Intelligente Erfassung in einer Microsoft-Umgebung

Die Produkte von Microsoft ist so verbreitet, dass sich wohl nur schwer eine Organisation finden lässt, die kein Element dieser Unternehmenssoftware einsetzt. Unternehmen aller Größen und Branchen verwalten Inhalte, pflegen Dokumente und folgen Geschäftsprozessen in den Anwendungen von Microsoft. Der Einsatz der Dokumentenerfassung mit überwachtem maschinellen Lernen in Verbindung mit den Produkten von Microsoft bietet viele Vorteile. Mit den OpenAPIs von Ephesoft ist die Integration mit der Unternehmenssoftware von Microsoft und mit Anwendungen anderer Hersteller möglich. Hier erfahren Sie, wie ein Workflow zur Erfassung, Verarbeitung und zum Routing von Inhalten funktioniert.

Falls Sie in einer Büroumgebung arbeiten, verwenden Sie vermutlich täglich Microsoft. Denken Sie an einige der Anwendungen im Portfolio von Microsoft – Dynamics als CRM-Tool, Azure als Cloud-Speicher und -Infrastruktur, SharePoint für die Verwaltung von Dokumenten und Daten, Flow zur Steuerung der Geschäftsprozesse und die einfache Automatisierung von Arbeitsabläufen sowie Outlook für die E-Mail-Kommunikation. Alle diese Anwendungen oder Dienste haben inhaltsbezogene Prozesse: Verwendung, Speicherung, Pflege und Prozesssteuerung von unternehmensspezifischen Inhalten. Beispiele hierfür sind Dokumente und Akten im Büro, Antragsformulare, E-Mails an und von Kunden, Bestellungen, Kaufverträge und interne Memos.

Einer jüngsten Studie zufolge nutzen 57 % der Unternehmen im Fortune 500 Microsoft Azure. Von diesen verwenden wiederum 80 % SharePoint für die Verwaltung und Speicherung von Inhalten. Und nahezu 50.000 Organisationen verwenden Outlook für die E-Mail-Korrespondenz. Wie kann eine intelligente Erfassungslösung alle Elemente dieser allgegenwärtigen Arbeitsumgebung unterstützen und dabei die gemeinsamen Ziele der Automatisierung und Digitalisierung des Unternehmens fördern?

Angenommen, im Zentrum jedes Unternehmens stehen Dokumente mit entsprechenden Informationen, dann gibt Ihnen die Plattform Smart Capture® von Ephesoft Zugriff auf die darin enthaltenen unstrukturierten Inhalte. Unsere Engine für maschinelles Lernen und Analytics unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten und die Datenextraktion. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum reduziert und Sie erhalten strukturierte Daten aus unstrukturierten Inhalten. Ob Sie nun Kaufverträge in das Ablagesystem in SharePoint einscannen oder bei Flow die Klassifizierung von Web Services einsetzen – Ephesoft bewältigt nahezu alle Situationen, in denen die Automatisierung von Dokumentenprozessen erforderlich ist.

6 Schritte zur Bearbeitung von Dokumenteninhalten

Ephesoft Smart Capture wurde speziell entwickelt, um die Bearbeitungszeit zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Fehler in dokumentenlastigen Prozessen zu eliminieren. Um der eigentlichen Technologie auf den Grund zu gehen, die sich hinter Ephesoft Transact verbirgt, sehen wir uns die einzelnen Methoden an, durch die diese Anwendung unstrukturierte Dokumente bearbeitet.

Der erste Schritt in einem Dokumentenworkflow ist die eigentliche Aufnahme der Dokumente. Im Fall von Microsoft gibt es Standardschnittstellen für die Erfassung von Dokumenten aller Art aus Outlook und SharePoint im Batch-Verfahren. Die Dokumentenerfassung kann in festgelegten Intervallen erfolgen oder in Echtzeit ausgelöst werden, sobald ein neues Dokument als Inhaltsquelle auftaucht, z. B. wenn ein Endnutzer eine Datei einscannt oder eine E-Mail im Postfach eingeht.

Der nächste Schritt ist die Bildverarbeitung, wobei eine grundlegende Bildoptimierung der Dokumentenseiten erfolgt. Damit ist eine Volltextsuche im Dokument mittels integrierter OCR-Engine möglich. Ephesoft unterstützt unterschiedliche OCR-Tools wie OmniPage, Recostar und Tessaract.

Nachdem das Dokument in individuelle Seiten untergliedert wurde und eine Volltextsuche möglich ist, gruppiert Ephesoft Smart Capture® die Seiten in einzelne Dokumente und weist diese nach der Analyse des Inhalts bestimmten Kategorien zu. Wir nutzen einzigartige Klassifizierungsalgorithmen, die ohne die Erstellung starrer Dokumentenvorlagen auskommen und dennoch eine äußerst genaue Einordnung zulassen.

