Die kontinuierliche Überwachung des Tanklagers ist für den Geschäftsbetrieb von Vopak unerlässlich. Dokumentationen und Berichte über die Tanks schaffen dabei enorme Papiermengen, die seit Jahren gesammelt und gelagert wurden. Steve Spedding, Service Level Manager in der Americas Division und zuständig für IT-Projekte, erkannte, dass es eine bessere Lösung für den stetig wachsenden Papierberg geben müsse, als das Sammeln und Einlagern aller Dokumente in Aktenschränken. Sie hatten bislang Iron Mountain mit der Archivierung der Akten betraut, da es nicht genug Platz vor Ort gab. Das Vopak-Team wollte jedoch mit einer Digitalisierung und Klassifizierung ihrer Dokumente die Papierflut eindämmen und Lagerflächen hierfür reduzieren. Die Digitalisierung und das Extrahieren der Daten sollte es dem Kundenservice einfacher machen, die notwendigen Daten wiederzufinden.

Als Partner für die Durchführung des Projekts beauftragte das Vopak-Team die Experten für Dokumentenmanagement bei WisePoint. Nach einer umfassenden Evaluierung der Anforderungen und der möglichen Produkte, erkannten Sie schnell die technologischen Vorteile der Ephesoft-Plattform für intelligente Dokumentenerfassung gegenüber anderen Softwareprodukten. WisePoint arbeitete bei der Realisierung des Projekts eng mit dem Kundenservice von Vopak zusammen. Die Kundendienstabteilung besteht aus 10 Mitarbeitern und verarbeitet in der Regel 200 bis 400 Dokumente täglich, wobei jedes Dokument durchschnittlich 5 bis 10 Seiten enthält, einige sogar bis zu 40 Seiten. “Das Training war kurz und sehr verständlich. Nach nur einer Stunde wussten die meisten Teammitglieder, wie man die Software von Ephesoft bedient. Einige wenige erhielten noch eine zusätzliche 15-minütige Ausbildung.”, sagte Eddie Morace, Testing & Implementation Coordinator, der von Beginn an in das Projekt involviert war.

Da es zuvor keine vorgelagerten Scanprozesse gab, sorgte die Vorbereitung und das Einlegen der Dokumente in einen Scanner für neue Aufgaben, während die manuelle Ablage überflüssig wurde. Die wirklichen und größten Effizienzgewinne erzielte man im Backend bei der Dokumentenabfrage. “Wir können jetzt Dokumente in buchstäblich 15 Sekunden finden”, lobte Eddie Morace. Nach der Durchführung eines internen Audits erklärte Eddie Morace:

Darüber hinaus konnte Vopak seine Prozesse bei der externen Auditierung wesentlich effizienter gestalten. “Bei Audits benötigten wir vorher zwei bis drei Wochen, um alle Dokumente vorzubereiten. Jetzt dauert es nur noch ein paar Stunden“, so Eddie Morace.

Nachdem das System in Betrieb war, erkannte Vopak, dass mehr Daten als notwendig gesammelt wurden, sodass sie ihre anfänglichen Anforderungen anpassten und das Erfassungsvolumen optimieren konnten. “Wir sind sehr zufrieden mit der Software von Ephesoft und unser Team hat sehr gerne mit WisePoint bei der Projektrealisierung zusammengearbeitet. Ich würde beide in jedem Fall weiterempfehlen “, so Steve Spedding.

“Die Ephesoft-Plattform ist ein sehr leistungsfähiges Software-System mit einem großen Nutzen für uns.”

— Steve Spedding, Service Level Manager at Vopak