Sie erwarten, dass Sie Ihre internen Abläufe und Workflows durch den Kauf eines Systems verbessern, das KI in Ihr Unternehmen bringt, manuelle Dateneingaben erspart und die Effizienz steigert. Dieser Artikel soll Ihnen helfen, vier wichtige Überlegungen zum Thema künstliche Intelligenz anzustellen, die Sie beim Kauf einer intelligenten Dokumentenverarbeitungsplattform (IDP) berücksichtigen sollten.

Überlegung #1

Als erstes sollte man sich überlegen, was die IDP-Lösung braucht, um Ergebnisse zu erzielen. Grob gesagt gibt es bei KI-gesteuerten Produkten drei Arten von Lösungskonfigurationen:

  1. Geringer Wartungsaufwand: Einige KI-Produkte erfordern eine Ersteinrichtung, um Ihre Ziele zu erreichen, und müssen dann möglicherweise gelegentlich angepasst werden, wenn Sie Ihre Anwendungsfälle erweitern oder Ihre Anforderungen aktualisieren.
  2. Viele Daten: Zahlreiche Produkte erfordern eine große Menge an Daten zu Ihrem Anwendungsfall sowie mehrere Wochen Entwicklungsaufwand, bevor sie einsatzbereit sind.
  3. Sofort einsatzbereit: Die letzte Kategorie sind die Systeme, die keine anfängliche Einrichtung erfordern und sofort einsatzbereit sind.

Jede Art von System hat ihre Vor- und Nachteile, auf die ich später in diesem Artikel eingehen werde.

Überlegung #2

Verwendet die IDP-Lösung, die Sie in Betracht ziehen, wirklich KI? Viele Systeme versprechen KI-Funktionen, aber unter der Haube haben sie nichts dergleichen. Diese veralteten, regelbasierten Produkte können Ihnen vielleicht immer noch das bieten, was Sie suchen. Aber stellen Sie sich darauf ein, dass anfällige Regeln und komplexe RegEx-Systeme irgendwann einen erheblichen Aufwand für die Wartung, Aktualisierung und Erweiterung über den ursprünglichen Projektumfang hinaus erfordern werden. Um wirklich von den Vorteilen der KI zu profitieren, sollten Sie bei Ihrer ersten Entscheidung sicherstellen, dass das System wirklich KI-gesteuert ist oder über eine konkrete Roadmap für die Bereitstellung von KI-Produkten und die Fähigkeit verfügt, Ihr Unternehmen nahtlos an die Entwicklung neuer Technologien anzubinden.

Überlegung #3

Drittens sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Kosten und den ROI jeder Lösung, die Sie in Betracht ziehen, verstehen. Der Aufwand, der mit der Einführung von KI verbunden ist, ist mehr als nur die anfängliche Investition: Die kontinuierlichen Ausgaben, die mit menschlichen Eingriffen verbunden sind, sollten ebenfalls einkalkuliert werden. Diese Erkenntnis wird Sie vielleicht überraschen: Automatisierung ist meist wichtiger als Genauigkeit. Dies sollte Teil Ihrer Gespräche mit potenziellen Anbietern sein.

Nehmen wir ein Beispiel zur Veranschaulichung: Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem die manuelle Bearbeitung eines Dokuments 10 Minuten dauert. Wenn dieser Prozess erfolgreich automatisiert werden kann, dann würde er 0 Minuten manuelle Arbeit erfordern. Für alle Vorhersagen mit geringer Zuverlässigkeit oder mögliche Fehler, die zur Überprüfung markiert wurden, benötigt ein Benutzer durchschnittlich 4 Minuten, um die Ergebnisse zu überprüfen und zu akzeptieren. Sie versuchen, sich zwischen zwei Lösungen zu entscheiden:

