Bereitstellung elektronischer Patientenakten mittels Enterprise Content Management
Eine universell zugängliche elektronische Patientenakte ist bei der Digitalisierung im Gesundheitswesen eines der wichtigsten Themen. Doch wie können Gesundheitsdaten, Dokumente, Bilder und andere Informationen so verwaltet werden, dass die Unterlagen eines Patienten vollständig vorliegen? Eine effiziente, effektive Lösung muss in der Lage sein, die unterschiedlichsten Formen an Input zu bewältigen, alle relevanten Details zu erfassen und dabei noch höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Zudem ist die Verarbeitung von ärztlichen Überweisungen eine große Herausforderung. Allein im Zeitraum 2017/2018 überwiesen Hausärzte in England pro Tag durchschnittlich etwa 5.300 Patienten mit Verdacht auf Krebs (Quelle: NHS).
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Ergebnisse
Damit der NHS die hohen Qualitätsstandards im Gesundheitswesen erfüllt, optimiert er kontinuierlich seine Prozesse, um schneller und effizienter zu arbeiten. Der NHS war auf der Suche nach einer ganzheitlichen Lösung, in die ganze Prozesse integriert werden konnten – von der Aufnahme und Verarbeitung von Bildern, über die Klassifizierung und Extraktion bis hin zur Validierung und Bereitstellung von Daten. Schließlich entschied sich der NHS, die Technologien von SynApps Solutions, Alfresco und Ephesoft einzuführen.
Damit steht dem NHS nun eine umfassende Lösung zur Verfügung, die auf den Technologien dieser drei Anbieter basiert. Über eine einzige Quelle erfolgen nun die Dokumentenerfassung, die automatische Archivierung und die Priorisierung (Triage) von überwiesenen Patienten sowie das automatisierte Reporting.
Die Herausforderung
Beim National Health Service (NHS) handelt es sich um das staatlich finanzierte Gesundheitssystem für England – eines der vier eigenständigen NHS-Organisationen der Landesteile, aus denen das Vereinigte Königreich besteht. Der NHS ist das größte Gesundheitssystem der Welt mit einem einzelnen Kostenträger. In erster Linie wird der NHS aus Steuermitteln finanziert und untersteht der Aufsicht des britischen Gesundheitsministeriums Department of Health. Die Die Leistungen des NHS in England stehen allen Personen in England mit legalem Aufenthalt offen und werden bei der Behandlung größtenteils kostenlos gewährt. Leistungen wie die Notfallambulanz oder die Behandlung von Infektionskrankheiten sind für alle Menschen kostenlos, auch für Besucher.
Da die Digitalisierung im Gesundheitswesen immer wichtiger wird, war der NHS auf der Suche nach einer Lösung, mit der universal zugängliche elektronische Patientenakten erstellt werden konnten. Diese digitale Lösung musste gemäß den Anforderungen des NHS und des Gesundheitswesens in der Lage sein, alle Behandlungsunterlagen des Patienten zu erfassen: Notizen der Ärzte, Entlassungsunterlagen, Laborergebnisse sowie digitale Bilder. Auf regionaler oder nationaler Ebene erfolgte dies in Form sogenannter Key Object Files. Auch die demografischen Patientendaten und neu erhobene Gesundheitsdaten sollten in der elektronischen Patientenakte erfasst werden. Alle benötigten Informationen waren in Ablagesystemen zu sichern und der Zugriff sollte über nationale ID-Systeme möglich sein, beispielsweise eCards, DoctorID usw. Ziel war es, eine 360 -Ansicht der elektronischen Patientenakte zu schaffen – mit sämtlichen Daten und Inhalten. Dies war eine enorme Herausforderung, da die Daten aus verschiedenen Quellen stammen und unterschiedliche Arten von Informationen bewältigt werden müssen. Hinzu kommen die hohen Anforderungen an die Sicherheit und den Datenschutz.
Neben der elektronischen Patientenakte benötigte der NHS zudem eine Technologie, um ärztliche Überweisungen schneller und leichter zu bearbeiten. Vor der Einführung der digitalen Lösung druckten die meisten Kliniken die per Fax oder E-Mail eingegangenen ärztlichen Überweisungen aus und bearbeiteten diese manuell. Dieses Vorgehen war kompliziert und fehleranfällig, insbesondere in Bezug auf die Zielvorgabe einer Wartezeit von maximal 18 Wochen. Das Rahmenwerk und die Statuten des NHS – NHS Operating Framework und NHS Constitution – besagen, dass Patienten spätestens nach 18 Wochen das Recht auf eine fachärztliche Behandlung haben. Diese vom britischen Gesundheitsministerium vorgegebene Richtlinie beschreibt die Vorteile, die sich aus der Analyse von Patientenwegen ergeben, bei denen die Wartezeit von 18 Wochen überschritten wurde. Die Richtlinie enthält auch Vorschläge, wie die Fälle mit Wartezeiten von über 18 Wochen analysiert und erfasst werden. Damit soll das Bewusstsein für die Ursachen verbessert und die Patientenversorgung optimiert werden. Der NHS war auf der Suche nach einer durchgängigen Lösung für digitalisierte Patientenüberweisungen, um diese Herausforderung zu lösen.
