen dabei, seine Ziele für die digitale Transformation zu erreichen und die Fakturierung zu optimieren. Sie möchten mehr erfahren? Senden Sie uns Ihre Fragen oder fordern Sie eine Demonstration von Ephesoft Transact an, bei der Rechnungsdaten klassifiziert und extrahiert werden.

 

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