Sobald die Dokumente den entsprechenden Kategorien zu gewiesen wurden, verwendet Ephesoft Transact eine Verbindung aus vorkonfigurierter regelbasierter Logik und überwachtem maschinellen Lernen, um wichtige Metadaten zu identifizieren und zu extrahieren. Dieses vordefinierte Extraktionsverfahren beinhaltet Erfassungsmechanismen wie die Extraktion von Schlüssel-Wert-Paaren, wobei die Anwendung nach Ankerwerten neben einem gewünschten Feld sucht. Mithilfe regulärer Ausdrücke erfolgt ein Musterabgleich, es wird eine Fuzzy-Suche in der Datenbank durchgeführt und die Daten in Tabellenform extrahiert.

Sobald die Anwendung die Inhalte ausgewertet und die Datenextraktion abgeschlossen wurden, können die Dokumente zur Validierung oder zur Berichtigung der maschinell extrahierten Indexfelder weitergeleitet werden. Die Felder können über eine Benutzerschnittstelle (UI) zur Validierung markiert werden, und zwar auf Grundlage des von der Anwendung festgelegten Konfidenzwerts (d. h. der Wahrscheinlichkeit, dass die Informationen korrekt sind). Falls nach der Textanalyse die Daten, die die Anwendung für das Feld Rechnung angibt, unter den festgelegten Konfidenzwert fallen, sorgt der in Ephesoft Transact integrierte Dokumentenprozess dafür, dass das Dokument (und das spezielle Feld) markiert wird, damit es ein Endnutzer überprüft.

Der letzte Schritt im Workflow für die Verarbeitung von Inhalten – in Form sortierter Dokumente und der damit verknüpften Dateien im XML- oder CSV-Format – ist der Export der Inhalte an den Zielort. In einer Microsoft-Umgebung kann dies das Routing eines Dokuments in SharePoint Online, Flow oder Dynamics sein oder das Dokument geht einfach in einen Hotfolder, wo es dann von einem nachgelagerten System aufgenommen und verwendet wird.

Intelligente Erfassung in einem Microsoft-Workflow

Dokumentenlastige Workflows bestehen aus zwei separaten Phasen, in denen ein Element der Unternehmenssoftware von Microsoft mit Ephesoft interagiert.

• Vorgelagerte Erfassung und Onboarding von Dokumenten
• Verarbeitung während des Workflows

Ein beispielhafter Workflow verdeutlicht, wo Ephesoft als vorgelagertes Tool für die Erfassung in einem dokumentenlastigen Prozess agiert.

Beispiel 1: Erfassung von Dokumenten mit Ephesoft

Angenommen, ein Hersteller schickt Ihrem Unternehmen eine Rechnung. Angesichts der Zahlen, die ich vorhin erwähnte, kann man getrost davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen Outlook verwendet und die Rechnung im Postfach der Finanzbuchhaltung eingeht.

Ephesoft Transact überwacht dieses Postfach auf neue, eingehende Nachrichten und erfasst die E-Mail mit Anhängen automatisch als Teil der ursprünglichen Dokumentenerfassung.

Anschließend identifiziert Ephesoft Transact mittels vollständiger Inhaltsanalyse des Dokuments den Anhang der E-Mail als Rechnung. Denken Sie daran, dass die Erstellung starrer Dokumentenvorlagen bei Smart Capture® von Ephesoft nicht erforderlich ist. Es spielt also keine Rolle, wenn Ihre Anbieter ihre Rechnungen unterschiedlich formatieren. Ephesoft kann diese Informationen erkennen, unabhängig vom Layout. Aufgrund der Einordnung als Rechnung gibt es wesentliche Datenfelder, die extrahiert werden müssen, damit die Informationen an die nachgelagerten Systeme und Prozesse gehen. Durch eine Verbindung aus regelbasierten Erfassungsdefinitionen und überwachtem maschinellen Lernen identifiziert die Anwendung Felder wie den Rechnungsbetrag, die Zahlungskonditionen, den Namen des Herstellers und die Menge der aufgeführten Artikel.

Als Nächstes müssen wir sicherstellen, dass die für den Hersteller im Dokument angegebene Adresse der Adresse in unserem CRM-System entspricht. Deshalb nehmen wir eine Datenbanksuche in Microsoft Dynamics vor. Falls die Adressen nicht übereinstimmen, kann die Rechnung zur Validierung markiert werden, sodass sie von einem Endnutzer geprüft wird. Oder wir lassen Ephesoft eine Aktualisierungsanfrage an das CRM stellen, um die Datenbank zu aktualisieren.

Schließlich werden die Rechnung und die damit verknüpften Metadaten über unser Standard-Export-Plugin an SharePoint geleitet. Und all dies erfolgt völlig transparent für den Endnutzer. Wie viele unterschiedliche Microsoft-Anwendungen waren an diesem Beispiel beteiligt, ohne dass ein Scanner, ein Assistent oder ein Mitarbeiter Daten eingeben oder eine elektronische Datei manuell ablegen musste?

