Als Hersteller von IDP-Lösungen (Intelligent Document Processing) sind wir bereits seit über zehn Jahren am Markt. Immer wieder stellen Kunden sich die Frage, weshalb sie unser Produkt kaufen sollten, wenn sie es doch selbst entwickeln könnten.

Da sich der Markt jüngst auf robotische Prozessautomatisierung (RPA) sowie KI-gestützte Cloud und OCR ausrichtet, taucht die Frage nun wieder auf. Sollte ein Kunde eine IDP-Lösung selbst entwickeln oder kaufen? Hier beantworten wir die am häufigsten gestellten Fragen, die Neukunden stellen, wenn sie die Eigenentwicklung einer IDP-Lösung erwägen.

Bietet es sich nicht an, angesichts jüngster Fortschritte bei cloudbasierter, KI-gestützter OCR eine eigene IDP-Lösung zu entwickeln?

KI-gestützte OCR und Datenextraktion, die komplexesten Elemente der IDP, sind mittlerweile als Cloud Services von Amazon, Google und Microsoft verfügbar. Damit ist es wesentlich einfacher, selbst ein System zu entwickeln. Diese Dienste können verlockend sein, doch sie wiegen die Risiken, die Kosten und den Zeitaufwand einer selbst entwickelten IDP-Lösung möglicherweise nicht auf. Denn eine Menge anderer Aspekte und Features müssen konzipiert und entwickelt werden.

Was ist beim Design zu beachten, wenn ich selbst eine IDP-Lösung entwickle?

Eine IDP-Lösung mit vollem Funktionsumfang geht über OCR und Extraktion hinaus. Sie müssen daher die folgenden Elemente und Prozesse erstellen:

  • Erfassung von Dokumentenbildern aus unterschiedlichen Eingangsquellen wie
    • E-Mail-Anhänge
    • RPA-Bots
    • Scanner
    • Multifunktionsgeräte
    • Netzwerkordner
    • elektronische Faxnachrichten
    • Content Management Systeme
  • Bildbearbeitung
    • Entfernen leerer Seiten
    • Seiten entzerren und normalisieren
    • Ausführen routinemäßiger OCR-Prozesse (dies ist als Service von Amazon, Google und Microsoft verfügbar, so dass eine Integration entwickelt und für die Dienste bezahlt werden muss.)
  • Klassifikation und Trennen unterschiedlicher Dokumententypen
    • Erstellen eines Modells für maschinelles Lernen für die Dokumentenerkennung
    • Entwicklung eines Trainingssystem für ML und Erstellung voll gekennzeichneter Trainingsdokumente
    • Manuelles Validieren integrieren (Human in the Loop), damit mögliche Fehler im Modell korrigiert werden.
  • Extraktion von Datenwerten
    • Erstellen eines datentypbasierten Modells für maschinelles Lernen für die Regeln der Datenextraktion (dies ist als Service von Amazon, Google und Microsoft erhältlich, sodass eine Integration für diese Dienste erstellt werden muss.)
    • Erstellen eines Regelsystems, damit das System auf eine Datenextraktion mit geringem Konfidenzwert hinweist
    • Möglichkeiten für einen Anwender schaffen, um die Engine bei Bedarf anhand der ML-Extraktionsregeln weiter zu trainieren
  • Bereitstellung extrahierter Daten in entsprechenden geschäftsrelevanten Systemen
    • ERP-Systeme
    • CRM-Systeme
    • RPA-Systeme
    • EMR- oder EHR-Systeme
    • LOS-Systeme
    • ECM-Ablagesysteme
    • iPaaS oder Workflow-Systeme
    • Sonstige Geschäftssysteme

Was kann ich tun, wenn ich keinen Anbieter finde, der zu meinem Einsatzbereich passt?

Am besten sehen Sie sich nach einem Anbieter um, dessen IDP-Plattform Sie genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können. Investieren Sie die Entwicklungszeit lieber in die Konfiguration und Governance-Regeln und nicht in eine Neuentwicklung. IDP-Plattformen können große Mengen an Dokumententypen und Formaten aus unterschiedlichen Branchen bearbeiten.

Was kann ich tun, wenn die Workflow-Anforderungen für mein Geschäft einmalig sind?

IDP-Plattformen unterstützen Kunden aus unzähligen Branchen weltweit und berücksichtigen unterschiedliche geschäftliche Anforderungen. Bei einigen Plattformen sind die individuelle Anpassung an die Kundenanforderungen sowie die Integration mit RPA- und iPaaS-Systemen möglich. Somit können äußerst individuelle Workflows abgebildet werden.

