Dokumentenprozesse beschleunigen und Produktivität steigern

Die neue Zukunft – von der Dateneingabe bis zur automatisierten Rechnungsbearbeitung

Die Finanzbuchhaltung mit ihren Prozessen ist einer der wichtigsten und unentbehrlichen Funktionsbereiche eines Unternehmens. Dennoch verarbeitet etwa die Hälfte aller Unternehmen eingehende Rechnungen sowie viele andere Dokumente immer noch manuell. Wissen Sie, dass viele Buchhaltungsprozesse automatisiert werden können und Sie Produktivität und Effizienz dadurch schnell und einfach steigern könnten?

Jedes Jahr werden über 550 Milliarden Rechnungen ausgestellt und überschwemmen Unternehmen mit ein- und ausgehenden Dokumenten in physischer und elektronischer Form. Dadurch entstehen viele Herausforderungen, insbesondere dann, wenn solche Prozesse noch manuell erfolgen. Darüber hinaus wirkte sich laut der Studie Metrics that Matter in 2021 von Ardent Partners die Pandemie durch COVID-19 bei 97 % aller Unternehmen auf die Finanzbuchhaltung aus. In 28 % der Fälle waren die Beeinträchtigungen sogar signifikant oder sehr signifikant. Die Unternehmen mussten ihre Prozesse ändern, von der Heimarbeit der Mitarbeiter über die Bezahlung von Lieferanten bis hin zu Genehmigungsverfahren und unerwarteten Initiativen zur digitalen Transformation.

Nachzügler, Durchschnitt oder Primus: Wie steht es um die Prozesse in Ihrer Finanzbuchhaltung?

Wie Ardent Partners im Bericht Metrics that Matter in 2021 zu wichtigen Kennzahlen berichtet, betragen die durchschnittlichen Bearbeitungskosten einer Rechnung 10,89 US-Dollar. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit liegt bei 10 Tagen.

Angesichts der vielen Hürden im Finanz- und Rechnungswesen, die normalerweise mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen verknüpft sind, liegen die Bearbeitungskosten und -zeiten bei vielen Unternehmen im Schnitt oft sogar höher. Doch manuelle Aufgaben lassen sich mithilfe von Lösungen für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP – Intelligent Document Processing) beschleunigen. Der erste Schritt zur digitalen Transformation ist die automatisierte Erfassung und Extraktion der benötigten Daten.

Führende Unternehmen nutzen eine Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung, um die in PDF-Dateien, Formularen, E-Mails und Papierform verborgenen Daten zu erschließen und in strukturierte Formate umzuwandeln. Sobald sich Daten durchsuchen lassen und im richtigen Format darauf zugegriffen werden kann, werden manuelle Prozesse und Dateneingabe überflüssig. Zudem erhalten Unternehmen einen umfangreichen Einblick, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können. Moderne Technologien sind mittlerweile so ausgefeilt, dass sogar Unterschriften, Checkboxen und handschriftliche Informationen erfasst und extrahiert werden können. Diese Daten werden dann in ein ERP- oder ECM-System, die RPA, Workflow-Tools oder branchenspezifische Systeme exportiert.

Wie erreichen Unternehmen die nächste Stufe der Automatisierung?

Betriebliche Effizienz ist entscheidend für den Erfolg. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens bedeutet dies, dass manuelle Prozesse eliminiert und reproduzierbare, einfache Aufgaben automatisiert werden sollten. Durch digitale Transformation und Straffung von Workflows gibt es keine Suche mehr nach verlegten Rechnungen oder Unterlagen, weniger Nachfragen von Lieferanten und weniger Fehler durch Mitarbeiter. Gleichzeitig erfolgen Freigabe und Zahlung schneller. Doch das sind noch nicht alle Vorteile: CFOs und Controller erhalten einen tieferen Einblick. Sie können mittels Datenanalyse ihre Planung und Budgetierung verbessen und durch pünktliche oder frühzeitige Zahlungen Lieferantenrabatte und Skonti in Anspruch nehmen. Die Kostenersparnis kann sich deutlich auf das Ergebnis des Unternehmens auswirken.

Schluss mit Effizienzkillern

IDP-Lösungen wie Ephesoft mit robusten Funktionen und überwachtem maschinellen Lernen können die größten Effizienzkiller im Finanz- und Rechnungswesen reduzieren oder ganz eliminieren:

  • manuelle Dateneingabe
  • manuelle Rechnungsfreigabe
  • verlegte oder fehlende Rechnungen
  • entgangenes Skonto für pünktliche Zahlung
  • Doppelzahlungen
  • Rechnungen in Papierform
  • fehlende Erfassungsmöglichkeit für wertvolle Daten
In fünf Schritten zu einer modernen Automatisierung des Rechnungswesens

Projekte der digitalen Transformation sind meist eine große Herausforderung. Doch das ist nicht zwangsläufig so. Auch die Zusammenarbeit mit großen, globalen Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, IT-Dienstleistern und Systemintegratoren oder Technologieherstellern bietet viele Möglichkeiten, gute Ergebnisse zu erzielen. Unabhängig vom gewählten Ansatz empfehlen wir folgendes Vorgehen, damit Sie bei der Automatisierung in Ihrem Unternehmen neue Maßstäbe setzen:

  1. VERNETZEN Sie sich mit wichtigen Stakeholdern der Abteilung.
  2. DOKUMENTIEREN Sie, welchen Weg eingehende Informationen in der Abteilung nehmen.
  3. DIGITALISIEREN Sie die Workflows rund um eingehende Dokumente.
  4. INTEGRIEREN Sie die Informationen in wichtige branchenspezifische Prozesse
  5. SKALIEREN Sie die Automatisierung abteilungsübergreifend

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