  1. Lösung 1 mit hoher Genauigkeit – bietet eine Genauigkeit von 95 Prozent in allen Bereichen, die Sie als vorrangig für Ihr Unternehmen identifiziert haben. Obwohl diese Lösung im Allgemeinen sehr genau ist, ist sie bei keinem einzigen Dokument perfekt genau und muss ständig überprüft werden.
    • Die Rechnung: Das bedeutet, dass die Überprüfung von 100 Dokumenten durchschnittlich 400 Minuten dauert. Im Vergleich zum manuellen Prozess spart dies 60 Prozent der benötigten Zeit.
  2. Lösung 2 mit weniger menschlicher Überprüfung – Diese Lösung scheint nicht sehr vielversprechend zu sein. Sie erreicht nur eine Genauigkeit von 85 Prozent – ein 10 Prozent schlechteres Ergebnis als Lösung 1. Obwohl die Genauigkeit schlechter ist, bietet diese Lösung eine Straight-Through-Processing-Rate (STP) von 70 Prozent. Das bedeutet, dass 70 Prozent Ihrer Dokumente nicht überprüft werden müssen.
    • Die Rechnung: Die verbleibenden 30 Prozent der Dokumente müssen überprüft werden, und das sind pro 100 Dokumente 120 Minuten Überprüfungszeit – ein Rückgang des Zeitaufwands für den manuellen Prozess um 78 Prozent. Selbst wenn man davon ausgeht, dass die 30 Prozent der Dokumente komplett fehlerhaft sind und vollständig manuell bearbeitet werden müssen, sind das immer noch nur 300 Minuten manuelle Überprüfung pro 100 Dokumente.

Dieses Beispiel soll helfen, die Bedeutung der Automatisierung gegenüber der reinen Genauigkeit zu unterstreichen. Eine gute IDP-Lösung mit echter KI ermöglicht es den Nutzern, die verschiedenen Optionen zu berechnen und den tatsächlichen Wert der Technologie zu verstehen. Testen Sie auf jeden Fall verschiedene Lösungen, um ein besseres Verständnis für die Leistung bei Ihrer speziellen Problemstellung zu erhalten.

Überlegung #4

Der letzte Punkt, den es zu bedenken gilt, ist die Frage, ob Sie eine maßgeschneiderte Lösung oder eine standardisierte, pragmatische Lösung wünschen. Wie bereits erwähnt, haben beide Ansätze Vor- und Nachteile. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten.

Maßgeschneiderte Lösungen
Ziehen Sie zunächst maßgeschneiderte IDP-Lösungen in Betracht. Diese Arten von KI-Produkten sind auf einen bestimmten Anwendungsfall zugeschnitten und eignen sich hervorragend für Projekte mit begrenztem Umfang und erstklassiger Genauigkeit. Allerdings muss man sich darüber im Klaren sein, dass kundenspezifische Lösungen nicht flexibel genug sind.

Bei der Implementierung einer benutzerdefinierten Lösung wird ein Großteil der anfänglichen Einrichtung, die für das erste Projekt erforderlich ist, für jeden neuen Projektumfang benötigt. Je nach dem zeitlichen und finanziellen Aufwand, der für die einzelnen Projekttypen erforderlich ist, kann die Investition beträchtlich ausfallen, wenn sie nicht richtig geplant wird. Darüber hinaus erfordern einige kundenspezifische Lösungen nur minimale Eingaben von Ihnen, während andere eine große Menge an Daten zur Feinabstimmung für jeden Anwendungsfall erfordern. Es ist wichtig, die finanziellen Folgen zu kennen, aber auch den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Vorbereitung zusätzlicher Materialien einzuschätzen, was ebenfalls kostspielig sein kann.

Standardisierte Lösungen
Das Gegenstück zu den maßgeschneiderten Lösungen sind die anwendungsspezifischen Lösungen. Einer der Hauptvorteile von standardisierten Lösungen besteht darin, dass sie wenig bis gar keine Einrichtung erfordern und sofortige Ergebnisse liefern, die eine unmittelbare Rendite Ihrer Investition zeigen. Diese Lösungen sind oft mit Low/No Code ausgestattet und werden durch KI unterstützt. Sie sind in der Regel nicht so leistungsfähig wie eine maßgeschneiderte Lösung für jedes einzelne Projekt, bieten aber einen zusätzlichen Mehrwert, da sie ohne zusätzliche Investitionen in die Konfiguration der Lösung über viele Projekttypen hinweg fast genauso gute Ergebnisse liefern können. Da es sich bei solchen Lösungen in der Regel um KI-gesteuerte Technologien handelt, verbessern und entwickeln sie sich mit der Nutzung weiter, ohne dass ein komplettes Systemupdate oder ein Versionswechsel erforderlich ist – die neueste und beste Leistung wird nahtlos beibehalten.

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