Bewerten Sie die Performance Ihrer Kreditorenbuchhaltung anhand wichtiger Branchenkennzahlen
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen 100 Mitarbeiter hat oder im Fortune 500 notiert: Die Rechnungsbearbeitung ist hier wie dort arbeitsintensiv und mühselig. Tatsächlich erfolgt weltweit bei etwa 50 % der Unternehmen die Rechnungsbearbeitung auf Grundlage manueller Prozesse bei Rechnungseingang, Dateneingabe ins ERP, Freigabe und Bezahlung. Hinzu kommen noch Unternehmen, die mithilfe von Legacy-Systemen ihre Dokumentenprozesse automatisieren, deren einfache Features zwar Effizienz versprechen, die aufgrund des begrenzten Funktionsumfangs jedoch kaum Zeit sparen.
Woran liegt das? Der gesamte Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung ist langwierig und komplex. Vielen Unternehmen, die den Prozess ein für alle Mal unter Kontrolle bringen wollen, fehlt das eigene Know-how oder sie halten eine durchgängige Lösung, den Zeitaufwand für das Projekt oder den Personaleinsatz für unerschwinglich.
Als erster und wichtigster Schritt sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht. Dies ist anhand wichtiger Kennzahlen relativ einfach. Beim folgenden Vergleich stehen die Kennzahlen einer durchschnittlichen Finanzbuchhaltung den Werten eines Spitzenreiters gegenüber.
1. Kosten der Rechnungsbearbeitung:In vielen Unternehmen wissen Mitarbeiter der Buchhaltung nicht, was die Bearbeitung einer einzelnen insgesamt Rechnung kostet. Personaleinsatz und Lohnkosten, Mahngebühren, entgangenes Skonto sowie Zeit- und Kostenaufwand für die Freigabe tragen zu den Kosten bei, die durch verlegte Rechnungen oder Fehler bei der Bearbeitung weiter in die Höhe schnellen können.
Durchschnittliche Kosten pro Rechnung*: 11 USD (ca. 9 EUR)
Spitzenreiter: 2,20 USD (ca. 1,80 EUR)
2. Dauer der Rechnungsbearbeitung: Wie lange dauert es, eine Rechnung vom Eingang bis zur Bezahlung der Lieferanten zu bearbeiten? Bei Unternehmen, die keine Automatisierungslösung für die Rechnungsbearbeitung einsetzen, fallen vor allem drei Faktoren ins Gewicht: das Einscannen der Rechnungen, die Freigabeprozesse sowie die Bearbeitung von Ausnahmen.
Durchschnittliche Dauer der Rechnungsbearbeitung: 10 Tage
Spitzenreiter: 2 Tage
3. Kontaktlose Rechnungsbearbeitung: Der heilige Gral der Rechnungsbearbeitung ist das kontaktlose Verfahren oder die automatisierte Bearbeitung. Wie von Zauberhand wird die Rechnung verarbeitet und im ERP-System erfasst. Dabei werden die Daten automatisch eingetragen und zur Zahlung vorgemerkt. Wichtig daran ist, dass hierfür nur minimales oder gar kein Eingreifen der Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung nötig ist.
Durchschnittliche Automatisierungsrate: 30.4%
Spitzenreiter: 90%
4. Bearbeitung von Ausnahmen: In der Finanzbuchhaltung verursachen Ausnahmen Mehrarbeit, sodass ein Großteil des Personalaufwands auf deren Bearbeitung entfällt. Falsche Rechnungsbeträge, fehlende Artikel oder unvollständige Angaben zum Lieferanten und Verantwortlichen für die Freigabe führen zu Verzögerungen und bedeuten zusätzlichen Zeitaufwand.
Durchschnittlicher Anteil von Ausnahmen: 25%
Spitzenreiter: 10%
Wie haben Sie abgeschnitten? Durchschnittlich oder als Spitzenreiter? Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist für uns bei Ephesoft einer der häufigsten Startpunkte für Digitalisierungsinitiativen. Wir konzentrieren uns darauf, den manuellen Workflow der Rechnungsbearbeitung effizient und zugänglich zu machen: Rechnungseingabe, Dateneingabe und Routing. Die Erfassung und Extraktion von Dokumenten und Daten ist ein schnell zu realisierender Mehrwert für jede Kreditorenabteilung. Kontaktieren Sie uns gerne und fragen Sie nach unseren Lösungen für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, um den Durchschnitt hinter sich zu lassen.
Analysieren Sie die Effizienz Ihrer Finanzbuchhaltung! Bewerten Sie mithilfe dieses Tools, wie gut die Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen im Branchenvergleich aufgestellt ist.
*Zahlen mit freundlicher Genehmigung von Ardent Partners dem Bericht „Accounts Payable in 2021“ entnommen.