Schnellere Prozesse durch die digitale Personalakte


SERIS ist die führende unabhängige französische Unternehmensgruppe auf dem Markt für die Sicherheit von Waren und Personen. SERIS beschäftigt weltweit 18.000 Mitarbeiter und realisierte in 2016 einen Umsatz von 400 Millionen Euro. Die Geschäftsbereiche Überwachung, Flughafensicherheit, Sicherheitstechnik, Technologie, Fernüberwachung, mobile Sicherheit, Schulung und Dienstleistungen decken alle Anforderungen und Bereiche des Sicherheitssektors ab. In Frankreich und international präsent, zeichnet sich die Gruppe unter dem Vorsitz von Guy Tempereau durch eine private Beteiligung um die Familie Tempereau aus und garantiert so die Stabilität und Nachhaltigkeit des Unternehmens.

PDF herunterladen

Sicherheit

HR

Ergebnisse

  • Schnelle Einführung und einfach in der Anwendung
  • Erfolgreiche Implementierung an 45 Standorten innerhalb von 2 Monaten
  • Digitalisierung von über 10.000 Personalakten in wenigen Monaten
  • Metriken zur Messung der Datenintegrität und Compliance verfügbar
  • Einfacher Zugriff und Transfer von Personaldokumenten
  • Wettbewerbsvorteil – das erste Sicherheitsunternehmen, das digitale Personalakten einführt


Als führendes französisches unabhängiges Sicherheitsunternehmen ist SERIS bestrebt, die Qualität und Produktivität seiner Sicherheitsdienste und -produkte durch die Kombination von menschlichen Dienstleistungen und technologischen Lösungen zu optimieren. In ihrem Geschäft ist es wichtig zu wissen, dass Sie die richtige Person am richtigen Ort haben.

Die Situation

Das Sicherheitsunternehmen ist an die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Sicherheitsvorschriften in dieser spezifischen Branche gebunden. Heute beschäftigt SERIS in Frankreich rund 9.000 Mitarbeiter und stellt jährlich rund 2.000 neue Mitarbeitern ein, was jeweils mit neuen Verträgen einhergeht. Dies ist eine direkte Folge in einem hart umkämpften Markt. Das Unternehmen betreibt 45 Standorte in Frankreich, was einen häufigen Austausch von Mitarbeiterdokumenten und Dateien zwischen den Büros erfordert. Die Personalakten können mehr als 100 verschiedene Dokumenttypen umfassen, einige davon sind periodisch, wie eine monatliche Gehaltsabrechnung, andere nicht. Bislang hatte SERIS lediglich Papierdokumente und Fotokopien verwendet, die das Risiko von Verlust, mangelnde Transparenz und fehlenden Metriken hinsichtlich Datenintegrität oder Compliance mit sich brachten.

Die Lösung

Die Entscheidung, alle Mitarbeiterdokumente zu digitalisieren, wurde im Frühjahr 2014 getroffen. Die Anforderungen von SERIS bestanden vor allem in der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, aber auch in der Realisierung von Kostensenkungen und der Verbesserung von HR-Geschäftsprozessen. Außerdem wollte man mit der Nutzung von Technologie einen Wettbewerbsvorteil schaffen und sich als erstes Unternehmen positionieren, das digitale Personalakten in HR verwendet.Ihre Personal-Datenbank stellt die Mitarbeiterliste über eine Schnittstelle zur Verfügung. Dokumente und Metadaten werden in der Content-Management-Plattform Nuxeo gespeichert.

Nach einer Ausschreibung bewertete SERIS sechs verschiedene Lösungen und Bereitstellungsoptionen von On-Premise, in der Cloud bis hin zu vollständig outgesourct. Ephesoft war eine hiervon und wurde nach verschiedenen Konzepttests als eine Komponente der Gesamtlösung ausgewählt. „Wir wollten nicht nur digitalisieren, sondern auch Kennzahlen aus unseren Dokumenten gewinnen. Daher war es wichtig, die relevanten Metadaten, insbesondere die Gültigkeitsdaten, aus unseren Mitarbeiterdateien extrahieren zu können „, erklärte Philippe Kervoëlen, Support von Directeur Général Délégué bei SERIS. „Es war schnell offensichtlich, dass Ephesoft eine zuverlässige Erfassungsplattform basierend auf überwachtem maschinellem Lernen bietet, um die Prozesse der Sortierung von Dokumenten pro Mitarbeiter und Typ zu automatisieren und abhängig vom Dokumententyp Metadaten zu extrahieren.“ Darüber hinaus läuft die Lösung von Ephesoft auf Linux, was eine weitere Stärke war.

