Flexible Partner-Lösung zur automatisierten Rechnungslesung


Eingangsrechnungs-Projekte sind komplex und teuer! Diese Aussage hörten die Mitarbeiter der IT Speicherkraft Vertriebs- und Dienstleistungs GmbH immer wieder und entwickelten eine Alternative: data.speicherkraft.com – eine smarte App zur automatisierten Rechnungslesung für Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland und Österreich.

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Dienstleistung

Finanzbuchhaltung

Ergebnisse

  • Automatisierte Verarbeitung spart 50 bis 80 % an Zeit
  • Fehlerquote sinkt u.a. wegen entfallender Dateneingaben
  • SaaS Lösung mit Web-Client zum Fixpreis
  • Die Anwender brauchen keine eigene Software oder Hardware
  • Set up innerhalb einer Woche
  • ROI innerhalb weniger Monate


Die Software as a Service (SaaS) Lösung läuft im eigenen Rechenzentrum und ist für die Nutzer per Web-Client zugänglich. Damit entfallen Investitionen in sonst nötige Hard- und Software sowie die zeitaufwändige Einrichtung von Workflows.

Das Angebot reicht von der OCR-Erkennung relevanter Datenfelder über die Validierung der Extraktionsdaten mit Prüfalgorithmen und Stammdaten-Abgleich bis zur Übergabe an definierte Zielsysteme. Die Kernfunktionen übernimmt die intelligente Dokumentenerfassungs-Plattform Ephesoft Transact, die Speicherkraft individuell erweitert hat.

So entfallen für die Endanwender zeitraubende Arbeitsschritte wie Dateneingaben und Plausibilitäts-Kontrollen. Je nach Umfang an täglichen Eingangs-rechnungen ist der ROI bereits nach wenigen Monaten erreicht. Die Herausforderung

Die Herausforderung

Speicherkraft wurde 2012 im österreichischen Seiersberg gegründet und ist seit 2016 auch in Deutschland vertreten. Das Portfolio umfasst die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen für Scannen und Dokumenten-Management, den Vertrieb von Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen inklusive Rechenzentrums-Betrieb.

Die erste Idee zur SaaS Lösung entstand aus einer Nachfrage der Bürosysteme Petric GmbH. Der größte Monobrand XEROX Partner in Österreich wollte die Verarbeitung so genannter NSO Rechnungen optimieren. Diese schickt der Hersteller quartalsweise an seine Vertriebspartner, welche die offenen Posten bzw. Gutschriften weiter an ihre Leasingnehmer verrechnen. Fakturiert werden z.B. variable Gebühren für Farb-Ausdrucke am Multifunktionsgerät (MFP), wenn das vereinbarte Volumen überschritten wurde. Ungenutzte Kontingente hingegen werden dem Endanwender gutgeschrieben.

Zwischen 3.000 und 4.000 NSO Rechnungen erhält die Buchhaltung von Bürosysteme Petric pro Quartal, die als Stoßgeschäft bearbeitet werden müssen. Dies bedeutete jedes Mal einen Kraftakt, den der XEROX Platinum Partner abstellen wollte, ohne hohe Investitionen tätigen zu müssen.

Die Strategie

Speicherkraft schlug vor, eine passende App auf Miet-Basis zu entwickeln. Die Anwendung für Bürosysteme Petric sollte als Pilot dienen und später auf jegliche Arten von Eingangsrechnungen ausgedehnt werden. „Wir sehen ein großes Potenzial bei unseren Bestandskunden, aber auch bei Neukunden“, erklärt Ing. DI (FH) Christian Günther, Geschäftsführer von Speicherkraft. “Denn so gut wie alle Buchhaltungen suchen nach neuen Wegen, scheitern aber an den zu hohen Kosten.“

Der Anforderungskatalog für die geplante App fokussiert auf die Funktionen Extraktion und Validierung. Denn viele Rechnungen werden bereits elektronisch verschickt; bei den NSO Rechnungen übermittelt XEROX sogar auch CSV-Dateien mit ausgewählten Rechnungsdaten. Die müssen jedoch erst einmal ins Warenwirtschafts- bzw. ERP-System kommen.