Die Strategie
SynApps Solutions bot dem NHS seine Beratung und Unterstützung an. Das 2003 gegründete Unternehmen spezialisiert sich auf Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM). Mit seiner Zertifizierung nach ISO 72001 und seinem umfassenden Wissen im Bereich Cybersicherheit bietet SynApps Solutions Konzeption, Konfiguration, Bereitstellung und Support für Lösungen. Im Bereich der Dokumentenerfassung arbeitet das Unternehmen eng mit Ephesoft zusammen und setzt dessen professionelle Lösungen ein.
SynApps Solutions bietet die Erfassung von Inhalten für das ECM, die automatisierte Indexierung und Integration auf Grundlage folgender Schritte: Zunächst werden die Inhalte aus unterschiedlichen Quellen – Scans, Faxe, SMS, E-Mails, Ausdrucke – für die weitere Bearbeitung erfasst. Nach der Normalisierung der unterschiedlichen Eingabearten, der Bildausrichtung und dem Entfernen leerer Seiten erfolgt anschließend im System von SynApps Solutions eine kontextabhängige Klassifizierung der Informationen. Mithilfe von Fuzzylogik und Regeln werden Metadaten für die weitere Bearbeitung extrahiert. Diese Informationen können von Mitarbeitern des NHS validiert werden. Schließlich ermöglicht die Verknüpfung mit der elektronischen Patientenakte, mit ECM- und BPM-Systemen und anderen Lösungen am Standort oder in der Cloud, dass Daten extrahiert und Inhalte weiter genutzt werden können.
Die Lösung
SynApps Solutions lieferte drei Lösungen, welche die Arbeit des NHS unterstützen und die Bearbeitung relevanter Informationen vereinfachen, beschleunigen und zuverlässiger machen.
1) Erfassungslösung:
Um Dokumente unabhängig von deren Ursprung elektronisch zu erfassen, bietet Ephesoft eine moderne Smart Capture Plattform. Diese ist in der Lage, Unterlagen, E-Mails und OCR einzulesen und eine Fülle unterschiedlicher Formate zu erkennen. Nach der Dokumentenerfassung können die Inhalte archiviert und an die digitale Plattform von Alfresco – für Enterprise Content Management und Business Process Management – weitergeleitet werden. Darüber hinaus bereitet ein Fax-Gateway eingehende Faxe für die Verarbeitung durch Ephesoft und Alfresco auf. Abgerundet wird das Gesamtpaket durch den eRS-Gateway von SynApps Solutions, der die elektronische Abfrage von Überweisungen aus dem digitalen Dienst NHS Digital e-RS steuert. Dieser Server kann zudem die e-RS-Optionen „akzeptieren“, „ablehnen“ und „weiterleiten“ in die digitale Plattform von Alfresco integrieren.
2) Lösung für die Speicherung und die Triage:
Neben der automatisierten Speicherung ermöglicht die Lösung eine Priorisierung der ärztlichen Überweisungen – einschließlich der Optionen „akzeptieren“, „ablehnen“, „intern/extern weiterleiten“. Die Dokumentenerfassung von Ephesoft und das ECM-System von Alfresco bieten ein langfristiges Archiv für wichtige Patientendaten, einschließlich ärztlicher Überweisungen und anderer Unterlagen. Zudem sorgt die digitale Plattform von Alfresco für die automatisierte Steuerung und Triage von überwiesenen Patienten und die Integration des Triage-Prozesses in bestehende Kliniksysteme. Dadurch wird die wiederholte Eingabe von Daten verringert und der Zugriff auf entsprechende Informationen verbessert. Diese Lösung ist die Grundlage für die automatisierte Erfassung der überwiesenen Patienten, die zur Erhebung der entsprechenden Statistiken erforderlich ist.
3) Lösung für internen Datenaustausch und Reporting:
Durch eine externe Option ist es Ärzten möglich, automatisiert Berichte zu erstellen und abzurufen, die leicht bearbeitet werden können. Kliniken können die ECM-Lösung (Enterprise Content Management) in die digitale Plattform von Alfresco integrieren, um die von Patienten erfassten Daten abzurufen. Durch Reporting-Tools wird der Aufwand für die Erhebung von Statistiken zu ärztlichen Überweisungen und für den Abgleich mit den Zielvorgaben des NHS verringert. Eine spezielle Option liefert Feedback an die überweisenden Hausärzte und die Sozialdienste. Mit dem Patient Viewer „J4care“ verfügt die Lösung über ein Tool, um sämtliche, zu einem Patienten archivierte Inhalte anzuzeigen, einschließlich der Daten von Geräten mit und ohne DICOM-Kompatibilität sowie aller ECM-Inhalte. Optional können Kliniken auch eine Behandlungsakte für den externen Austausch erstellen.