Eine globale Private-Equity-Gesellschaft mit Sitz in New York verfolgt eine starke Wachstumsstrategie. Mit mehr als 1.700 Unternehmenskonten und der Verwaltung von mehr als 500 Rechtspersonen hat das Unternehmen viele Dokumente generiert. Mitarbeiter in ihrer Buchhaltung mussten jeden Monat eine Woche damit verbringen, alle Belege manuell zu bearbeiten. Das Ergebnis dieses fehleranfälligen Prozesses waren unstrukturierte Dateien, die auf freigegebenen Laufwerken gespeichert waren, wodurch es schwierig wurde, nach erforderlichen Dokumenten zu suchen und diese zu finden.  

Eine weitere Herausforderung war, dass viele Dateien und Belege oft mit internen und externen Teams geteilt mussten. Die Kanzlei hat viele Außenstellen, und wenn diese auf entsprechende Belege zugreifen wollten, war es notwendig zunächst die Netzlaufwerk der Firmenzentrale mit dem jeweiligen Standort zu verbinden. Um Dateien auch mit Investoren und anderen Stakeholdern zu teilen, installierten sie Box. Damit erhielten Sie ein Collaboration-Tool in der Cloud, das den Zugriff erleichterte.

Mit der Box-Plattform konnten Sie das alte Shared-Drive-System abschaffen und ihre Belege in der Cloud speichern. Es waren aber immer noch manuelle Prozesse zum Speichern von Dateien nötig, sodass die Daten schwer auffindbar waren und die Dateistruktur unorganisiert war. Der CIO der Kanzlei fand ein Demo Video von Ephesoft und Box, das Micro Strategies erstellt hatte und wandte sich an sie um Hilfe.

Micro Strategies mit Sitz in New Jersey ist ein Anbieter von Technologielösungen und Dienstleistungen, der Organisationen weltweit unterstützt. Sie sind lösungsorientierte Experten im Finanzdienstleistungssektor, konzentrieren sich aber auch auf Firmenrecht, Rechtsanwaltskanzleien, Biowissenschaften, Gesundheitswesen, öffentlichen Sektor und Dienstleistungsunternehmen. Nachdem sie das Video gesehen hatten, wusste die Firma, dass sie Box mit Automation auf das nächste Level bringen konnten.

Micro Strategies erklärte, wie sie mit der richtigen Technologie den gesamten Prozess automatisieren konnten. Im Jahr 2017 schlossen Ephesoft und Box eine strategische Technologiepartnerschaft und kündigten die branchenweit erste rein Cloud-basierte Lösung an. Mit einer Kombination ihrer Anwendungstools kann das System automatisch nach neuen ZIP-Dateien suchen, diese Dateien abrufen und nach Ephesoft extrahieren. Diese werden dann erfasst, klassifiziert, die Metadaten extrahiert und mit Ephesoft Web Services APIs nach Box exportiert. Die Metadaten aus den Kontoauszügen beinhalten Daten wie Kontonummer, Kontostand, Kontoart oder Konto mit [Name] und Endsaldo. Innerhalb Box stellt das System fest, ob ein Ordner bereits erstellt wurde oder nicht. Wenn der richtige Ordner existiert, exportiert das System die Metadaten, wenn nicht, legt das System einen neuen Ordner mit der richtigen Struktur für die eingehenden Dokumente an.

Die große Private-Equity-Firma war begeistert von der Lösung und hat sich schnell für den Einsatz der Lösung entschieden. Micro Strategies begann mit der Arbeit an der Logik und Ordnerstruktur. Die Implementierung in der Cloud wurde mit einer Microsoft Azure- Instanz begonnen und das gesamte Projekt wird voraussichtlich in spätestens 8 Wochen abgeschlossen sein.

„Die Zusammenarbeit mit Ephesoft und Box ist großartig. Wir haben festgestellt, dass die innovative Cloud-Technologie von Ephesoft eine Vorreiterrolle in der Enterprise-Capture-Branche innehat, mit reaktionsschnellem Support von der Führungsebene bis hin zu Vertrieb, Marketing und technischem Support „, sagte Adam Storch, Vice President Business Solutions bei Micro Strategies.

Die Firma hat diese erste Phase der Automatisierung initiiert, um ihr Wachstum in kurzer Zeit zu verdoppeln. Ihr Ziel ist es, ihren Investoren und Kunden den bestmöglichen Service (und Profit) Zu bieten und gleichzeitig mit weniger mehr zu erreichen. Durch die Automatisierung der Micro Strategies-Lösung, der patentierten Smart-Content-Capture-Plattform von Ephesoft und der flexiblen und skalierbaren Repository- und Collaboration-Umgebung von Box erwartet das Unternehmen, die Betriebskosten niedrig zu halten und gleichzeitig einen hohen ROI zu erzielen. In der Tat diskutieren sie bereits die nächsten Anwendungsszenarien für rechtsgültige Verträge.

„Die Lösungen von Box und Ephesoft ergänzen sich optimal“, sagte Mitch Gabor, Director Sales bei Micro Strategies. „Kunden brauchen keinen One-Stop-Shop mehr. Durch den Einsatz modernster Cloud-Technologie erhalten Unternehmen die Möglichkeit, effizienter, produktiver und kostengünstiger zu arbeiten und gleichzeitig zeitaufwendige, unnötige manuelle Prozesse zu reduzieren. Darüber hinaus unterstützt Microsoft Azure unsere Kunden bei der einfachen Verwaltung ihrer Geschäfte in der Cloud und bei der Bereitstellung innovativer Anwendungen wie Box und Ephesoft. Dank der starken Partnerschaften zwischen Micro Strategies, Box, Microsoft und Ephesoft ist es für unsere Kunden ein Leichtes, erfolgreich zu sein. „

Weitere Informationen zu Lösungen von Ephesoft, Micro Strategies, Box oder Microsoft erhalten Sie per E-Mail an info.eu@ephesoft.com.