Dies ist der zweite Teil einer dreiteiligen Blog-Serie über RPA.
Wofür wird RPA normalerweise eingesetzt?
RPA ermöglicht es Unternehmen, einen wiederkehrenden manuellen Prozess zu automatisieren, sodass die Einrichtung und Durchführung des Vorgangs einfach und kostengünstig ist. Bei wiederkehrenden, vorhersehbaren und regelbasierten Prozessen kommt es selten zu Ausnahmen. Zudem geht es dabei meist um große Menge an Daten oder Dokumenten. Wenn solche Prozesse ausgereift und stabil sind, ist die RPA in Erwägung zu ziehen.
Auf unterster Ebene kann die RPA manuelle Prozesse ersetzen, wie „Kopieren und Einfügen“ von Daten, das Ausfüllen von Tabellen oder die Erstellung von Berichten und deren Bereitstellung in einem freigegebenen Laufwerk. Vermutlich hat jede Abteilung Aufgaben, die täglich die Ausführung solcher einfachen Funktionen erfordern. Es ist daher optimal, wenn Unternehmen die Einführung von RPA in der gesamten Organisation prüfen. Ihnen sollte jedoch bewusst sein, wo und wann eine Automatisierung erfolgen kann, damit der sofortige Erfolg gewährleistet ist. Wo erfolgen die arbeitsintensivsten Prozesse in Ihrem Unternehmen?
Typische Anwendungsfälle für die Einführung von RPA-Projekten sind beispielsweise Finance, die Kreditorenbuchhaltung, das Onboarding von Kunden oder Mitarbeitern, die Schadenregulierung bei Versicherern, die Bearbeitung von Kreditanträgen, Studienbücher zum Verlauf eines Hochschulstudiums sowie die Verwaltung der Posteingangsstelle. Die meisten Organisationen mit großen Mengen an wertvollen Dokumenten, die in wiederkehrenden Prozessen bearbeitet werden, sind ausgezeichnete Kandidaten für den Einsatz einer intelligenten Erfassung, die mit einer RPA-Lösung gekoppelt ist. Ein Prozess muss vollständig digital laufen, damit eine RPA-Lösung eingeführt werden kann. Sollte der Prozess nicht rein elektronisch erfolgen, sind womöglich weitere technische Lösungen erforderlich, um echte Automatisierung zu erreichen.
Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch
Sobald Sie die Daten aus eigenen Recherchen, von potenziellen Softwarepartnern und die Meinung der Spezialisten in Ihrem Unternehmen gesammelt haben, sollten Sie die einzelnen Lösungen miteinander vergleichen. Hierbei sollten Sie speziell berücksichtigen, was diese bieten und wie sie mit bestehenden Technologien integriert werden können. Kosten sind natürlich ein wichtiger Faktor. Achten Sie aber darauf, dass Sie eine skalierbare Software wählen, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Die besten Kennzahlen erhalten Sie, indem Sie die eingesparten Lohnkosten und die Zeitersparnis durch die Automatisierung ermitteln. Außerdem sollten Sie bedenken, dass ein RPA-Tool rund um die Uhr laufen kann. Ihre Mitarbeiter hingegen arbeiten etwa acht Stunden pro Tag. Je nach Bedarf arbeitet robotische Software daher dreimal so lange.
Präsentieren Sie nun dem Befürworter der RPA die Ergebnisse, nachdem Sie den idealen Geschäftsprozess gefunden haben, um einen Prototyp der RPA-Technologie zu testen, und eine Software identifiziert haben, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Nehmen Sie die Fragen zu unmittelbaren und langfristigen Kosteneinsparungen über den Zeitraum von einem Jahr, drei Jahren und fünf Jahren vorweg. Geben Sie an, welche weiteren Kosten gegebenenfalls mit der Implementierung verbunden sind, z. B. für entsprechende Hardware.
Vergleichen Sie die Investition in die Software mit den erwarteten Kosteneinsparungen in puncto Personal, Platzbedarf und Verwaltung von Dokumenten in Papierform. Beschreiben Sie genau, wie auf die Dokumente zugegriffen wird, wenn diese automatisiert verarbeitet werden. Erläutern Sie, wie Testläufe und Änderungen an alle Stakeholder kommuniziert werden, die derzeit in den betroffenen Geschäftsbereichen arbeiten. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Changemanagement, um Allianzen für eine erfolgreiche digitale Transformation in Ihrem Unternehmen zu schmieden.
Setzen Sie die RPA für Prozesse ein, durch die Sie schnell Ergebnisse erzielen
Sobald Sie von Ihrem Befürworter grünes Licht erhalten haben und Ihr Team die Implementierung mit Ihrem Softwarehersteller und Entwicklungsteam geplant hat, führen Sie Tests durch. Sie oder Ihr Team sollten dabei Zeit einplanen, um sich in diesen Prozess direkt einzubringen. So kann es hilfreich sein, vor Ort bei der Durchführung der Prozesse dabei zu sein, um die Umstellung zu überwachen und Fragen zu beantworten. Erfassen Sie die Ergebnisse des Tests und halten Sie den Befürworter auf dem Laufenden. Wenn die Prozesse oder Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, dokumentieren Sie die daraus gezogenen Schlüsse für künftige Implementierungsprojekte. Aktualisieren Sie bestehende Workflows und Dokumentationen zur Freigabe und Aufnahme in die SOPs des Unternehmens.
Bei der Sondierung einer möglichen RPA-Implementierung werden Sie feststellen, dass ein einzelnes System oder ein „Roboter“ mehrere Automatisierungsaufgaben ausführen kann. Daher sind Sie in der Testphase nicht auf einen einzelnen Prozess beschränkt.
Mehr erfahren Sie bald in unserem nächsten Blog über RPA: „Überlegungen zur Kapitalrendite und zum künftigen Einsatz der RPA“
