eReplacementParts.com führt Dokumentenerfassung mit Ephesoft ein


eReplacementParts.com, ein führender Online-Anbieter von Ersatzteilen, ist davon überzeugt, dass Reparaturen sinnvoll sind, weil sie das Budget des Kunden und die Umwelt schonen. Das Unternehmen begann vor über 13 Jahren mit dem Vertrieb von Ersatzteilen für Elektrowerkzeuge und erweiterte dann das Angebot um Teile für Haushaltsgeräte, Geräte für die Rasenpflege, Staubsauger, Verbraucherelektronik und Komponenten für die Sanitärinstallation. Mit jeder neuen Kategorie, jedem neuen Hersteller und jedem neuen Artikel wurde die Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Auftragsbestätigungen arbeitsaufwändiger.

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Finanzbuchhaltung

Zia Consulting & Fujitsu

Ergebnisse

  • Erfolgreiche Implementierung von Ephesoft in weniger als drei Monaten
  • Einsparung Hunderte von Mitarbeiterstunden
  • Verbesserung der Genauigkeit bei der Fakturierung durch Abschaffung der manuellen Dateneingabe
  • Verringerung des Papierverbrauchs und des Platzbedarfs für die Archivierung durch die Umstellung auf ein elektronisches System
  • Ausgezeichnete Unterstützung während der Implementierung
  • Expansion des Unternehmens durch skalierbare Lösung unterstützt

Die Herausforderung

eReplacementParts.com, ein führender Online-Anbieter von Ersatzteilen, ist davon überzeugt, dass Reparaturen sinnvoll sind, weil sie das Budget des Kunden und die Umwelt schonen. Das Unternehmen begann vor über 13 Jahren mit dem Vertrieb von Ersatzteilen für Elektrowerkzeuge und erweiterte dann das Angebot um Teile für Haushaltsgeräte, Geräte für die Rasenpflege, Staubsauger, Verbraucherelektronik und Komponenten für die Sanitärinstallation. Mit jeder neuen Kategorie, jedem neuen Hersteller und jedem neuen Artikel wurde die Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Auftragsbestätigungen arbeitsaufwändiger.

Angesichts mehrerer hundert Händler, die jeweils eigene Dokumentenformate verwendeten, verbrachte das Unternehmen jeden Monat viele Stunden mit dem Ausdrucken, der Ablage, der manuellen Dateneingabe in das Backend-System sowie mit der Archivierung von Dokumenten in Papierform. Abgesehen vom ineffizienten manuellen Prozess widersprach dieser dem Leitbild des Unternehmens, Ressourcenverschwendung zu vermeiden.

eReplacementParts.com wollte seine Beschaffungs- und Buchhaltungsprozesse präziser machen, indem es intelligente Technologien für die Dokumentenerfassung (Intelligent Document Capture, IDC) einsetzte, um Dokumente zu digitalisieren und die Information in seine eigenen Backend-Systeme zu integrieren. Das Unternehmen benötigte eine Technologie, die sich für eine maßgeschneiderte Lösung eignete, Flexibilität bot und skalierbar war. Nachdem eReplacementParts.com IDC-Technologien recherchiert hatte, fiel seine Wahl auf Ephesoft als mögliche Lösung. Ephesoft empfahl der IT-Abteilung des Unternehmens, Kontakt zu Zia Consulting aufzunehmen, einem Partnerunternehmen mit Schwerpunkt Systemintegration.

Die Lösung

Die Spezialisten von Zia konnten sämtliche Fragen beantworten, die das Team zu Ephesoft hatte, insbesondere zu einer maßgeschneiderten Lösung und der Flexibilität. Dave Fairbanks, Gründer von eReplacementParts.com: „Die Berater von Zia Consulting spielten bei der Analyse unseres Bedarfs eine entscheidende Rolle. Mit ihrer Hilfe verstanden wir, wie die Technologie eingesetzt werden kann und welche Art von Lösung sich am besten für unser Umfeld und Budget eignete.“ Nach einer Demo und dem versuchsweisen Einsatz der Software beauftragte eReplacementParts.com Ephesoft und Zia, dem Unternehmen bei der Konfiguration und während der gesamten Implementierung zu unterstützten.