Der Vertrag wurde Mitte Oktober 2014 unterzeichnet und das komplette System wurde bis Februar 2015 installiert. Nach einer Testphase und der Konfiguration der verschiedenen Dokumenttypen begann im Mai 2015 die Einführung der Lösung auch in den Außenstellen. Alle Büros waren sehr schnell bereits nach zwei Monaten betriebsbereit. Heute wird die Lösung in der SERIS-Zentrale und in jeder Außenstelle eingesetzt, in der Sicherheitsagenten verwaltet werden. Die Einführung des Systems bei den Anwendern war aufgrund der browserbasierten Benutzeroberfläche von Ephesoft Transact, die einen intuitiven Zugriff ermöglicht, sehr einfach.

Für das Erfassen der Dokumente verwendet SERIS zum Scannen mehrere vorhandene Multifunktionsgeräte von Ricoh und kombiniert dies mit Netzwerkordnern für die Übertragung von Scan-Dateien. Später wurden weitere Netzwerk-Scanner hinzugefügt, um die Produktivität zu erhöhen.

Sobald ein Mitarbeiter erfasst wird und eine ID in der HR-Datenbank erhält, können nun alle Dokumente zu diesem Mitarbeiter gescannt werden. Ephesoft verwendet bei der anschließenden Klassifizierung von Dokumenten seine patentierte Technologie für Supervised Machine Learning. Hierdurch können die verschiedenen Arten von Dokumenten schnell und zuverlässig identifiziert werden. Durch die zusätzliche Validierung über die Webschnittstelle bei nicht eindeutigen Werten wird eine sehr hohe Genauigkeit erzielt. Benutzer können die erforderlichen Informationen leicht ausfüllen, manchmal mit einer Texterkennungsfunktion, die dem Dokumentbild zugeordnet ist. Nach der Validierung werden die Daten zur Speicherung in Nuxeo exportiert und über Anwendungen von Drittanbietern abgerufen.

Mit der Smart Capture®-Plattform von Ephesoft konnte SERIS in wenigen Monaten mehr als 10.000 Mitarbeiterdateien digitalisieren. SERIS hat hiermit einen neuen Weg bestritten, wie Informationen über Mitarbeiter erfasst und ausgetauscht werden – digitale Daten sind leicht zugänglich, leicht zu Im System zu finden und intern mit einem rationalisierten Prozess zu teilen. SERIS erreicht durch etablierte Metriken für seine Dateien ein wesentlich höheres Maß an Datenintegrität und Compliance, was für das Sicherheitsgeschäft von wesentlicher Bedeutung ist. Ihre verbesserten Standards stellen sicher, dass alle erforderlichen Dokumente gespeichert und auf dem neuesten Stand sind. Aus Marketing-Sicht ist diese innovative Technologie ein wichtiges Argument für die Attraktivität bei den Kunden.

„Der Hauptvorteil ist das Ganzheits-Tracking – wir können mehr und wir machen es besser mit Ephesoft“, sagt Philippe Kervoelen. „Wir planen bereits, den Prozess auf Lieferantenrechnungen auszuweiten.“

Sicherheit

HR


Ergebnisse

  • Schnelle Einführung und einfach in der Anwendung
  • Erfolgreiche Implementierung an 45 Standorten innerhalb von 2 Monaten
  • Digitalisierung von über 10.000 Personalakten in wenigen Monaten
  • Metriken zur Messung der Datenintegrität und Compliance verfügbar
  • Einfacher Zugriff und Transfer von Personaldokumenten
  • Wettbewerbsvorteil – das erste Sicherheitsunternehmen, das digitale Personalakten einführt