Der Ausdruck „robotische Prozessautomatisierung“ (RPA) klingt nach Science-Fiction und einem äußerst technologielastigen Fachgebiet. Gleichwohl sind das Verständnis der RPA und ihrer Einsatzmöglichkeiten von entscheidender Bedeutung für Unternehmen. Falls Sie für Abläufe im Unternehmen verantwortlich sind, die auf wiederkehrenden, transaktionalen Prozessen mit erheblichem Bedarf an Personal, Platz und Ausrüstung basieren, könnte sich die RPA als eine Ihrer wichtigsten strategischen Entscheidungen herausstellen.
Was ist robotische Prozessautomatisierung?
RPA nutzt Software oder digitale „Roboter“, die hinter den Kulissen arbeiten und das menschliche Eingreifen in Geschäftsprozesse deutlich reduzieren oder gar überflüssig machen. Für Anwender ist die RPA unsichtbar, da sie nicht mit der Einführung neuer Benutzeroberflächen verbunden ist, die Schulungen erfordern und Mitarbeiter womöglich überfordern. Diese digitalen Roboter übernehmen anstelle des Menschen Aufgaben wie die Dateneingabe oder die Prozesse in der Poststelle, die häufig große Teams erfordern und die Verwaltung von Dokumenten umfassen. Dadurch entwickeln sich diese digitalen Poststellen zum Inbegriff der Effizienz und profitieren sehr stark von robotischer Prozessautomatisierung. Letzten Endes gestattet RPA die Aggregierung von Metadaten aus Dokumenten, die in Berichtssystemen und zu Analysezwecken eingesetzt werden.
RPA liefert zwar die Ergebnisse wiederkehrender manueller Aufgaben, allerdings bedeutet das nicht unbedingt, dass die Ausführung dieser Aufgaben repliziert werden kann. Robotische Software unterscheidet sich von Menschen, indem sie mit strukturierten Daten gefüttert wird. Ein Mitarbeiter kann Informationen in analoger Form verwenden und diese direkt für die Ausführung einer Aufgabe nutzen.
So kann ein Mitarbeiter das Antragsformular lesen, das sich auf einen Neukunden bezieht, und Eingaben in die erforderlichen branchenspezifischen Anwendungen vornehmen, um ein Konto für diesen neuen Kunden zu erstellen. Während die Einrichtung des neuen Kontos gut dokumentiert und hoch reproduzierbar ist, liegt der Prozessdefinition die Annahme zugrunde, dass die Informationen in digitaler Form vorliegen, d. h. Eingaben erfolgen in Form von Feldern und weniger auf Basis analoger Dokumente.
Wo sich solche Informationen im analogen Bereich finden, d. h. in Form unstrukturierter Inhalte, benötigt die RPA eine intelligente Erfassungslösung. Auf diese Weise können analoge, unstrukturierte Inhalte in digitalisierte strukturierte Daten verwandelt werden, um die darin enthaltenen Informationen vollständig zu verwerten.
Wo beginnt man am besten mit der robotischen Prozessautomatisierung?
Sofern Sie nicht dem Vorstand Ihrer Organisation angehören und die langfristige strategische Planung verantworten, benötigen Sie einen oder mehrere Befürworter auf Geschäftsleitungsebene, die dem Thema RPA einen Projektstatus verleihen. Die verantwortlichen Führungskräfte der für Betriebsabläufe, Logistik, Innovation und strategischen Support zuständigen Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind Ihre wichtigsten Stakeholder. Womöglich ist die Zuteilung weiterer Ressourcen in Form eines Projektteams erforderlich, deren Mitglieder unterschiedliche Kompetenzen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens repräsentieren. Falls ein Projektteam nicht möglich ist, fordern Sie die Geschäftsleitung auf, Spezialisten für die jeweiligen Bereiche zu benennen, die Ihnen bei der Prüfung unterschiedlicher Optionen Fragen beantworten können.