Die IT-Abteilung ermittelte, dass die Kosten von Ephesoft 80 % unter den Kosten anderer proprietärer Lösungen für die Dokumentenerfassung lag. Zudem bot Ephesoft eine skalierbare Plattform, die mit dem Unternehmen mitwachsen konnte. „Als Unternehmen kennen wir uns bestens mit IT aus, sodass wir den Großteil der Implementierung von Ephesoft selbst durchführten. Wir arbeiten mit Zia bei auftretenden Fragen oder Problemen zusammen“, so Dave Fairbanks. Mit der Unterstützung von Zia legte eReplacementParts.com fest, wie es die Lösung konfigurieren wollte und wo diese angepasst werden musste. Zudem half Zia bei der Behebung von Softwarefehlern, sodass die IT-Abteilung die Implementierung abschließen konnte.

eReplacementParts.com konnte Ephesoft leicht an seine speziellen Anforderungen anpassen und die erweiterten Produktfunktionen nutzen. So kann das Unternehmen über eine Suchfunktion in der Datenbank einen Informationsabgleich zwischen seiner Datenbank und Dokumenten in Papierform vornehmen. Diese Funktion in Verbindung mit einer maßgeschneiderten JavaScript-Anwendung gewährleistet, dass die Informationen zu Herstellern, Produkten und Preisen korrekt sind. JavaScript wird auch verwendet, um jeden Posten auf der Rechnung zu lesen und hinzuzufügen. So ist gewährleistet, dass sie mit der Gesamtzahl der aufgeführten Teile übereinstimmt. Dies wird nicht mehr manuell berechnet, was Zeit spart und die Genauigkeit verbessert.

Inzwischen werden eingehende Rechnungen mithilfe von Fujitsu-Scannern erfasst, was die Lesbarkeit verbessert. Die Scans werden dem Ephesoft-Server zugeführt, wo der Text aus den Dokumenten extrahiert und digitalisiert wird. Die IT-Abteilung entwickelte maßgeschneiderte Formulare, die sich mit dem verwendeten ERP-System integrieren lassen. Im System erfolgt ein schneller Abruf der entsprechenden Datenfelder für die Klassifizierung und eine Validierung dieser Informationen mithilfe der Bestellungen und Belegen in der Datenbank. Das System meldet Ausnahmen, abgesehen davon werden Dokumente automatisch an das entsprechende System zur Bearbeitung weitergeleitet.

Die Ergebnisse

Mithilfe von Zia verfügt eReplacementParts.com nun über ein präzises und effizientes System für elektronische Prozesse für die Fakturierung und Buchhaltung. Das neue System spart Zeit und ermöglicht Mitarbeitern, sich wertschöpfenden Tätigkeiten zu widmen.

Unabhängig vom Format kann das Unternehmen Papierdokumente schnell und einfach digitalisieren und somit schneller bearbeiten. Durch die Verwendung von Ephesoft kann das Unternehmen die Informationen validieren und sicherstellen, dass seine Datenbank stets aktuell ist.

Die Lösung von Ephesoft war bereits nach drei Monaten voll einsatzbereit. Reaktionsschnell und kompetent ging Zia Consulting auf die Wünsche des Unternehmens ein. Es unterstützte eReplacementParts.com bei der Wahl der Software, der Implementierung und bei der laufenden Betreuung der Ephesoft Lösung. eReplacementParts.com hat nun eine flexible, skalierbare Erfassungs-Plattform, mit der das Unternehmen expandieren und wachsen kann.

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Ergebnisse

  • Erfolgreiche Implementierung von Ephesoft in weniger als drei Monaten
  • Einsparung Hunderte von Mitarbeiterstunden
  • Verbesserung der Genauigkeit bei der Fakturierung durch Abschaffung der manuellen Dateneingabe
  • Verringerung des Papierverbrauchs und des Platzbedarfs für die Archivierung durch die Umstellung auf ein elektronisches System
  • Ausgezeichnete Unterstützung während der Implementierung
  • Expansion des Unternehmens durch skalierbare Lösung unterstützt