„Hyperautomation hat sich von einer Option zu einer Grundvoraussetzung für das wirtschaftliche Fortbestehen entwickelt“, sagt Fabrizio Biscotti, Research Vice President bei Gartner. „Unternehmen werden mehr IT- und Geschäftsprozessautomatisierung benötigen, da sie gezwungen sind, ihre Pläne zur digitalen Transformation in einer Post-COVID-19-Welt zu beschleunigen.“ Aus diesem Grund prognostiziert Gartner, dass der weltweite Markt für Hyperautomation-Software in diesem Jahr 532,4 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Angesichts dieser Entwicklung ist es auch für Firmen wichtig, sich ernsthaft mit RPA zu befassen.

Laut Gartners Definition ist „Hyperautomation ein Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, so viele Prozesse wie möglich schnell zu identifizieren, zu überprüfen und zu automatisieren, indem sie Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Low-Code Application Platforms (LCAP), künstliche Intelligenz (KI) und virtuelle Assistenten einsetzen.“ Aber wenn es keine Hyperautomation ohne RPA gibt, wo soll man dann anfangen?

Erste Schritte in Sachen RPA

Wenn Sie nicht in der Führungsetage Ihres Unternehmens sitzen und für die langfristige strategische Planung verantwortlich sind, müssen Sie einen oder mehrere Förderer auf Führungsebene finden, die Sie mit der Auseinandersetzung mit RPA beauftragen. Sehen Sie die Manager der Teams für Betrieb, Logistik, Innovation und strategische Unterstützung, mit denen Sie zusammenarbeiten, als Hauptakteure an. Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Ressourcen, die Ihnen als Teil eines Projektteams zugewiesen werden, dessen Mitglieder Fachwissen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens repräsentieren sollten. Wenn ein Projektteam nicht möglich ist, bitten Sie die Führungskräfte, Fachexperten aus diesen Bereichen zu benennen, die Ihnen bei der Sondierung der Optionen Rede und Antwort stehen.

Sobald Ihr Projektteam zusammengestellt ist, sollten Sie zunächst die aktuellen Fähigkeiten Ihres Unternehmens untersuchen. Ein Schlüssel zum Erfolg bei der Implementierung von RPA ist die Suche nach Quick Wins in den aktuellen Geschäftsprozessen. Konsultieren Sie die Standardarbeitsanweisungen (Standard Operations Procedures, SOPs) Ihres Unternehmens, um die aktuellste genehmigte Geschäftsprozessdokumentation zu finden, die Aktivitäten in allen Unternehmensbereichen beschreibt. Die Definition des Arbeitsumfangs ist von entscheidender Bedeutung.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie bei der Entscheidung, wo Sie mit der Implementierung von RPA beginnen sollten, berücksichtigen sollten:

  • Wie viele unabhängige Geschäftsprozesse gibt es?
  • Welche Prozesse benötigen die meiste Zeit und verursachen die höchsten Kosten für Material und Mitarbeiter im Unternehmen?
  • Vermittelt die aktuelle Dokumentation ein genaues Bild davon, wie die Geschäftsprozesse tatsächlich ablaufen?
  • Welche Softwarelösungen werden in Ihrem Unternehmen eingesetzt? Wie sind diese integriert?
  • Welche Geschäftsprozesse sind sehr wiederholungsintensiv und eignen sich am besten für eine Automatisierung?
  • Welche Prozesse könnten am meisten von intelligenter Dokumentenerfassung und RPA profitieren?
  • Wie würde sich eine RPA-Implementierung kurzfristig auf den Betrieb auswirken?

Idealerweise sollte der erste Prozess, der auf RPA umgestellt wird, in einem Sprint durchgeführt und innerhalb weniger Wochen, nicht Monate, getestet werden können. Ihre Analyse kann als Ausgangspunkt für die Planung der Umstellung anderer Prozesse und Geschäftsbereiche auf RPA in der Zukunft dienen.