Und Christian Günther ergänzt: „Auch wenn das Tippen entfällt, muss jede Rechnung inhaltlich geprüft und gebucht werden.“ Als mögliche Fehlerquellen nennt er Rundungsdifferenzen, menschliche Fehler und Irrläufer. Wer konsequent prüft, so seine Erfahrung, spart bares Geld in vier- bis fünfstelliger Höhe pro Jahr. „Automatische Rechnungslesung kombiniert mit Datenbank-Abgleich ist ideal für jede Buchhaltung. Und wir machen das für alle erschwinglich.“

“Smarte Apps gibt es viele… Aber nur wir bieten die automatisierte Rechnungslesung zum smarten Preis. Ephesoft Transact liefert dafür optimale Bedingungen / Voraussetzungen.”

— Ing. DI (FH) Christian Günther, Managing Director at Speicherkraft

Die Lösung

Der DMS-Spezialist suchte nach einer geeigneten Capture-Plattform und fand sie in Ephesoft Transact. „Die moderne Web-Architektur ist für unsere SaaS Strategie optimal und das Lizenz-Modell sehr attraktiv“, begründet DI (FH) Michael Dommayer, Technischer Leiter bei Speicherkraft. „Dass Ephesoft auf Page Count verzichtet, ist in der MFP-Branche absolut neu – und für uns als Dienstleister ideal.“ Zudem schätzt er die uneingeschränkte Skalierbarkeit, die den Markteinstieg für data.speicherkraft.com wesentlich erleichtert.

Das Unternehmen wurde Anfang 2017 Ephesoft Platinum Partner und führt die Dokumentenerfassung fortan im Portfolio in zwei Modellen: als On-Premise Lizenz für große Kunden und in der SaaS Variante für KMU.

Anfang 2017 startete Bürosysteme Petric den operativen Betrieb des NSO Moduls. Kurz danach folgte ein zweiter XEROX Partner in Österreich. Weitere sollen folgen und der deutsche Channel über den Standort Dorsten betreut werden.
Einige Bestandskunden anderer Branchen haben Interesse angemeldet wie Steuerberater und Arztpraxen bzw. nutzen den neuen Service bereits wie eine Hausverwaltung in Deutschland. Für diese Zielgruppen stellt die App umfangreiche Input-Funktionen bereit: So kann der Anwender Papier-Dokumente einscannen und die Daten hochladen. Alternativ werden seine digitalen Kanäle abgerufen, wie E-Mail-Postfächer oder Fax-Eingänge, und die Inhalte dem Ephesoft Transact Server zur Verarbeitung übergeben.

Individuell programmierte Features bereiten die extrahierten Daten für ausgewählte Zielsysteme auf wie die klassischen Steuer-Programme RZL, BMD und DATEV. Die Implementierung wird Speicherkraft bis Ende 2017 abgeschlossen haben und den aktiven Vertrieb über das Partner-Netzwerk starten.

Bei der Preisgestaltung setzt der Anbieter auf Transparenz: Es fällt eine einmalige Einrichtungs-Gebühr an u.a. für die Konfiguration des Web-Zugangs. Spezieller Trainings-Aufwand für neue Dokumenten-Layouts fällt nicht an, weil Ephesoft Transact selbst lernende Algorithmen in der OCR-Erkennung nutzt. Mit dem operativen Start wird eine monatliche Pauschale fällig ebenso wie ein Stückpreis pro Rechnung, der je nach Jahres-Umfang variiert. „Unser Kosten-Modell ist absolut transparent und gerade für KMU interessant, die keine eigene IT-Abteilung haben“, schließt Christian Günther.

“Das Lizenz-Modell von Ephesoft ist sehr flexibel und damit ideal für uns als Dienstleister, der in ein neues Produkt-Segment einsteigt.”

— DI (FH) Michael Dommayer, Technical Director at Speicherkraft

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Ergebnisse

  • Automatisierte Verarbeitung spart 50 bis 80 % an Zeit
  • Fehlerquote sinkt u.a. wegen entfallender Dateneingaben
  • SaaS Lösung mit Web-Client zum Fixpreis
  • Die Anwender brauchen keine eigene Software oder Hardware
  • Set up innerhalb einer Woche
  • ROI innerhalb weniger Monate