Was kann ich tun, wenn es in meinem Unternehmen sehr spezielle Einsatzbereiche gibt, die nicht von IDP-Anbietern unterstützt werden? Sollte ich meine eigenen Systeme entwickeln?

Unter Umständen ist es effizienter, sich Ihre Anwendungsfälle anzusehen und die Geschäftsprozesse entsprechend anzupassen. Wir haben festgestellt, dass Kunden häufig papiergebundene Prozesse nutzen, die sich leicht in digitale Workflows umwandeln lassen. Dadurch modernisiert das Unternehmen seine Geschäftsprozesse und spart dabei noch Geld. Kunden wenden Ephesoft derzeit auf über hundert Anwendungsfälle an.

Wie sind die Gesamtbetriebskosten zu betrachten, wenn ich die Eigenentwicklung einer IDP-Plattform in Erwägung ziehe?

Hier sind ein paar Zahlen zu den Kosten der Eigenentwicklung, die Sie berücksichtigen sollten.

    • Die individuelle Entwicklung eines IDP-Systemskostet zwischen 250.000 und 800.000 US-Dollar(1).
    • Kundenspezifische Entwicklungsprojekte dauern bis zu ihrem Abschluss etwa 4-9 Monate. Der Kauf und die Anpassung eines bestehenden IDP-Systems dauert nur etwa 6 Wochen (2). Je nach Anwendungsfall kann Ephesoft kundenspezifische Lösungen sogar innerhalb einer Woche, mehrerer Tage oder eines Monats implementieren.
    • Schutz des geistigen Eigentums und bestimmter Entwicklerressourcen (3).
    • Auf Wartung und Entwicklungssupport entfallen 79 % der Gesamtkosten der ersten 5 Jahre (4).
    • Entwickler in Niedriglohnländern kosten vielleicht nur ein Drittel dessen, was Entwickler in den USA verlangen. Doch sie erfordern eine umfassende Dokumentation und einen eigenen Projektmanager (5).
    • Außerdem kommt es bei jedem sechsten Projekt zu einer Kostenüberschreitung von 200 % und einerTerminüberschreitung von 70 %(6).
    • In einem angespannten Arbeitsmarkt könnte der Einsatz wertvoller internationaler Arbeitskräfte für die Entwicklung eines Systems, das fertig gekauft werden könnte, mit hohen Opportunitätskosten verbunden sein, wenn das Unternehmen dadurch das Kerngeschäft vernachlässigt..

Unterm Strich zählt das Ergebnis:

Sie finden vielleicht eine fertige Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt und die in kurzer Zeit implementiert werden kann, sodass Sie von einem schnellen ROI profitieren. Sollten Ihre Prozesse eine individuelle Anpassung erfordern, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie bei null anfangen müssen. Eine flexible Plattform kann ein solides Fundament sein, um die Lösung an Ihre besonderen Bedürfnisse anzupassen – entweder selbst oder mit Unterstützung professioneller Dienstleister.

Kontaktieren Sie uns, gerne erläutern wir Ihnen die Vor- und Nachteile einer Eigenentwicklung im Vergleich zum Kauf. Mit unserer Hilfe treffen Sie die Investitionsentscheidung, die Ihnen die gewünschten Ergebnisse liefert.

Quellenangaben: 

(1) Dr. John Flackett PhD Artificial Intelligence | Mitbegründer des AiLab & Australia AI Collective | AI Spezialist in Residence am AUT | Internationaler KI-Experte (No Manels) “How much does it cost to build a software application?”, 22.11.2015

(2) Clear Launch, “How long does it take to build a custom software solution?”, 2020

(3) Gastbeitrag für Intellectual Property Watch, “Custom Built Software And The IP Law – What You Need To Know”, 11.07.2017 

(4) Ruediger Zarnekow, und Walter Brenner, Distribution of Cost over the Application Lifecycle – a Multi-case Study, gepostet im Januar 2005.

(5) The True Cost of Hiring Developers in the US, the UK, Germany, the Netherlands [+Comparison with Ukraine], gepostet am 1. April 2021, Trends

(6) Wouter Van Geluwe, Jenny Medeiros, und Jody Arthur. “When to Build vs. Buy Enterprise Platform: Risks, Benefits, and Considerations” 6/16/2020