Jennifer Holcomb ist VP Operations bei Norman & Company, Inc., einem Dienstleister für den Aftermarket in der Automobilindustrie. Sie ist die Erste, die einräumt, dass ihre Branche mit technologischen Veränderungen nur langsam Schritt hält. Dies betraf auch das Unternehmen selbst, das vor der schwierigen Herausforderung stand, einen effizienteren und effektiveren Weg für die Erfassung und Archivierung seines wachsenden Volumens von monatlich bis zu 15.000 Dokumenten in Papierform zu finden.

Das Familienunternehmen am Standort Oldsmar in Florida (USA) beschäftigt insgesamt 29 Mitarbeiter und bietet die proprietären Produkte Classic und ClassicTrak, die eine sogenannte GAP-Deckung für Aut#os bieten, sowie weitere Zusatzprodukte, die bei Fahrzeughändlern erworben werden. Norman & Company eröffnete einen weiteren Standort, an dem die Versicherungsfälle und Kündigungen bearbeitet werden. Die zuständigen Abteilungen absorbierten das florierende Geschäft aufgrund des steigenden Wachstums, das zu einem Zustrom an zusätzlichen Verträgen in Papierform führte, die alle bearbeitet werden mussten. Nachdem die Branche die Möglichkeiten von Vertragsabschlüssen im Internet noch nicht voll ausschöpfte, musste das Unternehmen je tausend neuer Verträge einen Mitarbeiter einstellen und die Räumlichkeiten des Unternehmens erweitern. Dies wirkte sich natürlich auf das finanzielle Wachstum des Unternehmens aus.

„Es gibt eine starke Tendenz, unsere Kunden zu Vertragsabschlüssen im Internet zu bewegen. Wir haben bereits erfolgreich umgestellt, doch im Automobilgeschäft ist dies ein langsamer, zäher Prozess“, so Holcomb. „In dem Maße, wie wir weitere Autohäuser als Kunden gewannen, mussten wir neue Mitarbeiter einstellen und im Unternehmen wurde der Platz knapp. Daher suchten wir nach einer ausgefeilten Lösung, die wir in der Übergangsphase einsetzen konnten, während wir gleichzeitig bei Kunden für Online-Abschlüsse warben.“

Holcomb machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die über das einfache Erfassen und Kennzeichnen der Daten hinausging. Die Lösung sollte sich für die Extraktion wichtiger Daten aus komplexen Dokumenten eignen, die unterschiedliche Arten der Dateneingabe umfassten, wie Kontrollkästchen, Kreise, Freitext und so fort. Darüber hinaus musste die Lösung auch Dokumente unterschiedlicher Größe bearbeiten können – in erster Linie Briefe und Dokumente im Format US-Legal. Natürlich sollte das System auch kosteneffizient sein.

Auf der Suche nach einer passenden Lösung erkundigte sich Holcomb auf Messen und anderen Veranstaltungen bei Kollegen in der Branche. Nachdem das Unternehmen bereits über zwei Kopiergeräte von Konica Minolta verfügte, nahm Holcomb Kontakt zu Devin Singh auf, dem Repräsentanten des Unternehmens. Dieser zog Stephen Nimon hinzu, einen Berater für Enterprise Content Management (ECM). Nimon schlug einige Softwareoptionen vor, doch hatte er den Eindruck, dass Ephesoft Smart Capture eine maßgeschneiderte Lösung bieten würde, die den Anforderungen von Norman & Company besser entsprach.

„Ephesoft ist in der Branche bekannt als eine der umfassendsten Lösungen für die intelligente Dokumentenerkennung (IDR)“, so Nimon. „Dadurch können Unternehmen Dokumente besser klassifizieren, indem eine Analyse von Inhalten, Barcodes oder Layout erfolgt. Norman & Company nutzte sehr komplizierte Formulare und ich war davon überzeugt, dass Ephesoft Smart Capture diesen höheren Grad an Komplexität gut meistern würde.“

Um dies zu überprüfen, gab Holcomb Ephesoft einige Musterdokumente. Das Unternehmen schickte zwei Mitarbeiter zu Norman & Company, damit diese die Software vorführten. Holcomb erkundigte sich auch bei Referenzkunden und führte umfassende Gespräche mit diesen. Nachdem sich Norman & Company von der Machbarkeit überzeugt hatte, erwarb das Unternehmen im Oktober 2015 Ephesoft Smart Capture und implementierte es bis Juli 2016.

Insgesamt klappte die Installation gut, auch wenn einige kleine Anpassungen notwendig waren, um ein harmonisches Zusammenspiel mit der ERP-Lösung des Unternehmens zu gewährleisten. Nimon stellte fest, dass Norman & Company sogar noch größere Einsparungen realisieren konnte, nachdem es sein ERP-System erweitert hatte.

“Insgesamt sind wir mit unserer Zusammenarbeit mit Konica Minolta sehr zufrieden. Heather Brunelli und Dave Brennan waren während der Entwicklungsphase sehr angenehm und achteten auf alle Details. Stephen Nimon begleitete uns während der gesamten Findungsphase, bei der wir Ephesoft ins Auge fassten. Und Debbie Hill war als Vertreterin des technischen Supports wirklich fantastisch – sie hat stets sehr schnell auf unsere Fragen reagiert. Durch sie konnten wir einen großen Seufzer der Erleichterung machen, da sie für unsere Mitarbeiter alles sehr leicht machte.“

— Jennifer Holcomb, Vice President of operations at Norman & Company, Inc.

Wie Holcomb angibt, möchte Norman & Company die Lösung von Ephesoft erweitern, um damit eine größere Vielfalt an Verträgen zu bearbeiten. Ihr Ziel ist dabei, das derzeit über Ephesoft abgewickelte Dokumentenvolumen zu verdoppeln. „Wir versuchen, die Autohändler, mit denen wir zusammenarbeiten, von elektronischen Dokumenten zu überzeugen. Aber bei vielen handelt es sich um konservative, familiengeführte Autohäuser. Deshalb versuchen wir, sie behutsam zu bekehren.“