Im Jahr 2010 begann Pierre Giroux, Manager von JDE Finance Agnico Eagle, mit der Suche nach einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung. Jedes Jahr mussten dort etwa 120.000 Rechnungen verarbeitet werden, was mit enormer Dateneingabe verbunden war. Bei Agnico Eagle waren acht Mitarbeiter damit beschäftigt, die Rechnungen manuell zu bearbeiten und mit den Bestellungen und den Wareneingangsdokumenten abzugleichen.

Wenige Jahre später wurde das Projekt wiederbelebt und Giroux und Jean-Phillippe Allard, Manager, Financial Business Analysts, wählten Tungsten Network als Partner für ihre Lösung. „Unsere Wahl fiel auf Tungsten, denn sie hatten bereits Erfahrung mit JD Edwards, unserem ERP-System. Außerdem waren sie vertraut mit der Implementierung von Ephesoft“, so Jean-Phillippe Allard. Die Implementierung verlief „schnell und ziemlich glatt“. Im ersten Monat wurde Ephesoft installiert und das gesamte Projekt innerhalb von vier Monaten abgeschlossen.

Zuvor hatte Agnico Eagle sämtliche Rechnungen in Papierform archiviert und nicht eingescannt. Mit Ephesoft Transact und dem Workflow Content Manager von Tungsten, begann das Unternehmen nun im Frontend Fujitsu-Scanner einzusetzen. Somit wurden Rechnungen mittels Multifunktionsgeräten von Fujitsu erfasst und eingescannt, so dass sie per E-Mail weitergeleitet werden konnten. „Die Scanner sind einfach zu bedienen und funktionieren gut“, so Jean-Phillippe Allard. Über E-Mail werden die Dokumente in Ephesoft Transact für die Bildverarbeitung, Klassifizierung und Validierung geladen. Anschließend werden sie in den Workflow Content Manager von Tungsten exportiert.

Die Buchhaltung kann nun etwa 20.000 zusätzliche Rechnungen pro Jahr verarbeiten, ohne weitere Mitarbeiter einzustellen. „Die Erfassungsquote der OCR-Funktion beträgt etwa 80 % und hat die Bearbeitungszeit unserer Rechnungen auf etwa eine Minute verkürzt. Während der Schulung an Ephesoft bildeten wir einen unserer Mitarbeiter zum Super-User aus. Dadurch erlangten wir größere Unabhängigkeit und Effizienz. Wir erwarten künftig einen Durchsatz bei Rechnungen von über 90 %“, erläuterte J.-P. Allard. „Besonders wichtig ist uns aber, dass wir nun größere Transparenz geschaffen haben und über Ephesoft auf unsere Rechnungen zugreifen können. Zuvor lagen die Rechnungen auf Schreibtischen herum und wurden nicht eingescannt“.

Vor Kurzem erweiterte Agnico Eagle den Einsatz von Ephesoft, um sämtliche Packzettel und Wareneingangsdokumente einzuscannen. Wie bei den Rechnungen erfolgt das Einlesen und die Digitalisierung der Informationen mithilfe von Ephesoft. Agnico Eagle gleicht die Wareneingangsdokumente dann mit den Bestellungen und den Rechnungen ab.
„Ephesoft ermöglicht es uns, Rechnungen schneller einzugeben und die richtigen Felder mit der Validierung zu erfassen. Das Beste ist jedoch, dass die Daten nun transparent sind und von jedem unserer Standorte eingesehen werden können. Dies war von großem Vorteil, da unsere Buchhaltung dezentral organisiert ist. Nun haben wir einen Gesamtüberblick,“ betonte J.-P. Allard. „Tungsten war ein fantastischer Partner und ging sehr gründlich vor. Sie machen sich ein Bild von unseren Anforderungen und gaben den Produkten die richtige Richtung.“

Agnico Eagle wird die Verwendung von Ephesoft weltweit ausbauen. Derzeit wird die Lösung in Finnland implementiert. Im Jahr 2018 ist geplant, Ephesoft am Standort Mexiko zu installieren, gefolgt von den USA und der kanadischen Division in Vancouver. Das Unternehmen erwartet noch bessere Ergebnisse, wenn mehr seiner Divisionen auf die moderne Plattform für die Dokumentenerfassung von Ephesoft umstellen.