Dies ist der erste Teil einer dreiteiligen Blog-Serie über RPA

Wo beginnt man am besten mit der Robotic Process Automation?

Sofern Sie nicht dem Vorstand Ihres Unternehmens angehören und die langfristige strategische Planung verantworten, benötigen Sie einen oder mehrere Fürsprecher auf Vorstandsebene, die Ihre Sondierung der Einsatzmöglichkeiten von RPA unterstützen. Die verantwortlichen Führungskräfte der für Betriebsabläufe, Logistik, Innovation und strategischen Support zuständigen Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind Ihre wichtigsten Stakeholder. Womöglich ist die Zuteilung weiterer Ressourcen in Form eines Projektteams erforderlich, deren Mitglieder unterschiedliche Kompetenzen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens repräsentieren. Falls ein Projektteam nicht möglich ist, fordern Sie die Geschäftsleitung auf, Spezialisten für die jeweiligen Bereiche zu benennen, die Ihnen bei der Prüfung unterschiedlicher Optionen Fragen beantworten können.

Sobald Sie Ihr Projektteam zusammengestellt haben, sollten Sie zunächst die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten analysieren. Es ist entscheidend, dass Sie die aktuellen technischen Fähigkeiten und den Stand der Geschäftsprozesse bewerten. So stellen Sie fest, in welchem Umfang die Organisation für eine RPA bereit ist.

Analysieren Sie dokumentierte Geschäftsprozesse

Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung der RPA liegt in der Identifizierung von schnell realisierbaren Erfolgen in den aktuellen Geschäftsprozessen. Studieren Sie die SOPs (Standard Operating Procedures) in Ihrem Unternehmen und suchen Sie nach der aktuellsten freigegebenen Dokumentation der Prozesse, in der die Abläufe in allen Geschäftsbereichen beschrieben sind. Der Projektumfang muss unbedingt festgelegt werden.

Anhand der folgenden Fragen können Sie überlegen, wo Sie mit der Implementierung der RPA beginnen könnten:

  • Wie viele unabhängige Geschäftsprozesse gibt es?
  • Welche Prozesse nehmen die meiste Zeit in Anspruch und sind mit den höchsten Kosten für das Unternehmen – Material oder Personal – verbunden?
  • Liefert die aktuelle Dokumentation ein korrektes Bild, wie die Geschäftsprozesse tatsächlich ablaufen?
  • Welche Softwareprodukte werden derzeit vom Unternehmen eingesetzt? Wie sind diese integriert?
  • Welche Geschäftsprozesse kehren häufig wieder und eignen sich am besten für die Automatisierung? Zum Beispiel die manuelle Dateneingabe.
  • Welche Prozesse könnten am meisten von intelligenter Dokumentenerfassung und RPA profitieren?
  • Wie würde sich die Implementierung der RPA kurzfristig auf die Betriebsabläufe auswirken?

Ihr Team sollte eine präzise Analyse der Prozesse planen und dabei einen Plan formulieren, wie und in welchem Umfang die einzelnen Prozesse für die RPA bereit sind und welche Ergebnisse sich schnell erreichen lassen, von denen die Geschäftsbereiche unmittelbar profitieren. Idealerweise erfolgt die robotische Automatisierung des ersten Prozesses in Form eines Sprints – und in einer Testperiode von wenigen Wochen, nicht Monaten. Ihre Analyse kann der Ausgangspunkt sein, um künftig die RPA weiterer Prozesse und Geschäftsbereiche zu planen.

Mehr erfahren Sie bald in unserem nächsten Blog über RPA: „So identifizieren Sie den ersten Anwendungsfall für die RPA“.