Scanknopf drücken und Browser öffnen: So startet Nicole Huschka das wöchentliche Prozedere. 45 Eingangs-rechnungen (ER) sind es dieses Mal. Sie gibt ihr Passwort ein und klickt auf „Batch hochladen“. Ephesoft Transact übernimmt, trennt die einzelnen Dokumente des gescannten Stapels und generiert für jedes Image einen virtuellen ER-Stempel mit fortlaufender Nummer. Jetzt ist wieder Nicole Huschka an der Reihe. Sie wählt für jede Rechnung die passende Warengruppe aus und gibt Buchungstext und Lieferant ein. Nach einer knappen halben Stunde ist sie mit der Vorkontierung fertig.

„Das geht schnell und effizient. Ich bin sehr zufrieden“, meint Nicole Huschka. Dabei gehört die Bürokauffrau nicht unbedingt zum üblichen Nutzerkreis der automatisierten Rechnungserfassung. Denn die nötige Capture-Software ist meist teuer und vornehmlich in Konzernen oder Organisationen im Einsatz, die täglich Hunderte an Eingangsrechnungen verarbeiten.

Bei Nicole Huschka sind es „nur“ 40 bis 50 in der Woche; und sie arbeitet in einem Handwerksbetrieb. Die Wintersperger GmbH im österreichischen Kematen an der Ybbs beschäftigt 16 Mitarbeiter und deckt die Gewerke Elektro, Gas, Wasser und Heizung ab.

Speziell für solche kleinen Firmen bietet die MD Systemhaus GmbH einen Cloud-Service an. Er basiert auf Ephesoft Transact und wird unter dem Namen KMDS Online Cloud vermarktet. Die Nutzer zahlen einen jährlichen Fixpreis und sparen sich eigene Investitionen sowie laufende Wartungskosten.

Neben Wintersperger betreut das MD Systemhaus über 130 kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in allen Belangen rund ums Dokument. Das reicht von der Hardware für Drucken und Scannen bis zur Software für Dokumenten-Erfassung und Archivierung. „Unsere Stärke ist die individuelle Beratung: Wir kennen alle Kunden persönlich und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen zur Automatisierung des Büroalltags“, betont Thomas Kraft, Inhaber von MD Systemhaus.

„Viele Kunden möchten ihre Buchhaltungs-Prozesse verbessern, aber können sich eine Kauf-Lizenz nicht leisten“, berichtet der Geschäftsführer. So sei die Idee entstanden, eine Capture-Anwendung auf Miet-Basis zu entwickeln, die sowohl KMU als auch deren Steuerberater nutzen. Die passende Software-Plattform fand er in Ephesoft Transact: „Die Performance ist hervorragend und die Lösung voll skalierbar, wartungsarm und mandantenfähig. Zudem passt das Lizenz-Modell ideal zu uns.“

Der Cloud-Service ist in unterschiedlichen Mengen-Paketen erhältlich. Die kleinste Einheit umfasst bis zu 5.000 Seiten pro Jahr, was auf die meisten Kunden von MD Systemhaus zutrifft. Zur initialen Einrichtung wird eine Pauschale fällig, ansonsten steht ein Fixpreis an, den der Ephesoft Partner jährlich – und nicht monatlich – berechnet. „Damit wird moderne Automatisierungstechnik auch für KMU wirtschaftlich. Das Potenzial ist entsprechend hoch“, freut sich Thomas Kraft. „Unser Angebot rentiert sich ab 1.000 Rechnungen pro Jahr.“

Der IT-Experte setzt auf Standards, um den Aufwand zur Grund-Konfiguration gering zu halten, und lässt trotzdem genügend Freiraum für individuelle Abläufe. Zunächst entwickelte er eine Anwendung mit Integration in das Steuerprogramm BMD, welches in Österreich weit verbreitet ist. Weitere Anbindungen sollen folgen wie an RZL, Datev oder Sage.

Die Standard-Funktionen umfassen die Vergabe interner ER-Nummern, automatische Dokumenten-Trennung und Indexierung, so dass die Belege nicht nach Datum sortiert oder Steuerblätter eingelegt werden müssen. Definierte Datenfelder liest das System per OCR aus und übergibt unsauber erkannte Extraktionsergebnisse zur Web-Validierung durch den Kunden. Die Rechnungsdaten werden aufbereitet und als Sammel-CSV-Datei via E-Mail übermittelt. Das Portal ist über SSL verschlüsselt und wird in einem professionellen Rechenzentrum gehostet.Spezifisch hingegen sind Vorgaben für Kreditoren, Gegen- und Sachkonten, Workflows, Extraktionsregeln und Prüflogik, die der IT-Partner im Zuge des Setups einrichtet. Auch welche Datenfelder per OCR ausgelesen werden, hängt von den individuellen Bedürfnissen ab.

Jeder Anwender erhält eine eigene Batch-Klasse, so dass der Datenschutz konsequent gewährleistet ist.

“Mit unserem Cloud-Service bieten wir exzellente Rechnungserfassung für Jedermann zum erschwinglichen Preis.”

—Thomas Kraft, owner of MD Systemhaus GmbH

Beim Handwerksbetrieb Wintersperger standen personelle Veränderungen im Rechnungswesen an und Thomas Kraft wurde gefragt, ob er eine Empfehlung geben könne. Ziel war es, die bislang vornehmlich manuelle Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und flexibler zu gestalten.

Der langjährige IT-Partner hatte eine Antwort parat: Seit Sommer 2017 ist die KMDS Online Cloud im Einsatz bei Nicole Huschka und einer Kollegin. Letztere übernimmt die Validierung im Web-Portal, die sehr bedienerfreundlich ist. Ephesoft Transact liest für den Betrieb die Kopf- und Fußdaten aus, Brutto- und Netto Summen, die USt.-Sätze ebenso wie das Rechnungsdatum, welches in den Dateinamen einfließt und eine strukturierte Archivierung ermöglicht.
Die validierten Daten schickt das System automatisch an den Steuerberater zur Buchung. Dank der realisierten Schnittstelle fließen die Rechnungsdaten nahtlos ins genutzte BMD-System, während die Ansichten der Rechnungen im Firmen-Netzwerk abgelegt werden. Über Datum und Lieferant lassen sie sich dann komfortabel suchen.

Nach Rückmeldung vom Steuerberater kümmert sich eine weitere Kollegin um den Zahlungsverkehr.

Die automatisierte Rechnungserfassung spart den Mitarbeiterinnen vom Rechnungswesen jede Woche einige Stunden an Zeit. Außerdem reduzieren sich potenzielle Fehlerquellen etwa durch Tippfehler oder verloren gegangene Vorgänge: Das sichert eine Vorkontierungs-Datei mitsamt vergebener ER-Nummern, die der Steuerberater zum Soll-Ist-Abgleich nutzt.

“MD Systemhaus hat uns eine Lösung umgesetzt, die wirklich gut zu uns passt und dabei hilft, Eingangsrechnungen effizienter zu verarbeiten.”

— Nicole Huschka, Wintersperger GmbH