Document Management 101
Die Athabasca University in Kanada ist ein erstklassiger, weltweit führender Anbieter von Fernstudiengängen. Durchschnittlich sind 40.000 Studierende an der Hochschule eingeschrieben, die sich auf mehrere Standorte und Länder verteilen.
Bildungseinrichtungen
Studentverwaltung
Tungsten Network & Fujitsu
Ergebnisse
Die Ausgangslage
Die Hochschule nutzte bisher Mikrofilm- und Mikrofiche-Geräte, um die 34 verschiedenen Dokumententypen der Studenten zu archivieren, wie Auszüge aus dem Studentenregister, Überweisungen, Abrechnungen von Dritten und Anträge auf Namensänderungen, um nur einige zu nennen. Allein mehr als 20.000 Auszüge aus dem Studentenregister werden jedes Jahr für die Studentenschaft bearbeitet. Bisher musste jeder Standort den Abruf von Dokumenten per E-Mail bei der Zentrale anfordern, wodurch es zu Verzögerungen kam. Die Anzahl der Mikrofilm- und Mikrofiche-Bänder im Archiv nahm überwältigende Ausmaße an und wurde immer schwieriger zu verwalten. Der Abruf von Dokumenten erforderte die Anmeldung an einem System, um die richtige Nummer der Regalreihe zu finden. Dann musste das entsprechende Band und das darin enthaltene Dokument gefunden werden. Dieses wurde schließlich ausgedruckt und bei Bedarf versendet. Ein einziger Tippfehler bedeutete, dass das Band unter den tausenden Bändern im Archiv nicht auffindbar war. Die Kamera zur Erfassung der Dokumente war veraltet und Ersatzteile sehr schwer zu bekommen. Daher war die Bildqualität ein problematischer Faktor, denn die Auflösung war nicht immer ausreichend. Gerade bei Auszügen aus dem Studentenregister führte dies zu erneuten Anfragen, wodurch den Studenten weitere Verzögerungen und zusätzlichen Kosten entstanden.
Die Einhaltung der kanadischen Vorschriften in Bezug auf Datenvernichtung war ein entscheidender Faktor. Zudem mussten die Wartezeiten für die Studenten reduziert und die Arbeitszeit der Mitarbeiter effizienter genutzt werden.
Der Prozess
Zia Consulting hatte bereits in der Vergangenheit mit der Athabasca University gearbeitet, um in anderen Abteilungen Alfresco einzuführen. Aufgrund der beobachteten Erfolge entschied sich die Hochschule, diese Software auch im Studentensekretariat einzuführen. Sie waren davon überzeugt, dass das System zur Archivierung von Dokumenten mit Suchfunktion geeignet war. Die Hochschule verfügte zudem schon vor Projektbeginn über Ephesoft. Ausgehend von seinen fundierten Erfahrungen mit Alfresco und Ephesoft beauftragte die Hochschule Zia mit der Entwicklung einer Lösung. Diese sollte die beiden Technologien einsetzen, um unterschiedliche Dokumententypen effizient zu klassifizieren und extrahieren sowie um die Akten zu archivieren.
Die Lösung
Als Beratungsunternehmen unterstützte Zia die Athabasca University bei der Straffung der Dokumentenprozesse und entwickelte ein System, auf das alle Standorte zugreifen konnten. Zu Beginn des Prozesses stand die Entwicklung eines Systems zur Verwaltung des Studentenregisters. Durch Ephesoft wurden die Dokumente unter Verwendung von OCR mit Metadaten versehen und jedes Dokument wurde von den Mitarbeitern verifiziert, bevor es in Alfresco erfasst wurde.
Nach dem erfolgreichen Abschluss des ersten Tests wurde das Projekt für weitere 33 Dokumententypen gestartet. Da es sich bei der Hochschule um eine staatliche Einrichtung handelt, mussten sämtliche gesetzlichen Verfahrensvorschriften eingehalten werden. Das Projekt wurde genehmigt und es wurde eine generelle Batchklasse mit unterschiedlichen Dokumententypen eingerichtet. Diese wurde weiterentwickelt und die Batchklasse eingeführt, um sämtliche Dokumente der Studenten im Studentensekretariats zu bearbeiten.
Die Hochschule entschied sich für eine Migration der Dokumente zu Alfresco bei Bedarf. Dabei wurden die Dokumente der Studenten aus dem Filmmaterial extrahiert und in Alfresco importiert. Ältere Bänder unterliegen einem Dispositionsplan, der den staatlichen Vorgaben entspricht.
Die Ergebnisse
Nachdem die Lösung eingesetzt wurde, zeichneten sich ihre Vorteile fast sofort ab. An allen Standorten konnten die Mitarbeiter die Auszüge aus dem Studentenregister zu dem Zeitpunkt aufrufen, an dem sie diese benötigten. Die durchschnittliche Evaluierungszeit für den Abruf von Dokumenten wurde erheblich verkürzt, dadurch konnte die Bearbeitungszeit des zuständigen Teams reduziert werden. Die Mitarbeiterzufriedenheit war bei diesem Projekt hoch, da der Zeitaufwand verringert wurde, der bei der frustrierenden Suche nach Dokumenten anfiel. Die Mikrofilm- und Mikrofiche-Bänder wurden so selten wie möglich eingesetzt.
Das Team der Athabasca University plant nun vergleichbare Systeme in anderen Abteilungen der Hochschule einzuführen. Wie im Fall des Studentensekretariats bearbeiten diese Abteilungen derzeit viele der benötigten Dokumente manuell – von Bewerbungen bis hin zu Rechnungen.
Zudem ist die Athabasca University davon überzeugt, dass sie kosten spart, wenn sie ein Programm einführt, bei dem das System bei der Benotung von Prüfungen eingesetzt wird. Die Athabasca University ist zwar eine Fernhochschule, dennoch verfügt sie über mehrere Prüfungszentren in ganz Kanada und den USA. Die von den Studenten abgelegten Prüfungen werden per Post an die Hochschule gesendet.
Indem die Prüfungszentren die Möglichkeit erhalten, Prüfungsdokumente einzuscannen und per E-Mail zu versenden, können diese automatisch in Alfresco erfasst werden. Dabei werden sie in einem Ordner gespeichert werden und von dort aus dem entsprechenden Professor zugemailt. Nach der Notenvergabe gehen die Prüfungen per E-Mail an die Studenten zurück.
Abgesehen von der unmittelbaren Kosten- und Zeitersparnis hat sich auch die Verwaltung deutlich verbessert. Die Sicherheitsvorgaben sind nun strenger und die Athabasca University muss das Gesetz zur Informationsfreiheit und zum Schutz personenbezogener Daten (FOIP Act) der Provinz Alberta einhalten.