Prozessautomatisierung mit der Ephesoft Plattform
Ein großer Marketing-Dienstleister hat sich auf die Entwicklung, Durchführung und Verwaltung von Channel-Marketing für zahlreiche Kunden spezialisiert. Das Unternehmen entwickelt professionelle Werbekampagnen für den Handel sowie Initiativen für die gemeinsame Handels- und Absatzförderung. Mit deren Umsetzung unterstützt er seine Kunden dabei, ihre Unternehmensziele zu erreichen und den Absatz steigern. Das Unternehmen überwacht zudem Maßnahmen, Initiativen, Praktiken, Trends und die Berichterstattung in allen Bereichen des Handels.
Marketing-Dienstleistungen
BPO
Ergebnisse
Die Herausforderung
Für einen seiner Kunden im Bereich Brillengläser sammelte und verarbeitete das Unternehmen postkartengroße Rabattkarten von Kunden, die eine Brille bestellten. Die Anzahl der Rabatte war enorm und erforderte die Eingabe einer großen Datenmenge. Jedes Formular musste manuell in ein anderes System eingegeben und bearbeitet werden. Vor Einführung der Lösung im Jahr 2016 bearbeitete das Unternehmen 450.000 Anträge pro Jahr. Für die manuellen Prozesse beschäftigte das Unternehmen 15 Mitarbeiter, die die Daten eingaben, 15 Mitarbeiter für die Prüfung sowie einen Mitarbeiter, um den Scanner zu bedienen. Insgesamt waren für die manuelle Dateneingabe 31 Mitarbeiter zuständig.
Dem Unternehmen war klar, dass es einen effizienteren Weg geben musste und wandte sich an Ephesoft, die schließlich den Auftrag erhielt, das Unternehmen bei der Automatisierung der Dokumentenerfassung für diesen und weitere Kunden zu unterstützen.
Die Lösung
Im Frontend nutzte das Unternehmen Scanner, um die Rabattformulare zu digitalisieren, damit sie in Ephesoft Transact erfasst werden konnten. Es wurde eine Batchklasse festgelegt, um die Rabattkarten der Brillenglaskunden zu bearbeiten. Beim Verkauf der Brillengläser gaben Kunden ihren Namen, ihre Adresse, das Geburtsdatum und andere personenbezogene Daten an, aber auch die Art des gewählten Brillenglases. Die Batchklasse von Ephesoft verwendete RecoStar, um das Formular zu verarbeiten und die Informationen zu erfassen. Darüber hinaus wurde eine Fuzzy-Suche in der Datenbank implementiert und die Datenbank der US-amerikanischen Post für Angaben zu Orten, Bundesstaaten und Postleitzahl verwendet. Dies sorgte für eine erhebliche Verbesserung beim Einlesen von Zeichen mit Intelligent Character Reading (IC) und damit der Erkennung und Genauigkeit.
Dies ermöglichte dem Unternehmen enorme Effizienzsteigerungen. Kurz nach der Installation von Ephesoft wurde die Anzahl der entsprechenden Mitarbeiter um zwei Drittel reduziert, da für die Dateneingabe statt 15 nur noch fünf Mitarbeiter erforderlich waren. Das Team für die Überprüfung wurde um 47 % verkleinert, einer Verringerung der Mitarbeiter von 15 auf acht. Das Team bestand nun aus 14 Mitarbeitern, wodurch die Personalkosten insgesamt 55 % niedriger waren. Durch die Verkleinerung des Teams konnten pro Monat 43.000 US-Dollar eingespart werden, ein Betrag von 510.000 US-Doller im Jahr. Das Unternehmen erzielte den ROI in weniger als sechs Monaten. Die Rabattkarten können nun leicht und genau klassifiziert und exportiert werden, wodurch sich die Bearbeitungszeit und die Personalkosten deutlich verringert haben.