Bei Organisationen auf der ganzen Welt, die verborgene Daten mithilfe intelligenter Erfassungslösungen erschließen und verwerten möchten, hat die digitale Transformation höchste Priorität. In diesem Beitrag sehen wir uns zunächst an, was digitale Transformation bedeutet und welchen Wert uns Daten liefern. Anschließend untersuchen wir, weshalb es für Unternehmen unabdingbar ist, ihre Effizienz zu steigern, ihren Kunden Mehrwert zu bieten, Risiken zu steuern und neue Chancen zu erschließen.

Die digitale Transformation ist das Trendthema schlechthin. Der Begriff und seine Bedeutung für heutige Unternehmen sind in aller Munde. Doch wenn es darum geht, eine Gesamtstrategie und Ziele festzulegen, gibt es allenthalben Verwirrung. Weshalb?

Was ist digitale Transformation?

Die digitale Transformation ist derzeit einer der am meisten überbeanspruchten Ausdrücke in der Technologiebranche. Geben Sie einfach „digitale Transformation“ in Google ein und Sie erhalten über 481.000.000* Treffer. Viele unterscheiden sich dabei in der Definition, im Umfang und in der Auslegung. Die vielfältigen Meinungen über diesen Begriff sind verwirrend und allgegenwärtig. Dadurch erschließt sich IT-Verantwortlichen und Unternehmensführern nicht leicht, was dahintersteckt. Fehlen auf übergeordneter Ebene Wissen und vereinbarte Ziele, geht man in Organisationen das Thema ganz unterschiedlich an.

Hier die Definition des CIO Magazine: „Digitale Transformation ist die Anwendung digitaler Fähigkeiten bei Prozessen, Produkten und Assets, um die Effizienz zu steigern, größeren Mehrwert für Kunden zu schaffen, Risiken zu steuern und neue Chancen für die Monetarisierung zu erschließen.“

Nicht mehr und nicht weniger. Sieht man sich die vier genannten Ziele näher an, ergeben sich daraus naheliegende Schlagwörter für strategische Initiativen im gesamten Unternehmen. Sind diese breit angelegten, übergeordneten Themen erst einmal etabliert, können Taktiker nach Bereichen suchen, in denen eine intelligente Prozessautomatisierung Ergebnisse liefert.

Wie ist es um die digitale Transformation bestellt?

Wie die Studie „Unlocking the Success in Digital Transformation“ von McKinsey angibt,

  • scheitern 70 % der Initiativen im Bereich der digitalen Transformation
  • ist ihre Erfolgswahrscheinlichkeit bei Organisationen mit weniger als 100 Mitarbeitern 2,7 Mal größer als bei Firmen mit 50.000 Mitarbeitern
  • sind SB-Technologien für Partner und Mitarbeiter unter den wichtigsten Erfolgsfaktoren
  • führen nur 16 % der Initiativen zu einer besseren Performance
  • sind Organisationen mit einem Chief Digital Officer nahezu doppelt so oft erfolgreich

Demnach haben große Organisationen angesichts des bloßen Umfangs und der für die Umsetzung erforderlichen Planung zu kämpfen.

Vier zentrale Themen

Kehren wir zu unserer Definition der digitalen Transformation zurück. Diese nennt vier Themenbereiche, die Organisation bei der digitalen Transformation den Weg weisen und aufzeigen, wie Prozesse durch intelligente Erfassungslösungen effizienter werden und sich Risiken reduzieren lassen.

Anhand dieser Bereiche lassen sich mit digitaler Transformation und intelligenter Prozessautomatisierung (IPA) schnelle Erfolge identifizieren. Werden Projekte gewählt, mit denen sich rasch Ergebnisse erzielen lassen, erzeugen Unternehmen die richtige Dynamik, damit dies gelingt. Der Wandel vollzieht sich in Organisationen nicht über Nacht. Daher sind Vorbereitung und Planung wesentlich für den Erfolg. Solche Projekte müssen über Technologie, Mensch und Prozess hinausgehen. Nur so gehören Unternehmen zur Gruppe der 16 %, die ihre Performance auch wirklich steigern.

Mehr als nur Inhalte

Inhalte, insbesondere Dokumente, sind im Geschäftsleben kaum wegzudenken. Physische und digitale Inhalte spielen bei fast allen Geschäftsprozessen eine Rolle – sei es als im Anhang gemailte Verträge, als gedruckte Rechnungen für die Buchhaltung oder in Form vieler Bestellungen in einem Ordner. Werden Inhalte manuell verarbeitet, verlangsamt sich nicht nur der Prozess, vielmehr wirkt sich dies als Kettenreaktion auf nachgelagerte Arbeitsschritte aus. Ohne Automatisierungstechnologie, um die manuelle Klassifizierung (Sortierung) der Inhalte und die Extraktion der Daten zu vermeiden, ist dies das sichere Ende jeder Effizienz. Trotzdem sind bei den meisten Strategien für die digitale Transformation intelligente Dokumentenprozesse kein Schwerpunkt.

Überlegen Sie nur, wie oft Sie sich täglich auf die in Dokumenten enthaltenen Inhalte beziehen, diese öffnen, weiterleiten und daraus Daten zusammenstellen oder extrahieren. In jeder Organisation gibt es einen steten Strom eingehender und ausgehender Inhalte. Sie alle sind mehr oder weniger komplex und erfordern meist eine manuelle Bearbeitung.

Wissen Sie wirklich, was den Wert Ihrer Inhalte ausmacht? Die meisten Organisationen können diese Frage nicht beantworten. Warum? Inhalte dieser Art liegen meist in unstrukturierter Form vor. Daher wird ein technischer Katalysator benötigt, um die darin verborgenen wertvollen Elemente aufzuzeigen. Womöglich kennen Unternehmen einige der in den Dokumenten befindlichen Daten, doch meist fehlen die speziellen Faktoren, durch die Inhalte wirklich wertvoll werden: Durchsuchbarkeit, Klassifizierung, Metadaten, Korrelation und Kontext.

Aus diesen fünf Faktoren ergibt sich der Wert von Inhalten. Werden diese der Reihe nach erarbeitet, steigt der Wert der einzelnen Faktoren für die Organisation enorm. Der Wert jedes einzelnen Faktors wird deutlich gesteigert, wenn Sie das Potenzial der ersten Faktoren zunächst voll erschließen, bevor Sie zum nächsten übergehen. Dadurch wächst die Produktivität exponentiell. Unabdingbare Voraussetzung hierfür ist der Einsatz einer zentralen Technologie – anders lassen sich die Vorteile kaum realisieren.

Das Wissen, was sich in den Dokumenten befindet, und der Zugriff darauf sind wichtig, denn die Informationen liefern Erkenntnisse über Kundenverhalten, Servicetrends, Chancen und Risiken. Alle Maßnahmen, mit denen die digitale Transformation vorangetrieben wird, beinhalten den Zugriff auf bisher nicht zugängliche Daten. Dies beschleunigt nachgelagerte Prozesse und verleiht der Transformation echten Rückenwind. Solche Daten sind zudem die Voraussetzung dafür, Inhalte noch besser zu erschließen. Damit Unternehmen von den vorhandenen Inhalten möglichst stark profitieren, müssen sie darauf Zugriff haben und eine zentrale Technologie nutzen, die als Katalysator fungiert.

 

Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Rolle die einzelnen Faktoren in der Wertschöpfungskette spielen? Dann kontaktieren Sie uns unter info.eu@ephesoft.com.

*) US-Angaben für „digital transformation“, Zahlen können für andere Regionen variieren