empfangbare Sender in Australien. Die BSA bietet umfangreiche technische Dienstleistungen für die Telekommunikationsbranche. Mit 1.000 Mitarbeitern und über 1.400 Subunternehmern benötigte die BSA eine einfache Möglichkeit, die Dokumentation in ihren acht Niederlassungen in Australien unter Kontrolle zu behalten.

Die BSA benötigte ein Dokumentenmanagement, das ihren aktuellen Anforderungen gerecht wurde, mit dem sie aber auch ihr langfristiges Ziel erreichen würde – die Einführung eines umfassenden ECM-Systems (Enterprise Content Management), das die Verwaltung der dokumentengebundenen Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens unterstützt. Nach der Evaluierung von Microsoft SharePoint und anderen proprietären Systemen fiel die Wahl der BSA auf Alfresco Enterprise. Das Unternehmen implementierte diese Software, da sie bessere Usability, Skalierbarkeit, Interoperabilität und Flexibilität bietet. Mit Alfresco konnte die BSA die Kapazitäten für das Dokumentenmanagement rasch aufbauen und zu sehr niedrigen Einstiegskosten ein Intranet für das Unternehmen entwickeln. Drüber hinaus bietet Alfresco eine Fülle von Funktionen, die es der BSA erlaubten, eine umfassendere ECM-Strategie zu entwickeln und eine Lösung für die Rechnungsfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung einzurichten.

Die BSA beauftragte Zia Consulting, einen Platin-Partner von Alfresco und Ephesoft, mit der Entwicklung, Pilotphase, Prüfung und Implementierung einer Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, die Alfresco und Ephesoft integrierte. Die Berater von Zia arbeiteten mit der BAS, um den Kreditorenprozess zu verstehen und einen automatisieren Workflow zu entwickeln. Ziel war dabei, die Freigabe und die Bearbeitung von Rechnungen zu beschleunigen. Zia Standardfunktionen von Alfresco und Ephesoft, um eine Lösung zu entwickeln, die auf Regelfunktionen und maßgeschneiderten Workflows basiert.

Gemeinsam mit BSA implementierte Zia Ephesoft, um die Erfassung von Rechnungen und die Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien mit Metadaten-Tags zu ermöglichen. Rechnungen werden eingescannt, per E-Mail versendet oder in Ephesoft hochgeladen. Dort erfolgt eine Extraktion der Rechnungsdaten mittels OCR. Mithilfe des CMIS-Standards werden alle Daten und Metadaten in das Alfresco-Repository exportiert.

Sobald sich die Daten in Alfresco befinden, startet der Workflow, indem die URL des Dokuments per E-Mail von Microsoft Outlook an die Kreditorenbuchhaltung gesendet wird. Dort wird die Rechnung geprüft, kommentiert und gegebenenfalls weitere Informationen hinzugefügt, bevor die Rechnung endgültig freigegeben wird.

Mithilfe von Zia integrierte BSA Alfresco über Webscripts in sein ERP-System von Pronto. Sobald eine Rechnung freigegeben ist, wird ein Datensatz in Pronto angelegt und im Ordner mit den endgültigen Rechnungen abgelegt. Die Rechnungen können anhand der Metadaten leicht durchsucht und anhand festgelegter Aufbewahrungsvorgaben archiviert werden.

Die BSA hat den neuen Prozess für die Freigabe von fälligen Rechnungen im Sommer 2011 für 100 Anwender eingeführt. Das aktuelle Alfresco-Repository verfügt über 55 GB Daten mit etwa 50.000 Dokumenten. Die BSA erwartet, dass die integrierte Lösung mit Alfresco und Ephesoft weiter wachsen wird, wenn zusätzliche Module entwickelt werden, um weitere dokumentenlastige Geschäftsprozesse zu automatisieren.

BSA zufolge stellte Zia Consulting einmalige Kenntnisse von Alfresco und Ephesoft unter Beweis. Von Anfang an hatte BSA vollstes Vertrauen in die Fähigkeiten von Zia, eine funktionsfähige Lösung bereitzustellen, die sämtlichen Anforderungen genügt. Die Berater von Zia Consulting besaßen die technischen Fähigkeiten, um eine spielend einfache Implementierung sicherzustellen.

Mithilfe der neuen Lösung hat BSA die Erfassung von Kreditorenrechnungen und entsprechenden Informationen automatisiert. Dadurch konnte sie im gesamten Unternehmen die Bearbeitungszeiten verringern. Mit dem neuen System können Rechnungen den für die Genehmigung zuständigen Mitarbeitern unverzüglich vorgelegt und damit der Freigabeprozess beschleunigt werden.

BSA plant ihre ECM-Lösung weiter auszubauen, um sämtliche Informationen des Unternehmens innerhalb des Alfresco-Repositories zu verwalten. Das Unternehmen wird sich auf die Integration von technischen Zeichnungen und die Verwaltung von E-Mails im Alfresco-Repository konzentrieren. BSA ist zudem gerade dabei, andere Bereiche zu identifizieren, in denen mithilfe von Ephesoft die Erfassung von Dokumentationen in sein ECM-System automatisiert werden kann.
„Zia Consulting hat sich als ausgezeichneter Partner erwiesen. Dieser hat unsere Anforderungen verstanden und die technischen Ressourcen bereitgestellt, um eine integrierte Lösung auf Basis von Alfresco und Ephesoft zu implementieren. Mit Unterstützung von Zia Consulting wurde die Implementierung ein Erfolg. Wir freuen uns darauf, auch bei künftigen Projekten zusammenzuarbeiten“, so Karl Nixon, CFO bei der BSA Limited.