Mit diesen Tipps unserer Branchenexperten können Sie die Bewertung und Einführung einer neuen Technologie beschleunigen und Rückschläge vermeiden.
Wir haben mit den Branchenexperten in unserem Vorstand gesprochen und Empfehlungen und Tipps für Sie zusammengestellt, wie Ihre Initiative für die Einführung einer intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) ein Erfolg wird. Die Erfassung, Klassifikation und Extraktion von Daten ist normalerweise der erste Schritt bei Projekten der digitalen Transformation. Dies ist die Grundlage dafür, Daten zu finden, darauf zuzugreifen und zu nutzen, Prozesse zu automatisieren und Erkenntnisse zu gewinnen, die strategische Entscheidungen beeinflussen.
Die wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung besteht in einer optimal aufgestellten, möglichst wertschöpfenden Dokumentenerfassung. Während der langjährigen Zusammenarbeit mit Unternehmen weltweit hat unser Team hierbei jede Menge Erfahrung gesammelt. Diese wichtigen Erkenntnisse und Empfehlungen möchten wir gerne mit Ihnen teilen, damit Ihre Einführung einer IDP-Lösung erfolgreich verläuft und Sie ein solides Fundament für die angestrebte digitale Transformation legen können.
Aus Sicht eines CEO: Ike Kavas
Jeden Tag versuche ich, mich in die Lage unserer Kunden hineinzuversetzen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mir geht es darum, die Gründe und das Vorgehen der Kunden zu verstehen. Dabei habe ich drei Fragen identifiziert, die zum Gelingen von digitaler Transformation und Automatisierungsprojekten beitragen.
1. Was kann ich tun, um mein Unternehmen von lästigen Routineaufgaben zu entlasten?
2. Wie verschaffe ich meinem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil im Markt?
3. Durch welchen Beitrag für das Unternehmen steigere ich die Chancen, mich beruflich weiterzuentwickeln, und kann somit meinen Einfluss vergrößern?
Führungskräfte befassen sich mit digitaler Transformation, Digitalisierung und Automatisierung, weil diese Bereiche für alle diese Fragen relevant sind. Doch für die Umsetzung der meisten Projekte sind mehrere Anbieter, mehrere Abteilungen und mehrere Personen erforderlich, vor allem in mittleren und großen Unternehmen. Die Wahl eines Anbieters führender Technologien ist besser, als sich für ein Unternehmen zu entscheiden, dass durchweg mittelmäßig ist. Im Zeitalter von Cloud, KI und vernetzten Systemen und Umgebungen, die keine oder nur wenige Programmierkenntnisse erfordern, empfiehlt sich ein Anbieter mit Know-how in den Bereichen IDP, RPA und iPaaS/Workflows.
Bei der Implementierung genügt es, zunächst mit einem Anwendungsbereich zu beginnen. Allerdings sollten Unternehmen eine klare Vorstellung davon haben, auf welche Weise dieses Projekt eine Grundlage für weitere Einsatzgebiete im Unternehmen dienen kann. Lernen und Skalieren sind die erfolgversprechendsten Ansätze. Zudem sollte man sich stets bewusst machen, dass sich Initiativen der digitalen Transformation oft auf die Unternehmenskultur auswirken. Nur wenn alle Mitarbeiter von den Vorzügen automatisierter Prozesse überzeugt sind, wird das Projekt ein echter Erfolg.
Aus Sicht eines CFO: Naren Goel
Bei einer kürzlich durchgeführten Befragung unter CFOs ermittelte Gartner, dass sich Technologien wie KI, Digitalisierung und die Cloud am stärksten auf das Finanzwesen der Unternehmen auswirken. Derselben Studie zufolge geht die Rolle der CFOs über die reine Bewahrung von Wert hinaus, sondern umfasst auch die Wertschöpfung, etwa durch Umsatz und Margen. IDP ist ein gutes Beispiel für Technologien, die für alle diese Anforderungen relevant sind. Moderne IDP-Lösungen basieren auf der Cloud und künstlicher Intelligenz. Beides sind die Voraussetzungen für eine digitale Transformation, die diesen Namen verdient. Einige Einsatzgebiete der IDP zeigen eindeutig, dass sich Kosten senken und die Effizienz verbessern lassen, beispielsweise durch die Erfassung von Rechnungsdaten. Andere Anwendungsbereiche fördern die Optimierung der Kundenerfahrung. Damit verbessern sich auch das Gesamtergebnis und die Margen des Unternehmens. Beispiele hierfür sind Kreditfinanzierung, Steuerformulare und das Onboarding von Kunden. IDP kann ein gutes Sprungbrett für das Finanzwesen und andere Abteilungen sein, um die digitale Transformation auf den Weg zu bringen.
Aus strategischer Sicht: Lynn Tanattanawin
The BEST thing you can do is the RIGHT thing.
The NEXT BEST thing you can do is the WRONG thing.
The WORST thing you can do is NOTHING.
Die digitale Transformation eines ganzen Unternehmens ist eine gigantische Aufgabe. Wer vor einem riesigen, komplexen Projekt zurückschreckt, sollte mit einem überschaubaren Bereich anfangen. Beginnen Sie beispielsweise mit Rechnungen. Hauptsache, Sie beginnen.
Aus Sicht eines CTO: Kevin Harbauer
Digitale Transformation und Automatisierung sind schwierig und ihr Erfolg hängt davon ab, dass die benötigten Daten erfasst werden, die die Transformation ermöglichen. Durch die Automatisierung von immer mehr Unternehmensbereichen ändert sich auch, welche Daten benötigt werden. Die Wahl der Technologie hängt von den wechselnden Anforderungen an die Automatisierung ab und spielt eine entscheidende Rolle. Es gibt kein Patentrezept, um Ihre Technologie zukunftssicher zu machen. Doch die Einführung von Lösungen, die auf modernen Technologien wie KI und überwachtem maschinellem Lernen basieren, bietet einem Unternehmen optimale Voraussetzungen, damit sie heute wie morgen erfolgreich sind.
