De Rijke spart mit Ephesoft wertvolle Zeit und bares Geld

De Rijke wollte die Produktivität steigern, Teams von händischen Aufgaben entlasten, die Fehlerquote senken und insgesamt schneller werden. Der Wunsch: ein digitales Order Management, in dem sämtliche Belege automatisch eingelesen, bearbeitet, validiert und überprüft werden, um den Kunden weiterhin maximale Flexibilität für ihren Bestellungsversand zu gewährleisten. Viele Bestellungen erreichen das Team noch per E-Mail oder als PDF-Anhang. Mit dem bisherigen System dauert die Anlage eines neuen Kunden bis zu fünf Tage – viel zu lange für das schnelllebige Logistikunternehmen. Es musste eine Lösung her, die die Aufgaben von Anfang an automatisiert und ein schnelles Kunden-Onboarding ermöglicht.

Nokavision berät De Rijke als langjähriger Partner in verschiedenen digitalen Themen und schlug für die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten die Ephesoft-Lösung Transact vor. Mit Hilfe der Low-Code-Entwicklungsplattform Mendix entwickelte das Unternehmen einen durchgehenden Prozess, über den eingehende PDF-Bestellungen, die von Ephesoft Transact gelesen und entschlüsselt werden, automatisch im OMS (Order Management System) von De Rijke landen. So entfallen sämtliche manuellen Eingaben, die zuvor so zeitraubend waren. Lediglich solche PDF-Bestellungen, die aufgrund bestimmter Qualitätsstandards fehlschlagen und beispielsweise Validierungsanforderungen nicht erfüllen, müssen noch von Mitarbeitern bearbeitet werden. Solche Hindernisse werden durch die sogenannte Smart Rules Engine erkannt und aussortiert. Diese Bewertung sowie die weitere automatisierte Verarbeitung durch das System sind möglich, weil Ephesoft Transact bereits im ersten Schritt sämtliche eingegebenen Dokumente zuverlässig ausliest und alle Informationen reibungslos an die Gesamtlösung übergibt.

Die Künstliche Intelligenz (KI) und OCR-Technologie (Optical Character Recognition) von Ephesoft ermöglicht es De Rijke, die manuelle Datenerfassung zu automatisieren. So werden Fehlerquoten auf ein Minimum reduziert, das Personal entlastet und die Effizienz des gesamten Prozesses gesteigert. Durch die Kombination aus maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz, erfasst, klassifiziert und extrahiert die Lösung sämtliche relevante Informationen aus den eingereichten PDF-Dokumenten. Nach einem kurzen Anlernprozess mit einigen wenigen Beispieldaten ist das System voll einsatzbereit und arbeitet dem nachfolgenden Prozess reibungslos und fehlerfrei zu.

Ephesoft Transact ermöglicht mittels KI und OCR die Umsetzung strafferer Workflows für eine schnellere Datenerfassung sowie -verarbeitung und damit die Reduzierung von Bearbeitungszeiten beim Onboarding neuer Kunden. Hinzu kommt die Compliance-gerechte Datenverarbeitung, die Eliminierung von Übertragungsfehlern und damit verbunden der Wegfall von Folgekosten. Unternehmens- und personenspezifische Datensätze werden automatisch, schnell und genau in die Unternehmensprozesse integriert.

Bereits in der ersten Demonstration waren die gelieferten Templates mit Ephesoft Transact schon in vier Stunden einsetzbar – bei der vorher eingesetzten Lösung dauerte dies bis zu fünf Tage. Innerhalb von neun Monaten setzte Nokavision das gesamte Projekt für De Rijke um und sorgte dafür, dass der Logistikdienstleister die Auftragseingabe von drei Minuten auf 40 Sekunden reduzieren konnte und dabei eine Genauigkeit von 99,9 Prozent erreicht.