Sobald Sie Ihr Projektteam zusammengestellt haben, sollten Sie zunächst die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten analysieren. Es ist entscheidend, dass Sie sowohl die aktuellen technischen Fähigkeiten als auch den Stand der Geschäftsprozesse bewerten. So stellen Sie fest, in welchem Umfang die Organisation für eine RPA bereit ist.
Analysieren Sie dokumentierte Geschäftsprozesse
Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung der RPA liegt in der Identifizierung von schnell realisierbaren Erfolgen in den aktuellen Geschäftsprozessen. Studieren Sie die SOPs (Standard Operating Procedures) in Ihrem Unternehmen und suchen Sie nach der aktuellsten freigegebenen Dokumentation der Prozesse, in der die Abläufe in allen Geschäftsbereichen beschrieben sind.
Anhand der folgenden Fragen können Sie überlegen, wo Sie mit der Implementierung der RPA beginnen könnten:
- Wie viele unabhängige Geschäftsprozesse gibt es?
- Welche Prozesse nehmen die meiste Zeit in Anspruch und sind mit den höchsten Kosten für das Unternehmen – Material oder Personal – verbunden?
- Liefert die aktuelle Dokumentation ein korrektes Bild, wie die Geschäftsprozesse tatsächlich ablaufen?
- Welche Softwareprodukte werden derzeit vom Unternehmen eingesetzt? Wie sind diese integriert?
- Welche Geschäftsprozesse kehren häufig wieder und eignen sich am besten für die Automatisierung? Zum Beispiel die manuelle Dateneingabe.
- Welche Prozesse könnten am meisten von intelligenter Dokumentenerfassung und RPA profitieren?
- Wie würde sich die Implementierung der RPA kurzfristig auf die Betriebsabläufe auswirken?
Ihr Team sollte eine präzise Analyse der Prozesse planen und dabei einen Plan formulieren, wie und in welchem Umfang die einzelnen Prozesse für die RPA bereit sind und welche Ergebnisse sich schnell erreichen lassen, von denen die Geschäftsbereiche unmittelbar profitieren. Idealerweise erfolgt die robotische Automatisierung des ersten Prozesses in Form eines Sprints – und in einer Testperiode von wenigen Wochen, nicht Monaten. Ihre Analyse kann der Ausgangspunkt sein, um künftig die robotische Automatisierung weiterer Prozesse und Geschäftsbereiche zu planen.
[Silhouette eines Geschäftsmanns, der mit der Silhouette eines Roboters als Sinnbild für RPA spricht.]
Bewerten Sie die Softwarehersteller
Recherchieren Sie verfügbare Softwarehersteller und die jeweiligen Preise. Bei der Analyse der Geschäftsprozesse, die derzeit in Ihrem Unternehmen ablaufen, haben Sie vermutlich zahlreiche entdeckt, die von intelligenter Dokumentenerfassung und maschinellem Lernen profitieren würden. Softwarehersteller wie Ephesoft unterstützen Sie dabei, durch kostenlose Vorführung der verfügbaren Lösungen – beispielsweise Ephesoft Transact – eine engere Wahl zu treffen. Zudem hilft Ihnen Ephesoft dabei, branchenspezifische Anwendungsfälle zu entwickeln, z. B. den Einsatz der robotischen Prozessautomatisierung in der Finanzbranche.
Ganz gleich, ob das Projektteam nur aus Ihnen oder einer abteilungsübergreifenden Gruppe von Mitarbeitern besteht, sollten Sie unbedingt Entwickler in die Software-Demonstrationen einbinden, die mit den aktuellen Systemen und angestrebten Geschäftsprozessen arbeiten. Diese sind in der Lage, Fragen zu stellen, auf die Sie womöglich gar nicht kommen. Indem Sie die Meinung der Entwickler berücksichtigen, vermeiden Sie später die Empfehlung einer ungeeigneten Lösung.
Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch
Sobald Sie die Daten von den potenziellen Softwareherstellern und die Meinung der Spezialisten innerhalb Ihres Unternehmens gesammelt haben, sollten Sie die einzelnen Lösungen miteinander vergleichen. Hierbei sollten Sie speziell berücksichtigen, was diese bieten und wie sie mit bestehenden Technologien integriert werden können. Kosten sind natürlich ein wichtiger Faktor. Achten Sie aber darauf, dass Sie eine skalierbare Software wählen, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Sie sollten in der Lage sein, große Mengen an unterschiedlichen Dokumenten einzulesen und zu klassifizieren, und zwar mit hoher Genauigkeit und einer geringen Fehler- oder Validierungsquote. Ziehen Sie verfügbare Web Services in Erwägung, die schnell integriert werden können, ohne zigtausend Stunden komplexer Programmierarbeit zu erfordern – wodurch die Kosten steigen und der ursprüngliche Zeitplan für erste, kurze RPA-Tests aus dem Ruder läuft.
Präsentieren Sie nun dem Befürworter der RPA die Ergebnisse, nachdem Sie den idealen Geschäftsprozess gefunden haben, um einen Prototyp der RPA-Technologie zu testen, und eine Software identifiziert haben, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Nehmen Sie die Fragen zu unmittelbaren und langfristigen Kosteneinsparungen über den Zeitraum von einem Jahr, drei Jahren und fünf Jahren vorweg. Geben Sie an, welche weiteren Kosten gegebenenfalls mit der Implementierung verbunden sind, z. B. für entsprechende Hardware. Vergleichen Sie die Investition in die Software mit den erwarteten Kosteneinsparungen in puncto Personal, Platzbedarf und Verwaltung von Dokumenten in Papierform. Beschreiben Sie genau, wie auf die Dokumente zugegriffen wird, wenn diese automatisiert verarbeitet werden. Erläutern Sie, wie Testläufe und Änderungen an alle Stakeholder kommuniziert werden, die derzeit in den betroffenen Geschäftsbereichen arbeiten. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Changemanagement, um Allianzen für eine erfolgreiche digitale Transformation in Ihrem Unternehmen zu schmieden.
Setzen Sie die RPA für Prozesse ein, durch die Sie schnell Ergebnisse erzielen
Sobald Sie von Ihrem Befürworter grünes Licht erhalten haben und Ihr Team die Implementierung mit Ihrem Softwarehersteller und Entwicklungsteam geplant hat, führen Sie Tests durch. Sie oder Ihr Team sollten dabei Zeit einplanen, um sich in diesen Prozess direkt einzubringen. So kann es hilfreich sein, vor Ort bei der Durchführung der Prozesse dabei zu sein, um die Umstellung zu überwachen und Fragen zu beantworten. Erfassen Sie die Ergebnisse des Tests und halten Sie den Befürworter auf dem Laufenden. Wenn die Prozesse oder Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, erfassen Sie die daraus gezogenen Schlüsse für künftige Implementierungsprojekte. Aktualisieren Sie bestehende Workflows und Dokumentationen zur Freigabe und Aufnahme in die SOPs des Unternehmens.
Entwickeln Sie einen langfristigen Projektplan
Das Ergebnis Ihrer ersten RPA-Implementierung war erfolgreich. Was nun? Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Daten zu den Vorteilen der RPA-Lösungen in eine umfassende Strategie für Ihr Unternehmen einfließen zu lassen.
Ihr Team sollte dabei folgende Aspekte herausstellen:
- Die Ergebnisse, die Sie durch die Implementierung des Prototyps erzielt haben, einschließlich aller für die künftige Umstellung relevanten Erfahrungen.
- Einen Plan für das Rollout weiterer Prozesse, um von den Vorteilen der RPA zu profitieren – einschließlich Zeitplan und Geschäftsbereiche.
- Die Ressourcen, die für einen Ausbau der RPA-Transformation erforderlich sind.
- Die unternehmensweiten Mechanismen, um die realisierten Kosteneinsparungen nachzuvollziehen.
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Weitere Informationen:
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