Wie Untersuchungen zeigen, nutzen fast 90 % aller Mitarbeiter mobile Endgeräte für Anrufe, E-Mails, Kalendereinträge, Textnachrichten und Kommunikationsanwendungen. Diejenigen, die ihre Mobilgeräte auch für Aufgaben am Arbeitsplatz nutzen, sparen dabei jeden Tag 58 Minuten. Dies zahlt sich für Unternehmen aus, die dem Einsatz mobiler Endgeräte aufgeschlossen gegenüberstehen: Pro Jahr und Mitarbeiter summiert sich dies auf mehr als 200 zusätzliche Arbeitsstunden. Der Schritt ist einfach naheliegend. Ein Vertriebsleiter kann auf dem Weg zum Café auf die Anfrage nach einer Demo reagieren. Der Buchhalter kann die Zahlung einer Rechnung genehmigen, während er im Zug nach Hause sitzt.

Wie das US-amerikanische Unternehmen Syntonic Ltd angibt, legen in den USA 87 % aller Unternehmen darauf Wert, dass Mitarbeiter über das Smartphone auf geschäftliche Apps wie Salesforce, Slack, Expensify und Zoom zugreifen können. Weshalb sollten Sie mobile Endgeräte nicht auch zur Erfassung von Inhalten einsetzen? Nutzen Sie die leistungsstarken, tragbaren Geräte zu Ihrem Vorteil, indem Sie die Erfassung von Informationen im Außendienst ermöglichen, sodass eine echte, integrierte Prozessautomatisierung erreicht wird. Angesichts von Mitarbeitern und Kunden, die Smartphones bereits für inhaltsbezogene Aufgaben nutzen, wäre es ein Versäumnis, solche Geräte nicht auch in Arbeitsabläufe einzubinden, die das Hochladen von Dokumenten beinhalten.

Ephesoft Mobile bietet eine leichte, zuverlässige und sichere Möglichkeit, Informationen mit mobilen Endgeräten aller Art zu erfassen und an Ephesoft Transact zu übermitteln, sodass Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Die App verfügt über Live Edge Detection, einfache Wahl des Bildausschnitts per Image Cropping und Filter für die Bildoptimierung. Sie wird von den Betriebssystemen iOS und Android unterstützt und die gesamte Kommunikation basiert auf den sicheren HTTPS-Protokollen. Zudem werden auf den Geräten selbst keine Dokumente oder Informationen gespeichert.

Ephesoft Mobile steigert die Effizienz von Arbeitsabläufen bei minimalem Konfigurationsaufwand, um diese neue Erfassungsquelle in bestehende Geschäftsprozesse einzubinden. So lassen sich Informationen, bei denen Zeit ein kritischer Faktor ist, von unterwegs aus schneller an die entscheidenden Backend-Anwendungen und Datenbanken übermitteln. Angesichts pandemiebedingter Kontaktbeschränkungen und langfristiger Strategien für die Arbeit im Homeoffice, die es inzwischen in Unternehmen aller Größen gibt, ist eine solche Flexibilität bei der Erfassung von Informationen wichtig, damit die Geschäftstätigkeit weiterhin profitabel bleibt.

Schließlich kann Ephesoft Mobile auch die Produktivität der internen und externen Anwender steigern – die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, aber auch die Ihrer Kunden oder, im Fall von Behörden, der Bürger. Der entscheidende Faktor ist die große Flexibilität bei der Bereitstellung. So können Sie Ephesoft Mobile mithilfe des Software Development Kits (SDK) in die unternehmenseigene App integrieren. Passen Sie diese einfach nach Bedarf an, indem Sie Ephesoft Mobile in die eigene Anwendung integrieren und so die nahtlose, transparente Erfassung von unterwegs ermöglichen. Sie können aber auch auf die individuelle Anpassung verzichten und stattdessen eine einsatzbereite Version von Ephesoft Mobile sofort in Verbindung mit dem webbasierten, global zugänglichen Verwaltungsportal einsetzen.

