Seien wir ehrlich: Die Bearbeitung von Dokumenten bleibt auch 2019 noch eine Herausforderung. Weder im Jahr 2018 wurde sie bewältigt, noch im Jahr davor und auch nicht in den zehn Jahren davor. Auch in diesem Jahr haben Organisationen mit der Bearbeitung von Dokumenten zu kämpfen, allerdings mit der zusätzlichen Schwierigkeit in Form digitaler Helfer.
Aufgrund der Beliebtheit robotischer Prozessautomatisierung (RPA) und der Dynamik in diesem Bereich nimmt die Komplexität dieser Herausforderungen zu. Organisationen, die auf einen Mix aus Mensch und Maschine setzen, benötigen flexible und präzise Prozesse, die beiden gerecht werden.
Die Anwendung der Prozessautomatisierung, beispielsweise mittels RPA, bietet eine neue Kategorie an Möglichkeiten, um die Effizienz und die Produktivität zu steigern – durch inkrementelle Automatisierung. Bei genauer Betrachtung einzelner Dokumentenprozesse zeigt sich, dass jeder Klick, jede Handlung oder jede Prüfung durch einen Menschen zu Zeitverlust führt und die Produktivität beeinträchtigt. Dies wiederum wirkt sich negativ auf die Effizienz der Organisation insgesamt aus. Wenn wir die Engpässe in den Dokumentenprozessen für Mensch und Maschine – die Digital Workforce – identifizieren und nach und nach eliminieren, können diese inkrementellen Verbesserungen enorm effektiv sein. Wie bezwingt man einen Berg? Schritt für Schritt.
Wie finden wir Möglichkeiten für die inkrementelle Prozessautomatisierung? Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Bereiche mit Handlungsbedarf in Ihren analogen – d. h. papiergebundenen – und digitalen Prozessen identifizieren.
Hoher Dokumentendurchsatz: Alle Abteilungen einer Organisation erhalten während eines Geschäftstags in irgendeiner Form Dokumente. Diese können in Papierform in der Poststelle oder als digitale Dokumente in Form von E-Mails oder Uploads eintreffen. Bereiche mit hohem Dokumentendurchsatz eignen sich hervorragend für die Automatisierung. Möglichkeit: Dokumente werden automatisch klassifiziert und an die richtige Stelle weitergeleitet.
Manuelle Dateneingabe: Alle Bereiche einer Organisation, in denen Daten aus Dokumenten manuell in eine Datenbank oder ein Ablagesystem eingegeben werden, sind vorrangige Ziele für die Automatisierung. Selbst die kleinsten Verbesserungsmöglichkeiten sind äußerst effektiv, wenn sie in mehreren Abteilungen umgesetzt werden. Nehmen Sie beispielsweise einen Sachbearbeiter, der täglich eine Stunde damit verbringt, die Informationen aus E-Mail-Anhängen einzugeben. Wenn fünf, zehn oder zwanzig Mitarbeiter einer Organisation mit solchen Aufgaben beschäftigt sind, summieren sich die Stunden – und die Ineffizienz wächst. Möglichkeit: Daten werden automatisch extrahiert und in Systemen aller Art abgelegt.
Manuelles Sortieren/Trennen: Sortieren und Trennen von Dokumenten sind enorm zeitaufwendig. Nehmen Sie beispielsweise eine PDF-Datei, die drei Dokumente umfasst. Der Zeit- und Arbeitsaufwand, um diese Datei aufzuteilen, zu speichern und umzubenennen, ist auch bei einer geringen Anzahl solcher Dateien enorm. Möglichkeit: Dokumente werden automatisch getrennt, umbenannt und gespeichert.
Validierung von Daten/Dokumenten: Manchmal sind Sachbearbeiter erforderlich, um die eingehenden Dokumente und die damit verbundenen Daten zu prüfen und ihre Richtigkeit zu validieren. Werden dabei fehlerhafte Daten übersehen und gelangen diese in die Datenbanken, kann dies kostspielig werden. Möglichkeit: Automatisierte Validierung und die Bearbeitung von Ausnahmen, sodass Sachbearbeiter sich ausschließlich auf jene Dokumente konzentrieren, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Dies sind nur einige der vielen Möglichkeiten, um die analogen und digitalen Prozesse zu identifizieren, die sich für eine inkrementelle Automatisierung eignen. Was werden Sie im Verlauf des Jahres 2019 automatisieren?
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