Wie Smart Capture die digitale Transformation beschleunigt

Entfesselte Daten

Eines ist klar: Wir leben in einer digitalen Welt, in der Zettabytes an Daten wie von einem Tornado herumgewirbelt werden. Von all den Begriffen wie „Big Data“, „Data Analytics“, „dunkle Daten“, „Data Scientists“, „künstliche Intelligenz“, „maschinelles Lernen“ sowie „strukturierte Daten“ und „unstrukturierte Daten“ wird einem ganz schwindelig. Angesichts der enormen Bedeutung dieser Konzepte fällt Unternehmen die Entscheidung zum Umgang mit den eigenen Daten unter Umständen schwer. Oder aber sie sehen sich gezwungen, sich mit Best Practice auseinanderzusetzen.

Wenn Sie in einem Büro oder Unternehmen arbeiten, unabhängig davon, ob Sie in technischen Bereichen tätig sind, nutzen Sie vermutlich einen Laptop. Mit Sicherheit sind Ihre Aufgaben mit dem Umgang von Daten oder Inhalten aus unterschiedlichen Quellen verbunden. Vermutlich sind Sie all diesen Fachbegriffen schon einmal begegnet oder bekamen deren Auswirkungen bereits am eigenen Arbeitsplatz zu spüren – denn sie sind nun einmal Fakt. Angesichts des wachsenden Tempos, in dem in der „Datensphäre“ täglich neue Daten generiert werden, benötigen Organisationen Prozesse für den Umgang mit Daten oder Initiativen für die digitale Transformation.

Wenn Unternehmen ihre Datenflut nicht bewältigen, werden sie in ihrem Wachstum ausgebremst, haben begrenzt Informationen über ihre Kunden und gehen das zunehmende Risiko ein, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen. Angesichts der isoliert vorliegenden und rasant wachsenden Datenbestände können Organisationen nicht darauf verzichten, ihre Daten zu prüfen, darauf zuzugreifen, sie zu schützen oder nicht zu kennen. Anders ausgedrückt: Es ist unklug, wenn sich „dunkle Daten“ – das heißt, unstrukturierte Daten – in den Datenbeständen befinden.

Der Umgang mit Daten ist schwierig – doch es gibt eine Lösung

Vielleicht ist der Gedanke tröstlich, dass Ihr Unternehmen nicht das einzige ist, das sich diesen Herausforderungen stellen muss. Doch das könnte sich schon bald ändern. IT-Vorstände investieren mehr in Ressourcen für die Prozessautomatisierung und arbeiten an Möglichkeiten, die verborgenen Informationen in den Dokumenten zu erschließen. Nach Prognosen von IDC “werden 30 % der 2000 größten Unternehmen weltweit bis zum Jahr 2020 mindestens 10 % ihrer Investitionen für die Umsetzung ihrer Digitalstrategien einsetzen.”

Im kürzlich veröffentlichten Bericht, „Driving Digital Business Transformation for Industry Leadership“, empfiehlt Gartner, dass IT-Vorstände die Geschäftsstrategie ihrer Unternehmen fördern und führen müssen. Hierzu sollten sie ein Geschäftsmodell entwickeln, das sich die Chancen der Digitalisierung zu Nutze macht. In einem weiteren Bericht von Gartner – „Predicts 2019“ – gehen die Autoren davon aus, dass über 50 % der mittelständischen Unternehmen bis zum Jahr 2022 Initiativen anstoßen, um ihre Daten zu Geld zu machen. Der Wert der Daten liegt in der Tiefe verborgen. Man muss diesen Schatz nur heben.

An der digitalen Transformation führt bald kein Weg mehr vorbei. Die Vorgaben der DSGVO und des geplanten 2020 California Consumer Privacy Act machen dies ebenso erforderlich wie der jüngste Vorstoß der US-amerikanischen Regierung, die ihren Behörden eine Frist bis Ende 2022 gesetzt hat, um alle historischen, dauerhaft aufbewahrten Akten zu digitalisieren. Die physischen und digitalen Welten der Inhalte müssen zusammen geführt werden, und zwar, bald – entweder durch gesetzliche Vorgaben oder zu ihrem eigenen Schutz.

Smart Capture im Zentrum der digitalen Transformation

Projekte der digitalen Transformation beginnen stets mit der Analyse des Datenbestands. So werden die Daten erschlossen, die sich in den Tiefen des Aktenschranks, im 700-seitigen Dokument zur Immobilienfinanzierung, in der 50-seitigen PDF-Datei mit einer Schadenmeldung, in E-Mails oder in einem doppelt vorhandenen Ordner auf dem Desktop eines Mitarbeiters befinden.

Mit den richtigen Tools lassen sich Daten leicht ordnen und klassifizieren, um die benötigten Informationen zu extrahieren. Als „intelligente“ Erfassungslösungen oder „Smart Capture“ werden Tools zur Erfassung von Inhalten bezeichnet, die auf KI oder Algorithmen für maschinelles Lernen basieren. Sie verarbeiten Dokumente automatisiert und schlagen Alarm, wenn die Tools einen möglichen Fehler feststellen oder den Text nicht erkennen. Lösungen wie Smart Capture® erlauben es Organisationen, die richtigen Daten effizient und genau einzuordnen und zu extrahieren. Dadurch werden Mitarbeiter von solchen Routineaufgaben entlastet.

Sobald Sie die unstrukturierten Daten erschlossen, in Metadaten umgewandelt und in einem strukturierten Tabellenformat vorliegen haben, lassen sie sich zentral ablegen. Damit ist es möglich, sie zu durchsuchen, darauf zuzugreifen und sie in Entscheidungsprozesse einfließen zu lassen. In Organisationen, die Smart Capture einsetzen, profitieren viele Abteilungen zum Beispiel durch schnellere Bearbeitung und Zahlungsabwicklung, geringere Kosten für die manuelle Dateneingabe, besseren Kundenservice, leichteres Onboarding neuer Kunden oder Mitarbeiter sowie von motivierteren Mitarbeitern, die anspruchsvollere Aufgaben mit höherer Wertschöpfung übernehmen. Wenn eine Maschine in der Lage, eintönige Arbeit zu verrichten, sollte man dies auch zulassen. Die Steuerung der Daten ermöglicht Ihnen, die meisten Prozesse zu optimieren und trägt zur besseren Performance Ihres Unternehmens bei.

Dabei sollte Smart Capture mit den Zielen der digitalen Transformation im Einklang stehen. Wenn dies der Fall ist, profitieren Sie von weiteren Vorteilen. Im Rahmen ihrer Geschäftsaktivitäten erheben Unternehmen automatisch Daten. Der nächste Schritt der digitalen Transformation besteht nun darin, die Daten in ein Ablagesystem, ERP- oder RPA-Systeme, Content Services oder andere branchenspezifische Tools zu exportieren. Entscheidungen, die auf Grundlage intelligenter Daten getroffen werden, sind maßgeblich für den Erfolg. In dem Umfang, wie sich die Technologie weiterentwickelt, sollten Sie auch Ihre Initiativen für die digitale Transformation voranbringen.

Höchste Zeit, den Datenschatz unter Kontrolle zu bringen! Sie möchten erfahren, wie Sie Smart Capture als Sprungbrett für Ihre digitale Transformation nutzen können? Dann senden Sie uns eine E-Mail unter info.eu@ephesoft.com. Oder vereinbaren Sie eine kurze individuelle Demo.