Papierform erschwert den Umgang mit Archivgut

In Lagern und Aktenschränken auf der ganzen Welt stapeln sich Aufzeichnungen, Archivgut, Dateien und physische Dokumente. Da solche Daten nicht durchsuchbar sind, ist die Suche nach benötigten Informationen nahezu unmöglich. Außerdem dauern die manuellen Prozesse ewig und es besteht stets das Risiko, gegen die neuen Datenschutzgesetze zu verstoßen.
Für Behörden und Unternehmen auf der ganzen Welt, die riesige Mengen an Unterlagen in Papierform haben, besteht dabei das größte Risiko. Dies gilt für die verschiedenen Staats- und Landesarchive oder das Bundesarchiv, aber natürlich ebenso für Unternehmensarchive. Die Digitalisierung von Archivgut dient dem Schutz und der Sicherung von Archivalien und ermöglicht eine verbesserte Zugänglichkeit und Nutzung der Informationen. Wie ist Ihre Organisation für die Digitalisierung aufgestellt?

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Digitalisierung ist ein Kinderspiel

Für den Dienst am Bürger sollten öffentliche Einrichtungen und Behörden moderne Technologien einsetzen, um die digitale Transformation zu beschleunigen. Dies kann in kritischen Zeiten essentiell sein, um schnell zu agieren. Zu nennen sind hier etwa Finanzdienstleister, Hypothekenbanken, Versicherungen, Bildungseinrichtungen und das Gesundheitswesen.

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Optimaler Zugriff auf wertvolle Inhalte

Sind Dokumente einmal digitalisiert, kommen die KI und die patentierte Technologie für maschinelles Lernen von Ephesoft zum Einsatz. Damit werden die in den Unterlagen befindlichen Informationen automatisch erfasst, extrahiert, validiert und schließlich in Workflow-Systemen bereitgestellt oder den bevorzugten Anwendungen für die Dokumentenverwaltung zugeführt. Dabei ist keinerlei manuelle Bearbeitung oder Weiterleitung erforderlich. Sobald die Daten digitalisiert wurden, haben Sie Zugriff darauf. So gewinnen Sie neue Erkenntnisse und beschleunigen Entscheidungsprozesse.

Die Vorteile


Daten automatisch klassifizieren, indexieren und extrahieren

Auf manuelle Dateneingabe verzichten

Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung

Kosten für die Lagerung von Schriftgut senken

Daten durchsuchbar machen

Gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen entsprechen

Mitarbeiter für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung einsetzen

Nutzern und Kunden eine hervorragende digitale Erfahrung bieten

Anwendungsbereiche

Archivverwaltung

Staats- und Bundesarchive

Schriftverkehr und Post

Fallmanagement

Langzeitarchivierung von Dokumenten in einem zentralen Repository

Patientenakten

Personalunterlagen

Unterlagen im Rahmen von Hypotheken und Immobilien

Verträge

Unterlagen zu Versicherungsansprüchen

Rechnungen und Finanzunterlagen

Wissenschaftliche Qualifikationen und Auszüge aus dem Studierendenregister

Formulare im Unternehmen

Business Process Organizations (BPOs)

Bilder, Landkarten, Architekturentwürfe und Konstruktionszeichnungen

Audits und Compliance

Anwenderberichte

Unsere Aufgabe ist es, unsere Kunden zu verstehen und sie bestmöglich zu unterstützen. OPM hatte Dokumente mit Millionen von Seiten, die manuell verarbeitet werden mussten. Daher war eine ausgeklügelte, aber einfache Lösung erforderlich, um die Daten automatisch zu erfassen, zu klassifizieren, zu validieren und zu exportieren. Hierfür war Ephesoft mit Abstand am besten geeignet. Mithilfe der Plattform von Ephesoft konnten wir unzählige Mitarbeiterstunden für die manuelle Erfassung einsparen. – Tom Flitter, Director of Information Technology & Integration bei TASC

State Workforce Agency

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Eine Behörde der State Workforce Agency ersetzt das bestehende System, um die Zusatzleistungen für Mitarbeiter und die Formulare der Rechtsabteilung zu automatisieren. Damit entfällt nun die manuelle Indexierung.

TASC

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Ein Unternehmen, das große US-amerikanische Behörden und den öffentlichen Dienst bei der Prozessoptimierung unterstützt, hat die Bearbeitung von Anträgen, Formularen sowie Steuer- und Finanzunterlagen für gemeinnützige Kampagnen und Prozesse automatisiert.

Bundesbehörde in den USA

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Diese Behörde bearbeitet mithilfe von Ephesoft pro Jahr über 450.000 Dokumente mit insgesamt über 61 Millionen Seiten.

Bristol City Council

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Behörde digitalisiert und archiviert komplexe Unterlagen zu Immobilienbesitz und Vermietung und extrahiert zentrale Informationen – bei geringeren Kosten.

So gehen Sie vor

1. Sprechen Sie mit einem Experten

2. Wir helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden

3. Führen Sie eine schnelle, problemlose Implementierung durch

4. Werden Sie ein Vorreiter der Automatisierung! Erledigen Sie mehr bei weniger Aufwand

Nächste Schritte