Sehen wir uns einige branchentypische Anwendungsfälle für Ephesoft Mobile an, um eine Vorstellung vom Produktivitätspotenzial zu bekommen.

Anwendungsbeispiel: Gesundheitswesen

Ephesoft Mobile kann Ihnen dabei helfen, die Erfassung von Daten aus Formularen z. B. bei Reihenuntersuchungen bei Infektionskrankheiten zu beschleunigen. Gleich zu Beginn können entsprechende Formulare und möglicherweise auch Identitätsnachweise mithilfe von Tablets oder Smartphones mit Ephesoft Mobile erfasst werden. Ephesoft Transact QuickScreen – die speziell für Identitätsnachweise konzipierte Erfassungskomponente von Transact – ist in der Lage, Identitätsnachweise aus über 200 Ländern zu extrahieren, auch von unterschiedlichen US-Bundesstaaten. Die Anwendung übermittelt die Dokumente anschließend zur Bearbeitung an den sicheren Server von Ephesoft Transact, der On-Premises installiert oder in der Cloud gehostet sein kann – je nach kunden- oder branchenspezifischen Sicherheitsanforderungen. Ephesoft Transact identifiziert im nächsten Schritt den erfassten Dokumententyp, extrahiert die benötigten Metadaten und gleicht diese mit einer externen Datenbank ab. Schließlich übermittelt die Plattform die Indexierungsinformationen zu Archivierungszwecken an eine Datenbank und ein Ablagesystem.

Durch diese Lösung lassen sich unter Umständen die Wartezeiten an Drive-in-Stationen für COVID-19-Tests verringern, die es in vielen Ländern gibt. Außerdem stehen wichtige Informationen in Echtzeit bereit, beispielsweise Hinweise auf doppelt erfasste Probanden, und schon beim Erstkontakt wird das Anlegen der Patientenakte unterstützt.

Anwendungsbeispiel: Finanzdienstleistungen

Für Banken kann das Onboarding neuer Kunden ziemlich komplex sein, zumal unterschiedliche kundenbezogene, digitale und physische Dokumente erforderlich sind. Das Erfassen wichtiger Dokumente von potenziellen Kunden kann manchmal eine Herausforderung sein angesichts der vielfältigen Wege, über die solche Unterlagen bei den Finanzinstituten eintreffen, und der meist langsamen Reaktion des Antragstellers. Überlegen Sie, wie oft Sie einen Kredit beantragt, ein neues Konto eröffnet oder eine Vorabgenehmigung für eine Hypothek beantragt haben, bei der Sie eine Möglichkeit finden mussten, eine Kopie Ihres Führerscheins, einen Kontoauszug oder andere Dokumente zu scannen und per E-Mail zu versenden. Denken Sie nun an die Mitarbeiter der Bank, die alle Angaben der eingescannten Dokumente manuell in eine Datenbank oder eine andere Anwendung für die Überprüfung der Kreditwürdigkeit eingeben müssen.

Jetzt können Sie diesen manuellen Prozess ersetzen und Ephesoft Mobile als Erfassungsquelle für alle diese Dokumente nutzen. Integrieren Sie Ephesoft Mobile einfach mithilfe des entsprechenden SDK in die unternehmenseigene Anwendung. So können Antragsteller alle benötigten Unterlagen zuhause erfassen und übermitteln, während Ihr Unternehmen alle Informationen in Echtzeit erhält. In Verbindung mit Ephesoft Transact für die automatisierte Klassifikation und Extraktion von Daten werden Dokumente aus Quellen aller Art erfasst und anschließend sicher und schnell bearbeitet. Angesichts des niedrigen Zinsniveaus für neue oder refinanzierte Immobilienkredite werden Hypothekenbanken und andere Kreditinstitute mit Anträgen überschwemmt. Ephesoft entlastet solche Unternehmen der aufwendigen Datenerhebung.

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Sehen Sie in diesem Video, wie Ephesoft Transact QuickScreen funktioniert.