Anwendungsfälle für RPA 

Neben der Schaffung einer wichtigen Grundlage für die Hyperautomation bietet RPA auch einige wichtige kurzfristige Vorteile. Die Technologie ermöglicht es Unternehmen beispielsweise, einen wiederkehrenden, manuellen Ablauf so zu automatisieren, dass Aufbau und Pflege des Prozesses einfach und kostengünstig sind. Am besten eignen sich für RPA sich wiederholende, prädiktive, regelbasierte Prozesse mit geringen Ausnahmeraten und hohem Volumen, die bereits ausgereift oder stabil sind.

Auf einer grundlegenden Ebene kann RPA für manuelle Prozesse wie „Kopieren und Einfügen“, das Ausfüllen von Daten in eine Kalkulationstabelle oder die Erstellung von Berichten zur Veröffentlichung in einem gemeinsamen Laufwerk verwendet werden. In fast jeder Abteilung gibt es wohl Aufgaben, die täglich anfallen und diese Basisfunktionen erfordern. Daher ist es optimal, wenn RPA in der gesamten Organisation eingesetzt wird.

Typische Anwendungsfälle für den Start von RPA-Projekten sind u. a. das Finanzwesen, die Kreditorenbuchhaltung, das Onboarding von Kunden oder Mitarbeitern, die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen, die Bearbeitung von Krediten, die Ausstellung von Hochschulzeugnissen und die Verwaltung von Poststellen. Die meisten Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an hochwertigen Dokumenten, die in sich wiederholenden Prozessen verwendet werden, sind erstklassige Kandidaten für den Einsatz einer intelligenten Erfassungslösung, die in eine RPA-Lösung einfließt. Weitere und spezifischere Anwendungsfälle finden Sie hier mit 68 Beispielen!

Beachten Sie den ROI und werfen Sie einen Blick in die Zukunft

Ohne einen Blick auf den ROI und einen ganzheitlichen Hyperautomation-Ansatz mit mehreren Technologien sind RPA-Initiativen über kurz oder lang oft zum Scheitern verurteilt. RPA allein führt in der Regel nicht zum Erfolg, wenn nicht andere Technologien wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), KI, Processing Mining und ähnliche eingesetzt werden. IDP ist ein natürlicher erster Schritt in dem Prozess, um Daten aufzudecken und zugänglich zu machen. Mit den richtigen Informationen in einem strukturierten Format verfügen die RPA-Tools über einen umfassenden Datensatz, um die besten Ergebnisse zu erzielen. IDP-Lösungen speisen Daten in RPA-Systeme ein, die diese dann in andere Anwendungen exportieren, z. B. Business Intelligence-Apps, ERPs, CRMs, Workflows und weitere betriebliche Systeme.

Das Verständnis Ihrer Key Performance Indicators (KPIs) hilft Ihnen dabei, herauszufinden, ob Sie zum Beispiel Kosteneinsparungen in Bezug auf den Personalbestand messen müssen oder was passiert ist, wenn Sie eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt haben. Oder müssen Sie Ihre Mitarbeiter befragen, ob sie es vorziehen, anspruchsvollere, problemlösende und kreativere Arbeit zu leisten, anstatt banale manuelle Aufgaben zu erledigen? Wie hoch sind die Kosten für ein Audit und die Vorbereitungszeit im Vergleich zu einem Roboter, der innerhalb von Minuten oder Stunden einen Bericht erstellt und alle Unterlagen ausdruckt? Wie bereits erwähnt, lassen sich die Arbeitskosten und die Zeitersparnis in der Regel am einfachsten quantifizieren.

Nachdem Sie die ersten Ergebnisse erzielt haben, ist es an der Zeit, die gesammelten Daten über die Vorteile von RPA-Tools in einen umfassenden Plan für die Zukunft Ihres Unternehmens einfließen zu lassen, der die Hyperautomation als langfristiges Ziel verfolgt. Da es sich hierbei jedoch um ein noch größeres Projekt handelt, sollten Sie nicht vergessen, dass eine Change-Management-Strategie erforderlich ist, damit die Mitarbeiter die neue Technologie annehmen und unterstützen. Die Integration von Innovationen und technologischen Veränderungen in Ihre Unternehmenskultur erfordert Zeit und Verständnis. Aber wenn man die Vorteile betrachtet, die Ihr Unternehmen mit Hyperautomation generieren kann, lohnt sich die Mühe auf jeden Fall.