Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde nicht nur zum Schutz einzelner Verbraucher eingeführt, sondern auch als Antwort auf den steigenden Wert personenbezogener Daten. Mit der exponentiell wachsenden Big-Data-Industrie wurden unzählige Studien durchgeführt, um den Wert von Verbraucherdaten zu berechnen – einschließlich Informationen wie Namen, Adressen, Lohn, Beschäftigung, Reiseverlauf und Bildungsstand. Der Wert der generierten Daten über eine Person hat demnach eine Bandbreite von etwa $3 (2 €) bis zu $480 (300 €) pro Person. Der hohe Wert von personenbezogenen Daten erfordert sowohl eine ethische als auch eine finanzielle Rechenschaftspflicht. Es ist nicht überraschend, dass die hohen Bußgelder, die von der DSGVO für unsachgemäß gehandhabte Verbraucherdaten festgelegt wurden, den wachsenden Wert dieser Informationen und die Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten widerspiegeln.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Blog-Posts sind es noch 67 Kalendertage, bis die erforderlichen Maßnahmen für den Umgang mit vertraulichen Daten, das Ernennen von Datenschutzbeauftragten, das Einrichten von Workflows zur Meldung von Sicherheitsverletzungen sowie zur Datenanonymisierung ergriffen und umgesetzt sein müssen. Mit Bußgeldern von bis zu 4% des jährlichen Umsatzes eines Unternehmens (oder 20 Mio. €, je nachdem, was größer ist), ist eine abwartende oder ablehnende Einstellung zum Umgang mit dem Datenschutz mehr als nur riskant.

Intelligente Content-Capture-Lösungen wie die Ephesoft-Plattform ermöglichen es Organisationen aller Größen, Kundenunterlagen zu überprüfen, die in Dokumentenablagen, Geschäftsanwendungen und E-Mail-Servern gespeichert sind. Durch die Kombination von überwachtem maschinellem Lernen, Mustererkennung, Inhaltsanalyse und Datenbanksuchen kann die Ephesoft-Plattform durch Dokumente und Datensätze eines Unternehmens navigieren, um Dokumenttypen zu klassifizieren, die normalerweise vertrauliche Daten enthalten wie beispielsweise Kreditkartenanwendungen, Umfragen und Korrespondenz.

Bei der Kategorisierung von Dokumenten können Datenfelder wie Name, Sozialversicherungsnummer, nationale Identitätsnummer, Telefonnummer und Adresse automatisch für Such- und Überprüfungszwecke erfasst und indiziert werden. Mit den sofort einsetzbaren „Datenwörterbüchern“ von Ephesoft, die automatisch die meisten mit PII (Persönlich identifizierende Information) verbundenen Datenfelder erkennen, wird der Zeitplan für das Starten und Ausrollen von Inhaltsanalyse- und Datenextraktionsprojekten erheblich reduziert. Unternehmen, die normalerweise die GDPR-Frist nicht einhalten können, haben hiermit die Möglichkeit, ein automatisiertes System in wenigen Wochen oder Monaten mit einer Smart Capture®-Plattform zu implementieren.

Automatisierte Datenextraktion und ein schneller Rollout sind nicht die einzigen Vorteile, die für eine DSGVO-Compliance hilfreich seind. Datengestützte Berichte über PII können über organisatorische Inhaltsquellen hinweg generiert werden. Hierzu wird eine Momentaufnahme des Speicherorts aller vertraulichen Daten bereitgestellt, die in unstrukturierten Dokumenten und Nur-Bild-Dateien verborgen sind. Entscheidungsträger und Projektleiter können Data-Mining-Tools für eine verbesserte betriebliche Effizienz oder daraus abgeleitete Erkenntnisse nutzen. Der Auftrag, Verbraucherdaten richtig zu verwalten, muss nicht nur vom Standpunkt der Risikominimierung und Kostenvermeidung betrachtet werden. Es kann auch dazu führen, dass der Wert von Daten, die in Dokumenten und Datensätzen gespeichert sind, freigesetzt wird.

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