Data Compliance verstehen

Data Compliance stellt sicher, dass sensible digitale Assets oder Daten so organisiert und verwaltet werden, dass Unternehmen Geschäftsregeln, Arbeitsabläufe und Richtlinien sowie gesetzliche und behördliche Vorschriften einhalten können. Sie ist auch entscheidend für den Schutz der persönlichen Daten von Personen und die Art und Weise, wie Unternehmen diese sensiblen Informationen speichern und absichern. Die Daten eines Betriebs sind die Grundlage für Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe, Anwendungen und letztendlich für die Entscheidungsfindung und den Erkenntnisgewinn.

In den Vorschriften zu Data Compliance ist festgelegt, welche Daten geschützt werden müssen, welche Prozesse zulässig sind und welche Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften drohen. Auf diese Weise stellt Data Compliance sicher, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt.

Data Compliance wird oft mit Datensicherheit verwechselt, doch dieser Begriff umfasst alle Verfahren und Technologien zur Sicherung sensibler Daten, einschließlich Firewalls, Authentifizierung und Passwortschutzprotokolle. Unternehmen müssen zwar die Data-Compliance-Vorschriften einhalten, aber das ist noch keine Garantie für die Sicherheit ihrer Informationen – obwohl das Ziel sein sollte, sowohl Data Compliance als auch Datensicherheit zu gewährleisten. Um Sicherheit und Datenschutz zu erreichen, benötigen Unternehmen Data Governance, d. h. organisatorische Richtlinien und Prozesse, die den Umgang mit Daten im Unternehmen steuern.

Wie sich Data Compliance in IDP einfügt

In unserer heutigen Geschäftswelt sind Dokumente nur eine Form von Daten, die verwaltet und gemanagt werden müssen. Die meisten Unternehmen verfügen über riesige Dokumentenspeicher, die als sogenannte Dark Data vorliegen und ein großes Problem für die Einhaltung von Vorschriften darstellen können. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Lösung, die KI-basierte Technologie nutzt, um Daten aus Dokumenten zu erfassen, zu klassifizieren, zu extrahieren, zu validieren und in ein anderes System zu exportieren. Moderne IDP-Plattformen wandeln Dokumente mit unstrukturierten oder halbstrukturierten Daten in verwertbare, strukturierte Informationen um, die in andere Systeme eingespeist werden können, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten zu zentralisieren, Datenanalysen und Business Intelligence durchzuführen oder einfach eine große Datenmenge leicht durchsuchbar zu machen.

Der zuverlässige und effiziente Datenzugriff ist der Kernpunkt von Data Compliance. Ein einfaches Beispiel ist eine Person, die nicht mehr möchte, dass Sie ihre Daten speichern, die sich in mehreren Anwendungen und Dateien befinden können. IDP bietet eine automatisierte Lösung, um sämtliche Daten durchsuchbar zu machen, so dass die betreffenden Informationen schnell gelöscht und die Datenschutzanforderungen erfüllt werden können. In einer Fallstudie mit Vopak, dem weltweit führenden unabhängigen Tanklagerunternehmen, wurde IDP eingesetzt, um die Dauer von Audits von zwei bis drei Wochen auf nur wenige Stunden zu verkürzen, da die manuelle Dateneingabe und -suche entfällt. Die Alliance Bank nutzte IDP nicht nur, um den Kreditantragsprozess zu beschleunigen, sondern auch, um die Betrugsprävention und -aufdeckung zu verbessern.

IDP-Vorteile für Data Compliance

Es gibt Hunderte von Anwendungsfällen für die intelligente Dokumentenverarbeitung, je nach Branche und Geschäftsanforderungen, von der Kreditorenbuchhaltung, der Personalabteilung, der Poststelle und anderen Abteilungen – unabhängig davon, ob diese Kredite, Versicherungsansprüche, Finanzdokumente, Unterlagen oder Abschriften bearbeiten. Im Folgenden erfahren Sie, wie IDP im Bereich Data Compliance unterstützen kann:

  • Kann große Mengen an Dokumenten schnell verarbeiten
  • Vereinfacht das regulatorische Berichtswesen
  • Verbindet sich mit RPA, Analyseanwendungen oder anderen Datensystemen, um umfassendere Informationen zu erhalten
  • Eliminiert menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe
  • Ermöglicht die Durchsuchung von Daten zur einfachen Entfernung von Kundeninformationen, falls dies gewünscht wird
  • Verringert die Prüfungszeiten von Wochen auf Stunden
  • Kann Dokumente in Sekundenschnelle finden
  • Steigert die Produktivität, Genauigkeit und Effizienz der Mitarbeiter
  • Verbessert die Kundenerfahrung und -zufriedenheit
  • Kann für KYC- oder AML-Initiativen verwendet werden, um Betrug und verdächtige Aktivitäten zu reduzieren

Die Folgen der Nichteinhaltung von Vorschriften können finanzielle Verluste und Geldstrafen, Sicherheitsverletzungen, Lizenzentzug, Geschäftsunterbrechungen, schlechte Patientenversorgung, Vertrauensverlust, schlechter Markenauftritt und Reputationsverlust sein. Es ist einfacher als Sie denken, IDP in Ihr technisches System zu integrieren und diese Konsequenzen zu vermeiden.