Die von Mountain West zu bewältigende Menge an Dokumenten wuchs auf über 4 Millionen Seiten pro Jahr an. Deshalb war eine effizientere Bearbeitung überfällig. Die Mitarbeiter des Finanzdienstleisters mussten über 225 unterschiedliche Dokumententypen bearbeiten. Daher war die genaue Identifizierung und Indexierung der einzelnen Dokumente ohne zusätzliche Unterstützung nicht mehr zu bewältigen.

Susan Hartsock, Information Technology Coordinator bei Mountain West, machte sich auf die Suche nach einem effizienteren Ansatz, um die umfangreichen Dokumente zu verarbeiten und den gesamten Workflow zu vereinfachen. Nachdem sie mehrere Optionen genauer unter die Lupe genommen hatte, fiel Hartsocks Wahl auf Technologie für die Dokumentenerfassung als richtige Lösung. „Wir wollten eine Erfassungstechnologie, die Dokumente schnell und effizient erkennt, damit Mitarbeiter nicht alles manuell erledigen müssen“, so Hartsock. „Die Papierberge wuchsen uns über den Kopf. Dadurch entstanden uns hohe Kosten und ein großer Zeitaufwand.“ Hartsock holte sich von der regionalen Vertretung der Association for Information and Image Management (AIIM) Rat und wurde schnell auf Ephesoft aufmerksam.

Mountain West Financial fand die ideale Lösung, bei der Smart Capture® von Ephesoft und Scannen mit Kodak Capture Pro Hand in Hand arbeiten. Die Software Kodak Capture Pro liest Dokumente mit Barcodes aus, während Smart Capture die restlichen Bestandteile der Dokumente identifiziert und verarbeitet. Ephesoft basiert auf optischer Zeichenerkennung (OCR) und vergleicht jedes Bild mit einem festgelegten Satz Dokumente, um den jeweiligen Dokumententyp korrekt zu ermitteln. Dabei wird ein Algorithmus zur Bewertung eingesetzt, der mit den Suchmaschinen im Internet vergleichbar ist und das Konfidenzniveau für die einzelnen Seiten und Dokumente angibt. Hartsock erhielt die benötigten Informationen und ROI-Berechnungen, sodass sie der Geschäftsleitung diese Lösung vorschlagen konnte.

Die Kombination aus Smart Capture® und Kodak Capture Pro liefert beeindruckende Ergebnisse. Ein bisher langwieriger, ineffizienter Prozess wurde auf wenige Minuten reduziert und war dazu noch äußerst genau. Ephesoft vermittelte Hartsock die erforderlichen Fähigkeiten, damit sie die Systeme im Geschäftsalltag entsprechend einsetzen und etwa neue Dokumententypen einrichten kann. Dies ist ein wichtiges Feature, da sich Vorschriften und Formulare ständig ändern. Innerhalb nur weniger Minuten kann Mountain West Dokumente mit einer Genauigkeit von 95 % klassifizieren und trennen. Während die Bearbeitung der für Immobilienkredite erforderlichen Dokumente bisher 45 Minuten dauerte, konnte der Vorgang durch das System auf unter 5 Minuten reduziert werden. Hartsock geht davon aus, dass der vollständige ROI schon innerhalb von sechs Monaten erzielt wird, und möchte die Lösung von Ephesoft auch in anderen Abteilungen einsetzen. Eines Tages möchte sie auch die Zweigstellen und Vermittler in den komplett papierlosen Workflow einbeziehen, der von Ephesoft unterstützt wird.

„Diese Lösung hat bei uns einen tiefgreifenden Wandel bewirkt. Wir stellen auf papierlose Arbeitsabläufe um und haben uns für das Scannen im Frontend geöffnet. Das ist eine wirklich positive Veränderung.”

— Susan Hartsock, Information Technology Supervisor bei Mountain West Financial, Inc.