Wenn Ihr Unternehmen zu den vielen Tausenden gehört, die Azure als Cloud einsetzen, kann all dies in der Microsoft-Cloud installiert werden. Dadurch entlasten Sie Ihre IT beim Server-Management.

Beispiel 2: Verarbeitung während des Workflows

Vielleicht müssen Sie als Teil eines bestehenden Workflows auch in der Lage sein, Dokumente durch Code zu klassifizieren oder zu konvertieren oder Sie wollen Metadaten extrahieren. Die OpenAPI von Ephesoft bietet ein leistungsstarkes Tool für die Automatisierung der Dokumentenerfassung und eine OCR-Plattform in einer Microsoft-Umgebung.

Interoperabilität der Anwendungen durch Web Services

Wenn wir die Swagger, oder auch die Spezifikationen für OpenAPI, verstehen, haben wir eine bessere Grundlage, unser Beispiel zu erläutern.

Swagger, das heißt die Spezifikation für OpenAPI oder OAS, definiert eine standardmäßige, sprachunabhängige Schnittstelle mit RESTful-APIs. Für diejenigen, die keine Techniker sind: Swagger ist im Grunde die Definition und die Beschreibung einer API und gestattet menschlichen – und robotischen – Anwendern, die Funktionen eines Web Service zu verstehen, ohne dass dafür auf den Quellcode oder die Produktdokumentation zugegriffen werden muss. Wenn der Aufruf eines Web Service im Swagger richtig definiert wurde, versteht dies ein Anwender und kann mit dem Web Service interagieren. Hierfür ist nur minimale Implementierungslogik erforderlich.

Drei Vorteile von OpenAPIs

• Minimaler Aufwand
• Möglichkeit von Plug-and-Play bei der Erfassung
• Bessere Unterstützung der Interoperabilität von Anwendungen

Zunächst bieten OpenAPIs einen enormen Vorteil für die IT- und Service-Teams, die an der Implementierung eines Projekts arbeiten. So wird die Menge an kundenspezifischem Programmieren oder Scripting minimiert, die für eine Lösung erforderlich ist, bei der mehrere Anwendungen integriert werden müssen. Darüber hinaus bietet der anwenderfreundliche Web Service eine echte Plug-and-Play-Funktion mit Ephesoft als Erfassungsmechanismus im Dokumentenprozess. Die Unterstützung für die Interoperabilität von Anwendungen wird somit erweitert und angesichts so vieler unterschiedlicher Systeme und Anwendungen, die in einer Microsoft-Umgebung eingesetzt werden, ist der Ephesoft Swagger äußerst wertvoll.

Erfassung mit Ephesoft während des Prozesses

Nehmen wir bei diesem Anwendungsfall an, dass wir mit einer Versicherungsgesellschaft arbeiten. Ähnlich wie beim Beispiel oben, beginnt der Prozess mit dem Empfang einer E-Mail in Outlook und endet mit den Dokumenten in SharePoint.

Ein Kunde mailt seinen Versicherungsantrag oder seine Schadensmeldung an den Sachbearbeiter. Die Versicherungsgesellschaft verwendet ein System für die robotische Prozessautomatisierung (RPA), um die eingehenden E-Mails zu überwachen. Das System nimmt die E-Mail des Kunden mit den Anhängen und sendet diese an Ephesoft Transact zur Bearbeitung.

Ephesoft identifiziert das Formular und die Dokumententypen der E-Mail und Anhänge. Auf Basis dieser Identifikation, extrahiert Ephesoft automatisch wichtige Daten, wie Namen, Nummer der Schadensmeldung, Datum usw. In diesem Fall führt Ephesoft eine Signaturprüfung der Formulare durch, um sicherzustellen, dass der Antragsteller alle erforderlichen Unterschriftsfelder ausgefüllt hat. Sobald Transact den Erfassungsworkflow abgeschlossen hat, werden die Dokumente zusammen mit einer XML-Datei der extrahierten Daten wieder vom RPA-System aufgegriffen.

Das RPA-Tool überprüft anschließend die Daten, die von der Ephesoft-Plattform extrahiert wurden und legt fest, ob dieses Dokument an SharePoint gesendet und zum Datensatz des Kunden hinzugefügt werden kann. Falls Informationen wie eine Unterschrift fehlen oder wichtige Felder leer sind, kann das System die E-Mail zurück an den Antragsteller senden und die fehlenden Informationen anfordern.

In diesem Fall trägt Ephesoft Transact mitten im Workflow zum Dokumentenprozess bei. Doch die Plattform liefert noch immer entscheidende Elemente der Erfassungsautomatisierung, mit der eine berührungslose Bearbeitung von Versicherungsansprüchen möglich ist.