Aus strategischer Sicht und voller Überzeugung: Stephen Boals
Viele Neukunden sind verwirrt und haben aufgrund der widersprüchlichen Informationen am Markt unzählige Fragen. Jeden Tag scheint es ein Start-up oder ein RPA-/Workflow-Unternehmen zu geben, das neue „KI für Dokumente“ verkaufen möchte oder unglaubliche Statistiken zur Genauigkeit eines Tools auf der Website oder in der Werbung veröffentlicht. Doch die Eckpfeiler der intelligenten Dokumentenbearbeitung (IDP) haben sich in den letzten zehn Jahren nicht verändert. Was sich geändert hat, sind die Technologieschichten, durch die der Prozess schneller, genauer und durch Kontext angereichert wird, sodass nur eine minimale Konfiguration erforderlich ist und vom ersten Tag an Ergebnisse möglich sind. Mein Tipp: Stellen Sie unbedingt herstellerspezifische Fragen zur KI und ihrer Architektur. So ist gewährleistet, dass die Technologie tatsächlich vorhanden und nicht bloß ein Schlagwort des Vertriebs ist.
Aus Sicht des Kundenservice: Sumita Mavros
Um die eigenen Mitarbeiter – und letzten Endes auch die Kunden – aufzuwerten, sollten sich Unternehmen vor allem auf die erfolgsentscheidenden Anforderungen konzentrieren. Fragen Sie sich stets, was Sie noch alles automatisieren können. Dadurch verbessern Sie die Produktivität Ihres Geschäfts und damit das Gesamtergebnis des Unternehmens. Gleichzeitig optimieren Sie den Kundenservice. Dies bietet unter Umständen ein riesiges Potenzial für Zeitersparnis, sodass sich die entlasteten Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben zuwenden können, die ursprünglich gar nicht eingeplant waren. Oder aber, Sie dehnen die Automatisierung auf operative Abteilungen wie die Poststelle oder die Finanzbuchhaltung aus.
Während der COVID-19-Pandemie hat ein Großteil der Organisationen mehr in KI-basierte Produkte und in die Automatisierung investiert. Diese Investitionen bieten Datenspezialisten, Pflegepersonal, Buchhaltern und Kundenbetreuern mehr Möglichkeiten, um sich auf die entscheidenden Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Manuelle Aufgaben gehören in der Regel nicht dazu. Richten Sie sich im Status quo nicht zu bequem ein, sondern versuchen Sie, das Unternehmen noch effizienter zu machen. Denn nichts kann einem Unternehmen so abträglich sein wie unzufriedene Kunden und frustrierte Mitarbeiter.
Aus der Perspektive der Lösungsentwicklung: Chris MacWilliams
Daten sind der Schlüssel für alles. Um ein IDP-Projekt erfolgreich umzusetzen, benötigen Sie eine Stichprobe an Dokumenten, deren Daten Sie klassifizieren und extrahieren möchten. Dabei ist es äußerst hilfreich, die Menge an Informationen zu kennen, die einem Geschäftsprozess täglich zugeführt wird. So können Sie abschätzen, welche Ergebnisse Sie durch die Automatisierung realistischerweise erzielen können. Bevor Sie das Gespräch mit Ihrem Anbieter suchen, sollten Sie an die Anforderungen Ihres Projekts denken. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie sich und Ihrem Team zunächst stellen sollten:
- Wie viele unterschiedliche Dokumententypen werden einem bestimmten Geschäftsprozess zugeführt, etwa Rechnungen, Frachtbriefe, Datensätze?
- Wie viele Felder müssen aus diesen Dokumenten mindestens extrahiert werden, um den Geschäftsprozess zu automatisieren?
- Wie groß ist die maximale Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente?
Aus Sicht des Vertriebs: Stephen Lee
Alle erfolgreichen IDP-Initiativen zeichnen sich dadurch aus, dass dabei ein konkretes Problem gelöst und nicht versucht wird, alles auf einmal zu automatisieren. Dies spiegelt sich auch in einigen Redensarten wider: „Fangen Sie lieber klein an. Kochen Sie erst einmal auf kleiner Flamme.“
Mein Lieblingsmotto für erfolgreiches Arbeiten ist die 80/20-Regel. Bei der Rechnungsbearbeitung empfehlen wir beispielsweise eine Analyse, um Anzahl, Absender und Formate der Rechnungen zu ermitteln. Dadurch ist klar, wie viele Rechnungen zu erwarten sind, welche Lieferanten sie senden und wie sie eintreffen, als E-Mails oder per Post. Außerdem sollen Sie etwaige Engpässe ermitteln, die durch manuelle Aufgaben entstehen und den Prozess verlangsamen. Dies hilft Ihnen, die Schritte zu identifizieren, die am längsten dauern und die Kosten in die Höhe treiben. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass auf 20 % der wichtigsten Lieferanten etwa 80 % des Rechnungsvolumens entfällt. Die restlichen Rechnungen verursachen keine Probleme. Wenn Sie die Rechnungen der wichtigsten Lieferanten zuerst automatisieren, sind die Vorteile durch den Wegfall manueller Prozesse riesig. Nach diesem ersten Erfolg kann das Projekt auf weitere branchenspezifische Bereiche ausgedehnt werden. Dadurch entsteht eine enorme Wertschöpfung und Sie erzielen einen schnellen ROI für das gesamte Unternehmen.
Sind Sie bereit, Ihr IDP-Projekt in Angriff zu nehmen? Wir beraten Sie gerne!